S Finom u digitalni grad

Digitalizacija procesa i e-poslovanje više nisu ništa novo i gradovi jednako kao i svaki drugi gospodarski subjekt ubrzano postaju digitalni. Broj elektroničkih usluga i servisa svakog dana sve više raste i sve je veća potreba za e-uslugama koje gradovi mogu pružiti građanima i gospodarstvenicima. Što je potreba za e-poslovanjem i digitalizacijom veća, to se sve više postavlja pitanje kako se mi možemo na najbrži i najjednostavniji način prilagoditi. S obzirom na to da se Fina e-poslovanjem bavi već više od 15 godina, vrlo često smo prvi kojima se gradovi obraćaju jer imaju ideju, ali ne znaju od kuda krenuti kako bi ideja zaživjela i istodobno zadovoljila sve pravne preduvjete o kojima moraju voditi računa. Fina svojim proizvodima i uslugama već dugi niz godina podržava gradove, a u nastavku ćemo navesti što se sve od Fininih usluga može iskoristiti kao osnovni temelj za digitalizaciju.

Što digitalizirati?

Za početak, osnovni korak je donijeti odluku koje poslovne procese želimo digitalizirati i možemo li neki proces kreirati u uslugu koja se može provesti u potpunosti digitalno. To su najčešće oni procesi u kojem neka fizička osoba potpisuje dokumentaciju i u kojoj se sa svake strane razmjenjuje veliki broj papira. Budući da papir zamjenjujemo elektroničkim dokumentom, tada i potpis na papiru trebamo zamijeniti pravnovaljanim elektroničkim potpisom bilo da je riječ o potpisu građanina na nekom zahtjevu ili nekom dokumentu koji drugoj strani izdaje grad. Kada govorimo o procesima u kojima se standardni potpis na papiru treba zamijeniti elektroničkim, onda uvijek govorimo o digitalnim certifikatima koji omogućuju elektroničko potpisivanje ili pečatiranje. Kako znati koji su nam certifikati potrebni? Ovisno o tome tko u procesu potpisuje dokumentaciju (fizička ili pravna osoba) upotrebljavaju se i različite vrste certifikata. Za potpis koji zamjenjuje potpis osobe na papiru koriste se certifikati koji se izdaju na osobu i vezani su uz potpisnika. Do 2017. takvi su se certifikati izdavali isključivo na kriptografskom uređaju (smart kartica ili USB token na kojem je pohranjen privatni ključ) koji je trebao biti u isključivom posjedu potpisnika, ali uredba elDAS to je promijenila. Tako je 2017. Fina počela izdavati certifikat za e-potpis u oblaku. Taj se certifikat može primijeniti u bilo kojem web ili mobilnom servisu u kojem je potreban elektronički potpis, a prednost mu je da korisnik elektroničke dokumente ili podatke potpisuje na jednak način mobitelom, tabletom ili računalom, bez potrebe za posjedovanjem posebnog kriptouređaja. Taj certifikat svakako daje prostora za razvoj niza rješenja koji će gradovima omogućiti da se za komunikaciju s građanima i drugim korisnicima usluga grada koriste mobilnim aplikacijama u kojima je potreban elektronički potpis te na jednostavan način, upotrebom samo mobitela, potpišu i pošalju neki dokument, potpisan pravnovaljanim elektroničkim potpisom.

Certifikat za e-pečat

Relativno nova vrsta certifikata koja je osobito zanimljiva gradovima je certifikat za e-pečat. S obzirom na to da gradovi izdaju veliki broj rješenja i slične dokumentacije, za smanjenje troška i općenito manipulaciju velikim brojem papira iznimno je važna automatizacija procesa potpisivanja. Ako ne postoji obveza i nije nužno da neku dokumentaciju potpiše osoba i potreban je potpis/potvrda pravne osobe, tada se upotrebljava certifikat za e-pečat koji potvrđuje da je neki dokument potpisala, odnosno pečatirala ta pravna osoba, u ovom slučaju grad. Drugim riječima, certifikat za e-pečat je elektronička potvrda koja povezuje podatke za validaciju elektroničkog pečata s pravnom osobom i potvrđuje njezin naziv, a osigurava cjelovitost dokumenta. Certifikat za e-pečat izdaje se u ovom slučaju gradu te se on prilikom izrade elektroničkog pečata u smislu zakonske regulative smatra autorom pečata. Da bi se potpis ili pečat mogao ugraditi u dokument i da bi bio ispravno izrađen, osim digitalnih certifikata potrebno je imati i potpisna rješenja ili aplikacije. Potpisna rješenja mogu razvijati dobavljači aplikacija ili sustava ili se mogu nabaviti već gotova rješenja koja se na jednostavan način mogu implementirati u aplikacije i sustave. Da bi potpis bio ispravno izrađen, osim digitalnih certifikata koje izdaje kvalificirani izdavatelj usluga povjerenja, potpisna rješenja moraju biti usklađena s Uredbom elDAS i propisanim potpisnim formatima.

