Videoupute o radu u web aplikaciji Fina e-Račun
Pogledajte videoupute:
- Prijava u web aplikaciju i preuzimanje potpisnog rješenja
- Pregled registriranih korisnika
- Unos novog korisnika e-maila, pretraga registriranih korisnika e-maila, slanje e-računa korisniku e-maila
- Kreiranje dokumenta – unos
- Pretraga kreiranih dokumenata
- Kreiranje novog dokumenta iz postojećeg
- Pretraga izlaznih dokumenata
- Pretraga ulaznih dokumenata
- Dohvat i prihvaćanje zaprimljenog (ulaznog) dokumenta
- Odbijanje zaprimljenog dokumenta
- Odbijanje prihvaćenog dokumenta i obratno
- Ažuriranje postavki poslovnog subjekta i djelatnika
Prijava u web aplikaciju i preuzimanje potpisnog rješenja
U ovom videu prikazana je prijava u web aplikaciju servisa Fina e-Račun i postupak preuzimanja potpisnog rješenja za potpisivanje izlaznih e-računa.
Po ulasku na naslovnu stranicu Fine odaberite rubriku "e-servisi" i odabirom poveznice "e-Račun" otvorit će se izbornik za odabir certifikata i unos PIN-a certifikata kojim pristupate servisu. Nakon unosa PIN-a, otvorit će se web aplikacija servisa Fina e-Račun.
Odaberite rubriku "Potpisno rješenje" na samom vrhu izbornika web aplikacije i preuzmite potpisno rješenje. Potpisno rješenje spremite na računalo u zip datoteci, koju odmah nakon učitavanja (spremanja na računalo) možete otvoriti i jednokratno pokrenuti potpisni modul. Nakon završenog procesa pokretanja potpisnog modula, odaberite opciju za zatvaranje prozora "Close". Potpisni modul je sada učitan.
Pregled registriranih korisnika
U ovom videu prikazan je način pretraživanja registriranih korisnika i trenutačni status njihovog pretinca. Odabirom rubrike "Registrirani korisnici" dobivate pregled registriranih korisnika i mogućnost njihove pretrage. Pretragu je moguće vršiti kroz nekoliko filtara:
- "Registriran kao" - prikazuje u kojem je svojstvu registriran korisnik:
- Neaktivan (deaktiviran pretinac),
- Kupac (registriran samo za zaprimanje dokumenata),
- Prodavatelj (registriran samo za slanje dokumenata)
- "Tip subjekta" - prikazuje tip pravnog subjekta:
- Obveznik javne nabave
- Poslovni subjekt
- "Naziv/OIB" - omogućuje pretraživanje po nazivu ili OIB-u subjekata
Nakon prilagodbe filtara za pretraživanje, u sekciji "Rezultati pretrage" prikazat će vam se pretinci subjekata koji odgovaraju prilagođenim filtrima. Odaberite opciju "Kreiraj dokument" i otvorit će se izbornik za unos novog dokumenta za odabranog primatelja.
Unos novog korisnika e-maila, pretraga registriranih korisnika e-maila, slanje e-računa korisniku e-maila
U ovom videu prikazani su načini kreiranja novog primatelja dokumenta e-mailom, pretraga već registriranih korisnika e-maila te slanje dokumenta prema korisniku e-maila. Odaberite rubriku "E-mail korisnici" -> "Unos i pretraga" i otvorit će se web forma za kreiranje novog korisnika e-maila. Ispod forme za unos novog korisnika e-pošte nalazi se sekcija za pretragu već kreiranih/registriranih korisnika e-maila prema nazivu i/ili OIB-u poslovnog subjekta. U ovom dijelu vidljivi su svi ranije kreirani/registrirani korisnici e-maila. Nakon unosa i spremanja novog korisnika e-maila, istoga ćete moći odabrati kao primatelja dokumenta kroz rubriku "Kreiranje dokumenta" -> "Unos".
