Videoupute o radu u web aplikaciji Fina e-Račun

Pogledajte videoupute:

1. Prijava u web aplikaciju i preuzimanje potpisnog rješenja
2. Pregled registriranih korisnika
3. Unos i pretraga e-mail korisnika
4. Kreiranje i slanje e-računa
5. Pretraga kreiranih dokumenata i izrada novog dokumenta iz prikazanog
6. Pretraga izlaznih dokumenata
7. Pretraga ulaznih dokumenata
8. Pregled i dohvat ulaznih dokumenata i promjena statusa
9. Ažuriranje postavki poslovnog subjekta i djelatnika

Prijava u web aplikaciju i preuzimanje potpisnog rješenja

U ovom videu prikazana je prijava u web aplikaciju servisa Fina e-Račun i postupak preuzimanja potpisnog rješenja za potpisivanje izlaznih e-računa. 

Po ulasku na naslovnu web stranicu Fine odaberite rubriku "e-servisi" i niže na stranici bit će vam popisani Finini servisi. Odabirom poveznice "Ulaz u servis" kod servisa Fina e-Račun otvorit će se obavijest da provjerite jeste li u računalo priključili svoj uređaj s digitalnim certifikatima. Nakon provjere i priključenja uređaja odaberite „Nastavite s prijavom“. Iz izbornika odaberite certifikat kojim pristupate servisu i unesite PIN odabranog certifikata. Nakon unosa PIN-a, otvorit će se web aplikacija servisa Fina e-Račun.

Prije prvog slanja e-računa potrebno je preuzeti i instalirati potpisno rješenje koje vam omogućuje potpisivanje i slanje e-računa. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju "Potpisno rješenje" i preuzmite potpisno rješenje. Potpisno rješenje spremite na računalo u zip datoteci, koju odmah nakon učitavanja (spremanja na računalo) možete otvoriti i jednokratno pokrenuti instalaciju potpisnog modula. Nakon završenog procesa pokretanja potpisnog modula, odaberite opciju za zatvaranje prozora "Close". Potpisni modul je sada učitan.

Pregled registriranih korisnika

U ovom videu prikazan je način pretraživanja registriranih korisnika i trenutačni status njihovog pretinca. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju "Registrirani korisnici" kako biste dobili pregled registriranih korisnika i mogućnost njihove pretrage. Pretraživati možete uz pomoć nekoliko kriterija pretrage:

• "Naziv ili OIB registriranog korisnika" - omogućuje pretraživanje po nazivu ili OIB-u subjekata
• "Registriran kao" - prikazuje u kojem je svojstvu registriran korisnik: 
  • Prodavatelj i/ili kupac (registriran za slanje i/ili zaprimanje dokumenata), 
  • Kupac (registriran samo za zaprimanje dokumenata), 
  • Prodavatelj (registriran samo za slanje dokumenata),
  • E-mail korisnik (neregistrirani korisnik kojeg ste samostalno dodali za slanje računa na e-mail)
• "Tip subjekta" - prikazuje tip pravnog subjekta:
  • Obveznik javne nabave
  • Poslovni subjekt
  • Neregistrirani
• "Tip dokumenta zaprimanja"
  • Račun
  • Odobrenje

Za vraćanje kriterija pretrage na početno stanje odaberite "Očisti polja". Nakon prilagodbe kriterija za pretraživanje, u sekciji "Pregled registriranih korisnika" prikazat će vam se pretinci subjekata koji odgovaraju prilagođenim kriterijima pretrage. Rezultate pretrage možete sortirati po svakom stupcu uzlazno ili silazno. Odaberite opciju "Kreiraj dokument" i otvorit će se stranica za unos novog dokumenta za odabranog kupca.

Unos i pretraga e-mail korisnika

U ovom videu prikazani su načini kreiranja novog primatelja dokumenta e-mailom i pretraga već registriranih e-mail korisnika. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju "E-mail korisnici" i otvorit će se stranica "Unos i pretraga e-mail korisnika". U gornjem desnom kutu stranice odaberite opciju "Novi e-mail korisnik" i otvorit će vam se web forma za kreiranje novog korisnika e-maila. Unesite obavezne podatke i odaberite "Spremi" kako biste dodali novog e-mail korisnika. Na stranici "Unos i pretraga e-mail korisnika" omogućena vam je pretraga dodanih e-mail korisnika prema nazivu ili OIB-u poslovnog subjekta. Rezultate pretrage u dijelu "Pregled e-mail korisnika" možete sortirati po svakom stupcu uzlazno ili silazno. Nakon unosa i spremanja novog korisnika e-maila, istoga ćete moći odabrati kao primatelja dokumenta kroz rubriku "Kreiranje dokumenta" – "Unos". Na stranici za unos dokumenta također možete dodati novog e-mail korisnika odabirom opcije "Dodaj e-mail kupca".