Klijentska i serverska rješenja

Poželjno je da rješenje bude razvijeno na način da omogućuje nesmetanu upotrebu e-potpisa svim domaćim i međunarodnim korisnicima koji se koriste uslugom nekih od certifikata koje izdaje neki drugi kvalificirani pružatelj usluga povjerenja koji se nalazi na Trusted listi (Pouzdanom popisu) pružatelja usluga povjerenja u Europskoj uniji kako bi se osigurala potrebna interoperabilnost. Fina u ponudi ima već gotova klijentska i serverska rješenja za potpisivanje. Klijentsko rješenje je rješenje koje se primjenjuje za aplikaciju/servis, a koje kao krajnje korisnike ima osobe koje trebaju potpisati dokument, a serversko rješenje omogućuje automatsko potpisivanje/pečatiranje većeg broja dokumenata. Oba su rješenja usklađena s propisanim standardima, a omogućuju i nadogradnju potpisa uz proces dodavanja informacija (vremenski žig, CRL lista ili OCSP odgovor) u cilju dugog zadržavanja validnosti potpisa. Zadržavanje validnosti potpisa u dugom roku osobito je važno za dokumentaciju koja se mora dulje čuvati ili može biti predmet nekog upravnopravnog postupka. Kako bi navedeno osigurali, koristimo se vremenskim žigom. Njime se najčešće koristi kao nadopunom potpisu, ali se može i preporučljivo ga je koristiti u svim procesima gdje je važna vremenska komponenta. Ključan je kod potpisivanja kada se upotrebljavaju T, LT, LTV i LTA razina potpisa u cilju zadržavanja validnosti dokumenta u dugom razdoblju pogotovo za dokumentaciju koja se mora dulje arhivirati pa se logički nadovezujemo na potrebu arhiviranja elektronički nastalih dokumenata i podataka.

Jednostavna transformacija

Budući da sve navedeno podrazumijeva elektroničku razmjenu informacija i dokumenata, to podrazumijeva i njihovu elektroničku pohranu u onom obliku u kojem su nastali. Gradovi mogu sami osigurati diskovni prostor za pohranu, ali postavlja se pitanje je li diskovni prostor uistinu jedino što je potrebno za dugoročno arhiviranje elektroničkih dokumenata? Što je s načinom i brzinom dohvata, pretragom, sigurnošću? Nije baš sve tako jednostavno i jeftino. Računala i diskovni prostor relativno su jeftini izdaci, međutim, oni su samo manji dio uspješnog arhivskog sustava. Postoje gotovi arhivski sustavi koji mogu riješiti i taj zadnji korak u e-poslovanju, a jedan od njih može ponuditi i Fina. Fina e-Arhiv servis je koji omogućuje arhiviranje svih oblika poslovnih dokumenata nastalih u materijalnom ili digitalnom obliku, dokumenata i korisničkih podataka elektroničkih servisa (e-servisa) koji su povezani sa sustavom Fina e-Arhiv ili bilo kojih drugih vrsta dokumenata/podataka koje će korisnik generirati i potom arhivirati. Prilagodljivost korisnicima je riješena različitim modelima pristupa servisu, a to podrazumijeva pristup putem web-aplikacije (pogodno za male korisnike) i potpunu automatizaciju direktno kroz interni poslovni sustav, što je pogodno za veće korisnike. Prostora za veliki broj pametnih rješenja koja gradovima omogućuju transformaciju klasičnog poslovanja u digitalno svakako ima. Fina u suradnji s još jednim partnerom priprema projekt koji će omogućiti jednostavnu digitalnu transformaciju poslovanja, a uključuje mobilne aplikacije, elektronički potpis, mobilna plaćanja i niz drugih alata i sadržaja koji omogućuju digitalno poslovanje bez papira i obilaženja niza institucija kako biste došli do informacija, predali neki zahtjev ili potpisani dokument. Ovu po slovnu suradnju uskoro ćemo predstaviti javnosti, a vjerujemo da će biti posebno zanimljiva gradovima budući da oni prirodno u svom poslovanju pružaju usluge i informacije svojim građanima, gospodarstvenicima i dr.

Za sve informacije vezane uz navedene usluge i rješenja obratite se na adresu e-pošte e-poslovanje@fina.hr