Kreiranje dokumenta
U ovom videu prikazan je način kreiranja dokumenta u web aplikaciji servisa Fina e-Račun. Odaberite rubriku "Kreiranje dokumenta" -> "Unos". Odabirom opcije Unos otvara se unosni ekran za kreiranje dokumenata prema EU normi. U podatkovnom skupu nakon odabira „Unos“ prikazuje se sekcija „ Sudionici“ gdje su automatski popunjeni podatci o Prodavatelju, a Kupca odabirete prema nazivu iz padajućeg izbornika. Na temelju prvotnog odabira popunjavate sva obvezna polja označena crvenom zvjezdicom unutar sekcije Podatci o Kupcu. Unutar sekcije „Sudionici“ moguće je ispuniti i podatke o poreznom zastupniku te je moguće odabrati opciju „Podatci za primatelje plaćanja se razlikuju od podataka primatelja“ koja su u ovom slučaju opcionalna za popunjavanje. Nakon što uspješno unesete podatke o kupcu, potrebno je odabrati odgovarajući proces unutar sekcije „Odabir procesa“, čije detaljnije opise možete vidjeti u desnom gornjem kutu navedene sekcije.
Da biste uspješno kreirali e-račun, potrebno je unutar kartice "Specifikacija stavki" unijeti minimalno jednu stavku s popunjenim obveznim poljima. Nakon što ste popunili sva obvezna polja navedene stavke, potrebno je kliknuti na ikonu za spremanje stavke.
Unutar kartice "Specifikacija stavki“, uz tablicu za unos stavke moguće je po potrebi popuniti i informacije o Popustima te Troškovima na razini stavke.
Nakon što ste spremili novonastalu stavku te unijeli sve potrebne podatke na razini cjelokupnog dokumenta, potrebno je odabrati naredbu "Spremi" za spremanje dokumenta te "Pripremi dokument za potpis i isporuku" za konačno potpisivanje i slanje dokumenta.
Odabirom ove naredbe otvorit će se pregled dokumenta u PDF formatu s dostupnim naredbama, "Potpiši i pošalji" i "Zatvori". Odaberite naredbu "Potpiši i pošalji" za konačno potpisivanje i slanje dokumenta. Prije pokretanja procesa potpisivanja, potrebno je odabrati potpisni certifikat i unijeti točan PIN koji ste kreirali prilikom prvog preuzimanja certifikata.
Nakon unosa PIN-a, pokreće se potpisni modul i putem naredbe "Potpiši" izvršava se potpisivanje i slanje dokumenta, uz poruku o uspješno potpisanom i poslanom dokumentu. U slučaju da jedan od obveznih podataka u računu nedostaje ili nije ispravno unesen, pojavit će se poruka na ekranu s obrazloženjem pogreške.
Dodatno, dokument nije moguće potpisati ni poslati ako prethodno niste spremili i jednokratno pokrenuli potpisni modul na vašem računalu.
Pretraga kreiranih dokumenata
U ovom videu prikazan je način pretrage kreiranih dokumenata. Odaberite rubriku "Kreiranje dokumenta" -> "Pretraga" i otvorit će se izbornik za pretragu kreiranih dokumenata koju je moguće provesti s pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Broj Dokumenta", "Datum Izdavanja", "Iznos" i "OIB/ID kupca".
Nakon odabira filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odaberite jedan od dokumenata i otvorit će se predložak koji se može iskoristiti za kreiranje novog dokumenta iz postojećeg.
Kreiranje novog iz postojećeg dokumenta
U ovom videu prikazano je kreiranje novog dokumenta iz postojećeg, u web aplikaciji servisa Fina e-Račun. Ranije kreirane dokumente možete pronaći odabirom rubrike "Kreiranje dokumenta" –> "Pretraga". Kreirane dokumente moguće je pretraživati odabirom sljedećih filtara za pretragu: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Broj dokumenta", "Datum izdavanja" i "Iznos". Također, moguće je pretraživati dokumente po OIB-u kupca ili šifri njegove poslovne jedinice. U rezultatima pretrage pronađite i odaberite traženi dokument.