Kreiranje i slanje e-računa

U ovom videu prikazan je način kreiranja dokumenta u web aplikaciji servisa Fina e-Račun. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju "Kreiranje dokumenta" – "Unos" za otvaranje unosnog ekrana za kreiranje dokumenata prema EU normi. Na unosnom ekranu u sekciji "Sudionici" su automatski popunjeni podatci o prodavatelju, a kupca odabirete prema nazivu ili OIB-u iz padajućeg izbornika. Na temelju odabira automatski se popunjavajiu sva obvezna polja za podatke o kupcu označena crvenom zvjezdicom. Unutar sekcije "Sudionici" moguće je ispuniti i podatke o poreznom zastupniku prodavatelja te je moguće odabrati opciju "Podaci za primatelja plaćanja se razlikuju od podataka prodavatelja" koja su opcionalna za popunjavanje.  

Nakon što uspješno unesete podatke o sudionicima, potrebno je odabrati odgovarajući proces unutar sekcije "Odabir procesa", čije detaljnije opise možete vidjeti odabirom na opciju "Detalji". 

Nakon odabira procesa i vrste dokumenta koju kreirate, unesite obvezne i po potrebi dodatne podatke o dokumentu.

Uz svoj dokument možete dodati prilog ili unijeti podatke o referencama, međutim sekcija "Reference" nije obavezna za popunjavanje.

Da biste uspješno kreirali e-račun, potrebno je unutar kartice "Specifikacije stavki" unijeti minimalno jednu stavku s popunjenim obveznim poljima. Odaberite "Dodaj novu stavku" i unesite sva obavezna polja za stavku koju dodajete. Po potrebi možete popuniti i dodatne podatke o stavci te o popustima i troškovima stavke u dodatnim poljima koja se prikazuju odabirom na opciju "Dodatno o stavci". Nakon što ste popunili sva obvezna polja stavke, potrebno je kliknuti na ikonu za spremanje stavke. Nakon što ste dodali sve stavke računa dalje na unosnoj formi imate mogućnost unosa popusta i troškova na razini dokumenta. Na kraju kartice "Specifikacije stavki" prikazana je raspodjela PDV-a i ukupni iznosi računa. 

U kartici "Podaci za plaćanje" odaberite način plaćanja i upišite potrebne podatke o odabranom načinu plaćanja.

U kartici "Napomena/Operater" automatski je navedeno Vaše ime i prezime s certifikata u obaveznom polju "Operater" koje možete samostalno izmijeniti, dok je polje za dodavanje napomene na računu opcionalno. 

Nakon unosa svih podataka račun možete spremiti odabirom opcije "Spremi dokument". U slučaju da jedan od obveznih podataka u računu nedostaje ili nije ispravno unesen, pojavit će se poruka na ekranu s obrazloženjem pogreške. Za konačno potpisivanje i slanje spremljenog dokumenta odaberite opciju "Pripremi dokument za potpis i isporuku" kojom će se otvoriti pregled dokumenta u PDF formatu. Pregledajte PDF vizualizaciju računa i odaberite opciju "Potpiši i pošalji" kako biste pokrenuli proces potpisivanja. Da bi se pokrenuo potpisni modul, na svome računalu trebate imati prethodno instalirano potpisno rješenje koje možete preuzeti iz izbornika aplikacije. Nakon što je potpisni modul učitan unesite PIN potpisnog certifikata kojeg ste samostalno kreirali prilikom preuzimanja certifikata i instalacije uređaja. Nakon unosa ispravnog PIN-a pokreće se potpisni modul i odabirom na opciju "Potpiši" izvršava se potpisivanje i slanje računa, uz poruku o uspješno potpisanom i poslanom dokumentu.  

Pretraga kreiranih dokumenata i izrada novog dokumenta iz prikazanog

U ovom videu prikazan je način pretrage kreiranih dokumenata. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju  "Kreiranje dokumenta" – "Pretraga" i otvorit će se stranica za pretragu kreiranih dokumenata koju je moguće provesti po broju dokumenta, ID dokumenta i tipu dokumenta. Dodatno je moguće proširiti opcije pretrage te pretragu kreiranih dokumenata izvršiti po vrsti dokumenta, datumu izdavanja, iznosu, OIB-u kupca i šifri poslovne jedinice kupca. Odabirom na "Vrati na početno" bit će očišćena sva polja s kriterijima pretrage, a odabirom na "Pretraži" u pregledu kreiranih dokumenata prikazat će se rezultati pretrage, odnosno dokumenti u statusu "Poslan" i "Kreiran" koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage. Dokumente u statusu "Kreiran" je moguće obrisati iz pregleda kreiranih dokumenata. Odaberite jedan od dokumenata iz rezultata pretrage i otvorit će se predložak kojeg možete koristiti za uređivanje dokumenta i za kreiranje novog dokumenta iz prikazanog.

