Upute za obveznike javne nabave u sustavu razmjene e-računa

Obveznici javne nabave u Republici Hrvatskoj obvezni su od 01.07.2019. godine zaprimati elektroničke račune putem Centralne platforme za razmjenu elektroničkih računa u javnoj nabavi, odnosno servisa e-Račun za državu, u skladu sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (NN94/18) i pripadajućim pravilnicima. 

Postupak registracije na servis e-Račun za državu

Pravo na registraciju na servis e-Račun za državu u Fini imaju obveznici primjene Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, odnosno svi javni naručitelji koji su obvezni zaprimati elektroničke račune u postupcima javne nabave.

Registracija obveznika na servis e-Račun za državu putem Fine, kao i registracija putem drugih informacijskih posrednika, provodi se podnošenjem odgovarajuće dokumentacije, i to:

• Obrasca Zahtjeva za registraciju
• Pristupnice
• Obrasca Punomoći (ako je primjenjivo)

Na taj način osigurava se zakonita i tehnički ispravna razmjena elektroničkih računa između javnih naručitelja i njihovih dobavljača kroz Centralnu platformu. 

Registracija putem Fine

1. Modeli usluge

Ovisno o načinu rada, obveznik javne nabave može ugovoriti uslugu slanja i zaprimanja e-računa na dva načina i to putem:

Web aplikacije e-Račun za državu (ručni unos i pregled e-računa putem preglednika)

• registracija se provodi predajom Pristupnice za web aplikaciju servisa Fina e-Račun za državu

Integracije računovodstvenog programa (ERP) sa servisom e-Račun za državu 

• registracija se provodi predajom Pristupnice za servis Fina e-Račun za državu povezivanje web servisom sa sustavom e-Račun za državu

2. Registracija organizacijskih jedinica

Ako obveznik javne nabave ima više organizacijskih jedinica (npr. podružnice, škole, ustanove), svaka se može registrirati kroz odgovarajuće obrasce i evidentirati kao zasebna organizacijska jedinica unutar sustava. U tom slučaju obveznik javne nabave treba dostaviti u Finu Pristupnicu za registraciju obveznika javne nabave s organizacijskim jedinicama za servis Fina e-Račun za državu.

3. Punomoć za razmjenu e-računa u ime obveznika

U slučaju kada obveznik javne nabave želi opunomoćiti drugi pravni subjekt (npr. knjigovodstveni servis) za razmjenu elektroničkih računa u njegovo ime, potrebno je dostaviti u Finu Punomoć za korištenje servisa Fina e-Račun za državu.

Registracija putem drugog informacijskog posrednika

Obveznik javne nabave ne mora biti registriran kod Fine, već se može registrirati na servis e-Račun za državu putem drugog informacijskog posrednika.

U tom slučaju potrebno je u Finu dostaviti Zahtjev za registraciju ili izmjenu podataka na servisu e-Račun za državu korisnika drugog informacijskog posrednika.

Fina postupa po zaprimljenom zahtjevu te obveznika javne nabave registrira na Centralnu platformu. Nakon provedene registracije, razmjena e-računa odvija se kroz sustav informacijskog posrednika putem Centralne platforme.

Ako obveznik javne nabave koji je registriran putem drugog informacijskog posrednika želi registrirati organizacijske jedinice, treba predati Zahtjev za registraciju ili izmjenu podataka na servisu e-Račun za državu korisnika drugog informacijskog posrednika s organizacijskim jedinicama. 

Otkaz usluge e-Račun za državu

Otkaz usluge registracije obveznika javne nabave kod Fine može obuhvaćati:

• ukidanje kompletne usluge e-Račun za državu 
• ukidanje usluge za pojedinu organizacijsku jedinicu
• ukidanje prava određenom korisniku unutar servisa

Za otkaz usluge potrebno je dostaviti u Finu Zahtjev za otkaz servisa Fina e-Račun za državu, otkaz servisa za jednu organizacijsku jedinicu i ukidanje prava korisniku servisa  e-Račun za državu.

U slučaju da je prethodno dana punomoć drugoj pravnoj osobi, obveznik javne nabave treba podnijeti Zahtjev za otkaz punomoći za korištenje servisa e-Račun za državu.

Važno je napomenuti da obveznik javne nabave mora i dalje ostati dostupan za zaprimanje e-računa putem Centralne platforme, pa se dokumentacija za otkaz servisa u pravilu podnosi paralelno s prelaskom na registraciju kod drugog informacijskog posrednika.

Ako je obveznik javne nabave registriran kod drugog informacijskog posrednika, otkaz usluge se provodi dostavljanjem Zahtjeva za otkaz servisa e-Račun za državu korisnika drugog informacijskog posrednika (obveznik javne nabave) i otkaz servisa za jednu organizacijsku jedinicu. 

Javni registar servisa e-Računa

Javni registar servisa e-Računa je registar obveznika javne nabave i pripadajućih poslovnih organizacijskih jedinica koje samostalno mogu primati i izdavati e-račune.