Za izradu novog dokumenta iz odabranog, odaberite naredbu "Izradi novi dokument iz ovog". Ako je dokument koji se koristi kao predložak već poslan, za izradu novog dokumenta iz postojećeg potrebno je promijeniti broj dokumenta i izmijeniti sve ostale podatke koji se razlikuju od podataka iz predloška. Nakon unosa svih novih podataka, odnosno ažuriranja postojećih podataka iz predloška, odaberite naredbu „Spremi dokument“ za spremanje dokumenta te naredbu "Pripremi dokument za potpis i isporuku" za konačno potpisivanje i slanje dokumenta. Odabirom ove naredbe otvorit će se pregled dokumenta u PDF formatu, uz dostupnu naredbu "Potpiši i pošalji", za konačno potpisivanje i slanje dokumenta. Prije pokretanja procesa potpisivanja, potrebno je odabrati potpisni certifikat i unijeti točan PIN koji ste kreirali prilikom prvog preuzimanja certifikata.
Nakon unosa PIN-a, pokreće se potpisni modul i putem naredbe „Potpiši“ izvršava se potpisivanje i slanje dokumenta, uz poruku o uspješno potpisanom i poslanom dokumentu. U slučaju da jedan od obveznih podataka u računu nedostaje ili nije ispravno unesen, pojavit će se poruka na ekranu s obrazloženjem pogreške.
Pretraga izlaznih dokumenata
U ovom videu prikazan je način pretrage izlaznih dokumenata i njihove pohrane na vaše računalo. Odaberite rubriku "Izlazni dokumenti" -> "Pretraga" i otvorit će se izbornik za pretragu izlaznih dokumenata koju je moguće provesti s pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Referenca na prethodni račun", "Broj Dokumenta", "Datum izdavanja", "Datum potvrde zaprimanja", "Datum slanja", "Iznos", "Statusi dokumenta" i "OIB/ID" i/ili "Šifra" kupca.
Nakon odabira filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu, ispod kojeg možete vidjeti PDF vizualizaciju dokumenta i XML izvornik u obliku zasebnih priloga koje je moguće preuzeti na svoje računalo.
Pretraga ulaznih dokumenata
U ovom videu prikazan je način pretrage ulaznih dokumenata i njihove pohrane na vaše računalo. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pretraga" i otvorit će se izbornik za pretragu ulaznih dokumenata koju je moguće provesti s pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Referenca na prethodni račun", "Broj Dokumenta", "Datum zaprimanja", "Datum potvrde zaprimanja", "Datum Dospijeća", "Iznos", "Statusi dokumenta", "OIB/ID" i/ili "Šifra" prodavatelja.
Nakon odabira filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu, ispod kojeg možete vidjeti PDF vizualizaciju dokumenta i XML izvornik u obliku zasebnih priloga koje možete preuzeti na svoje računalo.
Dohvat i prihvaćanje zaprimljenog (ulaznog) dokumenta
U ovom videu prikazan je način pregleda i prihvata zaprimljenog dokumenta. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pregled i dohvat" i otvorit će se pregled zaprimljenih dokumenata, koje je moguće pretraživati s pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Status" i "Vrsta dokumenta".
Nakon prilagodbe filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odabirom, odnosno otvaranjem bilo kojeg dokumenta, mijenja se njegov status iz "Zaprimljen" u "Potvrđeno zaprimanje". Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu. Ispod pregleda dokumenta nalazi se sekcija "Akcija novog dokumenta" unutar koje je, u padajućem izborniku, moguće odabrati akciju nad dokumentom. Odaberite akciju "Prihvati dokument" i naredbu "Pošalji", slijedom čega ćete dobiti poruku o uspješnoj obradi dokumenta. Dokument će ovom akcijom promijeniti status iz "Potvrđeno zaprimanje" u "Prihvaćen".