Odabirom opcije "Izradi novi dokument iz prikazanog" postojeći dokument možete koristiti kao predložak za kreiranje novoga. Ako je dokument koji se koristi kao predložak već poslan, obavezno je promijeniti broj dokumenta, a moguće je izmijeniti i sve ostale podatke koji se razlikuju od podataka iz predloška, poput promjene kupca i uređivanja stavaka. Da biste spremili ažurirane podatke iz predloška odaberite opciju "Spremi dokument". U slučaju da jedan od obveznih podataka u računu nedostaje ili nije ispravno unesen, pojavit će se poruka na ekranu s obrazloženjem pogreške. Za konačno potpisivanje i slanje spremljenog dokumenta odaberite opciju "Pripremi dokument za potpis i isporuku" kojom će se otvoriti pregled dokumenta u PDF formatu. Pregledajte PDF vizualizaciju računa i odaberite opciju "Potpiši i pošalji" kako biste pokrenuli proces potpisivanja. Da bi se pokrenuo potpisni modul, na svome računalu trebate imati prethodno instalirano potpisno rješenje koje možete preuzeti iz izbornika aplikacije. Nakon što je potpisni modul učitan unesite PIN potpisnog certifikata kojeg ste samostalno kreirali prilikom preuzimanja certifikata i instalacije uređaja. Nakon unosa ispravnog PIN-a pokreće se potpisni modul i odabirom na opciju "Potpiši" izvršava se potpisivanje i slanje računa, uz poruku o uspješno potpisanom i poslanom dokumentu.

Pretraga izlaznih dokumenata

U ovom videu prikazan je način pretrage izlaznih dokumenata. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju "Izlazni dokumenti" i otvorit će se stranica za pretragu izlaznih dokumenata koju je moguće provesti po broju dokumenta, ID dokumenta i tipu dokumenta. Dodatno je moguće proširiti opcije pretrage te pretragu izlaznih dokumenata izvršiti po vrsti dokumenta, referenci na prethodni račun, iznosu, datumu izdavanja, datumu slanja, datumu potvrde zaprimanja, statusima dokumenata, OIB-u kupca i šifri poslovne jedinice kupca. Odabirom na "Vrati na početno" bit će očišćena sva polja s kriterijima pretrage, a odabirom na "Pretraži" u pregledu izlaznih dokumenata prikazat će se rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage. Rezultate pretrage možete sortirati po svakom stupcu uzlazno ili silazno. Odaberite jedan od dokumenata iz rezultata pretrage i otvorit će se stranica za pregled dokumenta.

Na stranici Pregled dokumenta prikazani su detalji o dokumentu s kronološkim prikazom promjena statusa po dokumentu te PDF vizualizacija dokumenta ispod koje se nalaze opcije za preuzimanje PDF vizualizacije, izvornog XML-a računa po kojem je kreirana vizualizacija te priloga ukoliko su isti priloženi uz račun.

Pretraga ulaznih dokumenata

U ovom videu prikazan je način pretrage ulaznih dokumenata. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju "Ulazni dokumenti" – "Pretraga" i otvorit će se stranica za pretragu ulaznih dokumenata koju je moguće provesti po broju dokumenta, ID dokumenta, tipu dokumenta i vrsti dokumenta. Dodatno je moguće proširiti opcije pretrage te pretragu ulaznih dokumenata izvršiti po referenci na prethodni račun, iznosu, datumu zaprimanja, datumu dospijeća, datumu potvrde zaprimanja, statusima dokumenata, OIB-u prodavatelja i šifri poslovne jedinice prodavatelja. Odabirom na "Vrati na početno" bit će očišćena sva polja s kriterijima pretrage, a odabirom na "Pretraži" u pregledu ulaznih dokumenata prikazat će se rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage. Rezultate pretrage možete sortirati po svakom stupcu uzlazno ili silazno. Odaberite jedan od dokumenata iz rezultata pretrage i otvorit će se stranica za pregled dokumenta.

Na stranici Pregled dokumenta prikazani su detalji o dokumentu s kronološkim prikazom promjena statusa po dokumentu te PDF vizualizacija dokumenta ispod koje se nalaze opcije za preuzimanje PDF vizualizacije, izvornog XML-a računa po kojem je kreirana vizualizacija te priloga ukoliko su isti priloženi uz račun. U slučaju računa sa statusom "Djelomično plaćen", prikazan je iznos djelomičnog plaćanja od ukupnog iznosa računa te preostali iznos za plaćanje, kao i datum i vrijeme slanja obavijesti o djelomičnom plaćanju.

