Kako krenuti u digitalizaciju poslovanja? [VIDEO]

piše Ismeta Jašaragić, voditeljica Centra elektroničkog poslovanja, Fina

Digitalizacija je danas najčešće spominjana tema. Većinom se provodi na razini države, no bez volje i prilagodbe svakog pojedinca, podrazumijevajući i gospodarstvenike i građane, nije moguće uspostaviti cjelokupan digitalni proces. Bezbroj je primjera u kojima se dokumentacija izdaje u digitalnom obliku, a onda se ispiše na papir i tako u papirnatom obliku kruži dalje, pri čemu većina sudionika nije ni svjesna da ispisana elektronička isprava zapravo više nije pravno valjan dokument. Elektronički potpisan dokument provjerljiv je i pravno valjan samo ako se predstavi u onom obliku u kojem je nastao, a to je elektronički.

Potpisivanje dokumenata

Postoji i mnogo primjera u kojima gospodarstvenici i fizičke osobe žele započeti digitalizaciju, a ne znaju kako krenuti. Imaju ideju, znaju i koji bi postupak digitalizirali, ali što tada? Odakle krenuti? Budući da se Fina e-poslovanjem bavi već više od petnaest godina, najčešće smo prvi kojima će se korisnik obratiti s pitanjem. U mnogo slučajeva u kojima korisnik kaže da bi želio potpuno izbaciti papir i elektronički potpisivati dokumente, on u tom trenutku i ne sluti što sve stoji iza takve odluke. Ali ne treba se obeshrabriti. Fina već godinama nudi velik broj usluga i servisa te stalnu korisničku potporu, a ovom ćemo prilikom izdvojiti one koje mogu biti osnova za digitalizaciju. Prvi je korak donošenje odluke o tome koje poslovne procese želimo digitalizirati i tko u njima sudjeluje. Najčešće su to oni u kojima neka fizička osoba potpisuje dokumentaciju i u kojima se razmjenjuje mnogo papira. Kako papir zamjenjujemo elektroničkim dokumentom, tako i potpis na papiru trebamo zamijeniti pravno valjanim elektroničkim, bilo da je riječ o potpisu građanina na zahtjevu ili o dokumentu koji drugoj strani izdaje poslovni subjekt. Ako je riječ o procesu u kojem se standardni potpis na papiru treba zamijeniti elektroničkim, uvijek govorimo o digitalnim certifikatima koji omogućuju elektroničko potpisivanje ili pečatiranje. Ovisno o tome tko u procesu potpisuje dokumentaciju (fizička ili pravna osoba), upotrebljavaju se i različite vrste certifikata. Za potpis koji zamjenjuje potpis osobe na papiru rabe se certifikati koji se izdaju na osobu i vezani su uz potpisnika. Pravno valjani certifikati više ne moraju biti izdani isključivo na kriptografskom uređaju, već mogu biti i u oblaku, a korisnik se za potpisivanje koristi, primjerice, svojim mobitelom. U tom je slučaju riječ o certifikatu za e-potpis u oblaku, koji se može primjenjivati u bilo kojem internetskom ili mobilnom servisu u kojem je potreban elektronički potpis. Relativno nova vrsta certifikata, osobito zanimljiva pravnim osobama, jest certifikat za e-pečat. Primjenjuje se kad nije nužno da dokumentaciju potpiše osoba, nego je potreban samo potpis/potvrda pravne osobe.

Elektronička pohrana

Važno je znati sljedeće: da bi potpis bio ispravno izrađen, osim što treba posjedovati digitalne certifikate koje izdaje kvalificirani izdavatelj usluga povjerenja, potpisna rješenja moraju biti usklađena s pravnom regulativom i podržavati propisane potpisne formate. Fina u ponudi ima već gotova klijentska i serverska rješenja za potpisivanje. Zadržavanje valjanosti potpisa u dugom roku osobito je važno za dokumentaciju koja se mora arhivirati, dugo čuvati ili može biti predmet upravno-pravnog postupka. Kako bismo to osigurali, upotrebljavamo vremenski žig. Budući da govorimo o elektroničkoj razmjeni informacija i dokumenata, nameće se pitanje arhiviranja elektronički nastalih dokumenata i podataka, odnosno podrazumijeva se i njihova elektronička pohrana. Postoje gotovi arhivski sustavi koji mogu riješiti taj posljednji korak u digitalizaciji, a jedan od njih može ponuditi i Fina. Fina e-Arhiv jest servis koji omogućuje arhiviranje svih oblika poslovnih dokumenata nastalih u materijalnom ili digitalnom obliku, dokumenata i korisničkih podataka elektroničkih servisa (e-servisa) koji su povezani sa sustavom Fina e-Arhivom ili bilo kojih drugih vrsta dokumenata/podataka
koje će korisnik stvoriti i zatim arhivirati.