Odbijanje zaprimljenog dokumenta
U ovom videu prikazano je kako pregledati i odbiti zaprimljeni dokument. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pregled i dohvat" i otvorit će se pregled zaprimljenih dokumenata koje je moguće pretraživati s pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Status" i "Vrsta dokumenta".
Nakon prilagodbe filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odabirom, odnosno otvaranjem bilo kojeg dokumenta, mijenja se njegov status iz "Zaprimljen" u "Potvrđeno zaprimanje". Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu. Ispod pregleda nalazi se sekcija "Akcija novog dokumenta" unutar koje je, u padajućem izborniku, moguće odabrati akciju nad dokumentom. Odaberite akciju "Odbij dokument" i naredbu „Pošalji“, slijedom čega ćete dobiti poruku o uspješnoj obradi dokumenta. Dokument će ovom akcijom promijeniti status iz "Potvrđeno zaprimanje" u "Odbijen".
Odbijanje prihvaćenog dokumenta i obratno
U ovom videu prikazan je način promjene statusa dokumenta iz "Prihvaćen" u "Odbijen" i obratno. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pregled i dohvat" i otvorit će se pregled zaprimljenih dokumenata koje je moguće pretraživati s pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Status" te "Vrsta dokumenta".
Ako želite naknadno odbiti već prihvaćen dokument, potrebno je u filtru "Status" odabrati status "Prihvaćen", slijedom čega će se prikazati svi prihvaćeni dokumenti. Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu. Ispod pregleda nalazi se sekcija "Akcija prihvaćenog dokumenta" unutar koje je, u padajućem izborniku, moguće odabrati akciju "Odbij dokument“. Odaberite ovu akciju, navedite razlog naknadnog odbijanja prihvaćenog dokumenta i odaberite naredbu "Pošalji", slijedom čega ćete dobiti poruku o uspješnoj obradi dokumenta. Dokument će ovom akcijom promijeniti status iz "Prihvaćen" u "Odbijen".
Ako želite naknadno prihvatiti već odbijen dokument, potrebno je u filtru "Status" odabrati status "Odbijen", slijedom čega će se prikazati svi odbijeni dokumenti. Postupak prihvaćanja već odbijenog dokumenta isti je kao i postupak naknadnog odbijanja već prihvaćenog dokumenta.
Ažuriranje postavki poslovnog subjekta i djelatnika
U ovom videu prikazan je način ažuriranja postavki poslovnog subjekta i djelatnika. U desnom gornjem kutu web aplikacije odaberite ime i prezime korisnika servisa i otvorit će se padajući izbornik, u kojem je potrebno odabrati rubriku "Postavke". Ova se rubrika sastoji od dviju kartica: "Postavke poslovnog subjekta" i "Postavke djelatnika".
Unutar kartice "Postavke poslovnog subjekta " moguće je unijeti i ažurirati sljedeće podatke o poslovnom subjektu:
- odabiranje je li poslovni subjekt u sustavu PDV-a ili nije, označavanjem "kvačice"
- IBAN poslovnog subjekta
- BIC/SWIFT kod za identifikaciju Banke poslovnog subjekta
- memorandum poslovnog subjekta
- broj telefona, faksa, mobitela, adresu e-pošte, web adresu poslovnog subjekta.
Kako bi se uneseni i/ili ažurirani podatci uspješno spremili, potrebno je odabrati opciju "Spremi". Važno je napomenuti da će ažurirani podatci biti vidljivi prodavateljima prilikom kreiranja novih dokumenata.
Unutar kartice "Postavke djelatnika" moguće je unijeti i ažurirati sljedeće podatke o djelatniku (korisniku aplikacije):
ulica i kućni broj, poštanski broj, mjesto, država, broj telefona, broj mobitela, adresa e-pošte.
Također, moguće je uključiti/isključiti opciju zaprimanja obavijesti o promjeni statusa primljenih i poslanih dokumenata na adresu korisnika e-pošte.
Kako bi se uneseni i/ili ažurirani podatci uspješno spremili, potrebno je odabrati opciju "Spremi".