Pregled i dohvat ulaznih dokumenata i promjena statusa

U ovom videu prikazan je način pregleda i prihvata zaprimljenog dokumenta te promjene statusa. Iz izbornika aplikacije odaberite opciju "Ulazni dokumenti" – "Pregled i dohvat" i otvorit će se stranica za pregled zaprimljenih dokumenata, koje je moguće pretražiti po broju dokumenta, ID dokumenta, statusu i tipu dokumenta. Dodatno je moguće proširiti opcije pretrage te pretragu izvršiti po vrsti dokumenta, nazivu i OIB-u prodavatelja. Odabirom na "Vrati na početno" bit će očišćena sva polja s kriterijima pretrage, a odabirom na "Pretraži" u pregledu ulaznih dokumenata prikazat će se rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage. Rezultate pretrage možete sortirati po svakom stupcu uzlazno ili silazno. Za razliku od stranice "Pretraga ulaznih dokumenata", na stranici "Pregled i dohvat ulaznih dokumenata" je moguće pregledati samo dokumente kojima je moguće promijeniti status, a to su dokumenti sa statusom "Zaprimljen", "Potvrđeno zaprimanje", "Odbijen" i "Prihvaćen".  

Odabirom i otvaranjem jednog od dokumenata iz rezultata pretrage imate opciju promijeniti status dokumenta izvršavanjem jedne od ponuđenih akcija za promjenu statusa. Ako otvorite dokument u statusu "Zaprimljen", dokument će automatski promijeniti status iz "Zaprimljen" u "Potvrđeno zaprimanje". Dokument sa statusom "Potvrđeno zaprimanje" je moguće prihvatiti, odbiti ili vratiti pošiljatelju zbog pogrešne poslovne/organizacijske jedinice. Za prihvaćeni dokument možete odabrati opciju odbijanja te slanja obavijesti o plaćanju ili djelomičnom plaćanju. Odbijeni dokument je moguće samo ponovno prihvatiti. Odaberite željenu akciju i opciju "Izvrši akciju" kako biste pošiljatelju računa poslali informaciju o promjeni statusa računa. Uz svako izvršavanje akcije moguće je dodati komentar.

Ispod opcija za odabir akcije promjene statusa nalaze se detalji o dokumentu s kronološkim prikazom promjena statusa po dokumenta. Na istoj stranici dostupna je i PDF vizualizacija dokumenta ispod koje se nalaze opcije za preuzimanje PDF vizualizacije, izvornog XML-a računa po kojem je kreirana vizualizacija te priloga ukoliko su isti priloženi uz račun.

Ažuriranje postavki poslovnog subjekta i djelatnika

U ovom videu prikazan je način ažuriranja postavki poslovnog subjekta i djelatnika. U desnom gornjem kutu web aplikacije odaberite svoje ime i prezime i otvorit će se padajući izbornik iz kojeg odaberite opciju "Postavke". Stranica Postavke sastoji se od dviju kartica: "Postavke poslovnog subjekta/poslovne jedinice" i "Postavke djelatnika". Odaberite opciju "Uredi" u gornjem desnom kutu aplikacije kako biste uredili karticu na kojoj se trenutno nalazite.

Unutar kartice "Postavke poslovnog subjekta/poslovne jedinice" moguće je unijeti i ažurirati sljedeće podatke o poslovnom subjektu: 

• Podatak je li poslovni subjekt u sustavu PDV-a
• IBAN poslovnog subjekta
• BIC/SWIFT kod za identifikaciju banke poslovnog subjekta
• Memorandum koji se automatski pojavljuje na e-računu kojeg kreirate
• Broj telefona, telefaksa i mobitela
• E-mail adresu i web adresu poslovnog subjekta

Ažurirani podatci će biti vidljivi prodavateljima prilikom kreiranja novih dokumenata koje će slati u vaš pretinac. Kako biste uspješno spremili ažurirane podatke, odaberite opciju "Spremi" u gornjem desnom kutu aplikacije. Odabirom na "Povijest promjena" možete pregledati detalje svih promjena postavki poslovnog subjekta/poslovne jedinice. Ukoliko ne želite spremiti promjene, nakon uređivanja postavki odaberite "Odustani". Tek nakon odabira opcija "Spremi" ili "Odustani", moguće je prijeći na uređivanje kartice „Postavke djelatnika“.

Za uređivanje svojih korisničkih postavki odaberite karticu "Postavke djelatnika" i opciju "Uredi". Moguće je unijeti i ažurirati sljedeće podatke o djelatniku (korisniku aplikacije):

• Ulica i kućni broj
• Mjesto sjedišta i poštanski broj
• Država
• Broj telefona i mobitela
• E-mail adresa

Također, moguće je uključiti/isključiti opciju zaprimanja obavijesti o promjeni statusa primljenih i poslanih dokumenata na e-mail.

Kako biste uspješno spremili ažurirane podatke, odaberite opciju "Spremi" u gornjem desnom kutu aplikacije.