Videoupute - Prikaz rada Fina e-Arhiv web aplikacije

Kreiranje spremnika i pripadajućeg direktorija

U ovom videu prikazano je kreiranje novog spremnika i pripadajućeg direktorija.

Prilikom prve prijave u web aplikaciju servisa Fina e-Arhiv,  s lijeve strane ekrana, u izborniku naziva „Spremnici“, možete vidjeti samo zadani „Osnovni“ spremnik. Za kreiranje novog spremnika, odaberite „Osnovni“ spremnik. Tada će se unutar istoga pojaviti alatna traka s dostupnim akcijama.

Iz alatne trake s dostupnim akcijama, odaberite akciju za kreiranje novog spremnika. Dodijelite ime novom spremniku i odaberite naredbu za kreiranje spremnika. Na ekranu će se prikazati poruka o uspješno kreiranom spremniku. Novokreirani spremnik vidljiv je u izborniku „Spremnici“ i nalazi se odmah ispod zadanog „Osnovnog“ spremnika.

Unutar novokreiranog spremnika odaberite akciju za kreiranje novog direktorija te kreirajte novi pripadajući direktorij. Dodijelite ime novom direktoriju i odaberite naredbu za kreiranje direktorija. Na ekranu će se prikazati poruka o uspješno kreiranom (dodanom) direktoriju. 

Kreiranje klase i metapodataka

U ovom videu prikazano je kreiranje nove klase i pripadajućih metapodataka.

S desne strane ekrana, odaberite rubriku „Administracija“. Unutar ove rubrike, iz alatne trake s dostupnim karticama, odaberite karticu „Rad s klasama“. Odabirom ove kartice otvara se novi izbornik u kojem odabirete spremnik na razini kojeg želite kreirati novu klasu. Dodijelite novoj klasi ime i pripadajuće metapodatke te odaberite naredbu za kreiranje klase. Na ekranu će se prikazati poruka o uspješno kreiranoj klasi.

Ponovnim odabirom kartice „Rad s klasama“ i spremnika na razini kojeg je klasa kreirana, uz generičku (zadanu) klasu, vidljiva je i novokreirana klasa. 

Arhiviranje dokumenta, dodjela postojeće klase i nove grupe 

U ovom videu prikazan je postupak arhiviranja dokumenta, uz dodjelu postojeće klase i nove grupe.

Odaberite željeni spremnik i pripadajući direktorij u koji želite pohraniti dokument.

Iz alatne trake s dostupnim akcijama, odaberite akciju za arhiviranje dokumenta. Dodajte dokument u odabrani spremnik, označite dokument, dodijelite mu postojeću klasu, novu grupu te metapodatake koje ćete primijeniti na označeni dokument. Na ekranu će se pojaviti poruka o uspješnoj primjeni metapodataka na označeni dokument. Ovi metapodatci će vam u budućnosti znatno olakšati i ubrzati pretragu traženog dokumenta.

Odaberite naredbu za arhiviranje dokumenta i pojavit će se statusna poruka o uspješnom arhiviranju. Odaberite željeni spremnik i pripadajući direktorij u koji ste pohranili dokument te označite arhivirani dokument. Slijedom toga, s desne strane ekrana prikazuju se detalji označenog dokumenta, odnosno osnovni i korisnički metapodatci, dodijeljena nova grupa te dostupne akcije nad označenim dokumentom. 

Arhiviranje dokumenta, dodjela postojeće klase i postojeće grupe

U ovom videu prikazan je postupak arhiviranja dokumenta, uz dodjelu postojeće klase i postojeće grupe.

Odaberite željeni spremnik i pripadajući direktorij u koji želite pohraniti dokument.

Iz alatne trake s dostupnim akcijama odaberite akciju za arhiviranje dokumenta, dodajte dokument u odabrani spremnik, označite dokument, dodijelite mu postojeću klasu, postojeću grupu te metapodatake koje ćete primijeniti na označeni dokument. Na ekranu će se pojaviti poruka o uspješnoj primjeni metapodataka na označeni dokument. Ovi metapodatci će vam u budućnosti znatno olakšati i ubrzati pretragu traženog dokumenta.

Odaberite naredbu za arhiviranje dokumenta i pojavit će se statusna poruka o uspješnom arhiviranju. Odaberite željeni spremnik i pripadajući direktorij u koji ste pohranili dokument te označite arhivirani dokument. Slijedom toga, s desne strane ekrana prikazuju se detalji označenog dokumenta, odnosno osnovni i korisnički metapodatci, dodijeljena grupa te dostupne akcije nad označenim dokumentom. 

Administracija grupa

U ovom videu prikazan je postupak administracije postojećih grupa te njihove brze pretrage.

Korisnik može otvoriti izbornik za administraciju grupa u bilo kojem spremniku.

Odaberite bilo koji spremnik te iz alatne trake s dostupnim akcijama odaberite akciju za administraciju grupa („Grupe“). Otvara se izbornik s popisom svih postojećih grupa.

Možete odabrati grupu izravno iz popisa ili je pronaći s pomoću tražilice, upisivanjem ključne riječi u polje „Pretraži“. Sustav odmah prikazuje sve grupe koje sadrže tu riječ ili one grupe koje tu ključnu riječ imaju samo u dijelu svojeg naziva.

Otvorite željenu grupu i u novom prozoru moći ćete vidjeti sve dokumente koji pripadaju toj grupi. Preuzmite jedan dokument i spremite ga na svoje računalo. Zatim dodajte novi naziv grupi putem akcije za preimenovanje grupe. Dokument koji više ne pripada grupi s novim imenom uklonite iz grupe. Novim ulaskom u ovu grupu, vidljivo je da uklonjeni dokument više nije u grupi. 

Brza pretraga s pomoću filtera

U ovom videu prikazan je postupak brze pretrage s pomoću filtera, odnosno po spremniku, direktoriju, definiranoj klasi i dodijeljenim metapodatcima od strane korisnika.

Pretragu možete započeti unutar bilo kojeg spremnika (osnovnog ili kreiranog s korisničke strane). Odaberite željeni spremnik unutar kojeg ćete započeti pretragu. Iz alatne trake s dostupnim akcijama, odaberite akciju za pretraživanje dokumenta te s pomoću različitih filtera definirajte parametre pretrage (filtrirajte pretragu po spremniku, direktoriju, nazivu dokumenta, datumu dokumenta, klasi i pripadajućim metapodatcima).

Nakon što se traženi dokument pojavi u rezultatima pretrage, odaberite dokument, a s desne strane ekrana prikazat će se detalji odabranog dokumenta, odnosno osnovni i korisnički metapodatci, dodijeljena grupa (samo ako ste pridružili dokument grupi) te dostupne akcije nad označenim dokumentom.

Preuzmite dokument putem naredbe za preuzimanje dokumenta ili odabirom dodijeljene grupe, unutar koje se osim traženog dokumenta mogu nalaziti i drugi dokumenti, ako su pridruženi istoj grupi. Kroz grupu možete preuzeti jedan ili više dokumenata (ovisno o potrebi) odjednom. Ako preuzimate više dokumenata, preuzimanje se vrši u ZIP formatu.