U Javnom registru e-Računa se mogu pronaći podatci o registraciji obveznika javne nabave te poslovnih subjekata (izdavatelja e-računa). 

Fiskalizacija 2.0 – Centralna platforma za razmjenu e-računa

Kako bi se kroz Centralnu platformu razmjenjivali e-računi u skladnu sa Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi i Zakonom o fiskalizaciji, sustav je nadograđen svim potrebnim funkcionalnostima.  

Inicijalnu obavijest nadležnog Ministarstva gospodarstva možete pročitati ovdje.

Što treba učiniti javni naručitelj?

Kako bi se mogla provoditi razmjena e-računa, fiskalizacija i eIzvještavanje, u FiskAplikaciji je potrebno:

• potvrditi pristupnu točku za zaprimanje e-računa naziva Centralna platforma [naziv odabranog informacijskog posrednika]
• dati ovlaštenje za fiskalizaciju i eIzvještavanje (Fini ili drugom informacijskom posredniku)

Za potvrdu pristupne točke slijedite ove korake:

1. Prijavite se u sustav ePorezna i odaberite „Ulaz/Odregistracija“
2. U rubrici „Usluge“ kliknite na „FiskAplikacija“
3. Otvorite izbornik „Administracija“
4. U rubrici „Adrese za zaprimanje e-Računa“ prikazat će se naziv: Centralna platforma [naziv odabranog informacijskog posrednika]
5. U stupcu „Akcija“ kliknite na ikonu oka uz pristupnu točku, zatim odaberite „Potvrdi“
6. Kada se prikaže poruka s oznakom „PT“ (pristupna točka), potvrdite odabir klikom na „Potvrdi“
7. Nakon potvrde, status će biti prikazan kao „potvrđen“ u zelenoj boji

Napomena: Moguće je odabrati samo jednu adresu za zaprimanje e-računa. Ako pristupnu točku ne potvrdite ili je odbijete, razmjena e-računa neće biti moguća putem Nacionalne centralne platforme ni putem informacijskog posrednika.

Za davanje ovlaštenja za obavljanje fiskalizacije i eIzvještavanja slijedite ove korake:

1. U sustavu FiskAplikacija otvorite rubriku „Ovlaštenje za fiskalizaciju“
2. Odaberite opciju „Novo ovlaštenje“
3. U polje za unos upišite OIB odabranog informacijskog posrednika
4. Kliknite na „Dohvati“, zatim na „Spremi“
5. U rubrici „Ovlaštenja za fiskalizaciju“ prikazat će se informacijski posrednik kojem ste dali ovlaštenje

Inicijalnu obavijest nadležnog Ministarstva gospodarstva možete provjeriti ovdje.

Samostalno obavljanje fiskalizacije i eIzvještavanja

Ako želite samostalno obavljati fiskalizaciju i eIzvještavanje, to možete učiniti izravno putem FiskAplikacije, bez davanja ovlaštenja informacijskom posredniku. Ovlaštenje možete dati i nekom trećem, proizvođaču računovodstvenog softvera ili knjigovodstvenom servisu.

Informacija za izdavatelje e-računa obveznicima javne nabave, njihove informacijske posrednike i računovodstvene programe

Svi porezni obveznici izdaju e-račune obveznicima javne nabave na identičan način kao što izdaju e-račune svim ostalim poslovnim subjektima. Koristeći uslugu informacijskog posrednika, e-računi se šalju primateljima na jednak način, bez obzira radi li se o poslovnim subjektima ili javnim naručiteljima.

Odabrani informacijski posrednik putem kojeg se šalju e-računi u AMS-u provjerava pripadnost poreznog obveznika određenoj pristupnoj točki te istoj isporučuje e-račun.

U ovom slučaju, odabrana pristupna točka na kojoj se nalazi javni naručitelj treba biti Centralna platforma – naziv informacijskog posrednika.

Informacijski posrednik javnog naručitelja dobiva e-račun od Pristupne točke Centralna platforma, sukladno razmjeni propisanoj Pravilnikom o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi (NN32/19), odnosno Tehničkom specifikacijom objavljenoj na stranicama MINGO-a i Fine. Navedeno se nije mijenjalo.

Informacija za proizvođače softverskih rješenja

Proizvođači softverskih rješenja također mogu koristiti web servis e-Račun za državu radi izravnog slanja e-računa prema obveznicima javne nabave.

Naglašavamo da navedena razmjena ne uključuje usluge informacijskih posrednika te je u tom slučaju obveza poreznog obveznika ili proizvođača softverskog rješenja (računovodstvenog programa) osigurati fiskalizaciju e-računa poslanih prema javnim naručiteljima – naravno, ako se radi o poreznim obveznicima koji su u obvezi fiskaliziranja izlaznih računa u 2026. godini.

Ako porezni obveznik želi da mu informacijski posrednik fiskalizira e-račune, proizvođač softverskog rješenja mora obaviti integraciju u skladu s tehničkim specifikacijama informacijskog posrednika s kojim je porezni obveznik ugovorio uslugu te kojem je dao ovlaštenje za fiskalizaciju unutar FiskAplikacije.