PRIJAVA U WEB APLIKACIJU I PREUZIMANJE POTPISNOG RJEŠENJA

 

U ovom videu prikazana je prijava u web aplikaciju servisa e-Račun za poslovne subjekte i postupak preuzimanja potpisnog rješenja za potpisivanje izlaznih računa. 

Po ulasku na naslovnu stranicu Fine odaberite rubriku "e-servisi"  i odabirom  poveznice "e-Račun", otvorit će se izbornik za odabir certifikata i unos PIN-a certifikata kojim pristupate servisu. Nakon unosa PIN-a, otvorit će se web aplikacija servisa e-Račun za poslovne subjekte.

Odaberite rubriku "Potpisno rješenje" na samom vrhu izbornika web aplikacije, i preuzmite potpisno rješenje. Potpisno rješenje spremite na računalo u zip datoteci, koju odmah nakon učitavanja (spremanja na računalo) možete otvoriti i jednokratno pokrenuti potpisni modul. Nakon završenog procesa pokretanja potpisnog modula,odaberite opciju za zatvaranje prozora "Close". Potpisni modul je sada učitan.

 

PREGLED REGISTRIRANIH KORISNIKA

 

U ovom videu prikazan je način pretraživanja registriranih korisnika i trenutni status njihovog pretinca. Odabirom rubrike "Registrirani korisnici" dobivate pregled registriranih korisnika i mogućnost njihove pretrage. Pretragu je moguće vršiti kroz nekoliko filtara:

  • "Registriran kao" - prikazuje u kojem svojstvu je registriran korisnik: 
    • Neaktivan (deaktiviran pretinac), 
    • Kupac (registriran samo za zaprimanje dokumenata), 
    • Prodavatelj (registriran samo za slanje dokumenata)
  • "Tip subjekta" - prikazuje tip pravnog subjekta:
    • Obveznik javne nabave
    • Poslovni subjekt
  • "Naziv/OIB" - omogućuje pretraživanje po nazivu ili OIB-u subjekata

Nakon prilagodbe filtara za pretraživanje, u sekciji "Rezultati pretrage" prikazat će vam se pretinci subjekata koji odgovaraju prilagođenim filtrima. Odaberite opciju "Kreiraj dokument"  i otvorit će se izbornik za unos novog dokumenta za odabranog primatelja.

 

UNOS NOVOG E-MAIL KORISNIKA, PRETRAGA REGISTRIRANIH E-MAIL KORISNIKA, SLANJE E-RAČUNA E-MAIL KORISNIKU 

 

U ovom videu prikazan je način kreiranja novog e-mail primatelja dokumenta, pretraga već registriranih e-mail korisnika te slanje dokumenta prema e-mail korisniku. Odaberite rubriku "E-mail korisnici" -> "Unos i pretraga" i otvorit će se web forma za kreiranje novog e-mail korisnika. Ispod forme za unos novog e-mail korisnika nalazi se sekcija za pretragu već kreiranih/registriranih e-mail korisnika prema nazivu  i/ili OIB-u poslovnog subjekta. U ovom dijelu vidljivi su svi ranije kreirani/registrirani e-mail korisnici. Nakon unosa i spremanja novog e-mail korisnika,  istog ćete moći odabrati kao primatelja dokumenta kroz rubriku "Kreiranje dokumenta" -> "Unos".

 

KREIRANJE DOKUMENTA – UNOS

 

U ovom videu prikazan je način kreiranja dokumenta u web aplikaciji servisa e-Račun za poslovne subjekte. Odaberite rubriku "Kreiranje dokumenta" -> "Unos" i otvorit će se izbornik za odabir kupca. Pretragu kupca moguće je izvršiti po nazivu ili OIB-u kupca. U rezultatima pretrage pronađite traženog kupca i odaberite akciju "Kreiraj dokument". Otvorit će se izbornik s poslovnim procesima od kojih odabirete onaj koji odgovara Vašem poslovnom procesu, odnosno dokumentu koji trebate izdati. U desnom kutu web aplikacije nalazi se rubrika "Detalji" u kojoj je objašnjen svaki od dostupnih poslovnih procesa.

Postupak kreiranja računa sastoji se od popunjavanja podataka unutar sedam kartica: "Podaci o dokumentu", "Reference", "Sudionici", "Specifikacija-stavke", "Uvjeti isporuke", "Napomena" i "Podaci za plaćanje". Unutar navedenih kartica popunite one sekcije (labele) koje su označene crvenom zvjezdicom. Postoje sekcije koje nije obvezno popuniti,  međutim, ako ih ipak popunjavate, u njima su predviđene  labele koje su obvezne i one koje su opcionalne za popunjavanje (npr. unutar kartice "Reference" postoje neobvezne sekcije "Referenca na prethodni račun" i/ili "Dodatni popratni dokumenti" sa pripadajućim obveznim i opcionalnim labelama za popunjavanje).

Da biste uspješno kreirali račun, potrebno je unutar kartice "Specifikacija – stavke" unijeti minimalno jednu stavku u dokument i implementirati je u račun odabirom naredbe "Dodaj". Nakon što ste unijeli sve obvezne podatke, potrebno je odabrati naredbu "Spremi" za spremanje dokumenta te "Pripremi dokument za potpis i isporuku" za konačno potpisivanje i slanje dokumenta. Odabirom ove naredbe otvorit će se pregled dokumenta u PDF formatu sa dostupnim naredbama, "Potpiši i pošalji" i "Zatvori". Odaberite naredbu "Potpiši i pošalji" za konačno potpisivanje i slanje dokumenta. Prije pokretanja procesa potpisivanja, potrebno je odabrati potpisni certifikat i unijeti točan PIN, a koji ste kreirali prilikom prvog preuzimanja certifikata.

Nakon unosa PIN-a, pokreće se potpisni modul i putem naredbe "Potpiši" izvršava se potpisivanje i slanje dokumenta, uz poruku o uspješno potpisanom i poslanom dokumentu. U slučaju da jedan od obveznih podataka u računu nedostaje ili nije ispravno unesen, pojavit će se poruka na ekranu s obrazloženjem pogreške.

Dodatno, dokument nije moguće potpisati niti poslati, ako prethodno niste spremili i jednokratno pokrenuli potpisni modul na vašem računalu.

 

PRETRAGA KREIRANIH DOKUMENATA

 

U ovom videu prikazan je način pretrage kreiranih dokumenata. Odaberite rubriku "Kreiranje dokumenta" -> "Pretraga"  i otvorit će se izbornik za pretragu kreiranih dokumenata koju je moguće provesti pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Broj Dokumenta", "Datum Izdavanja", "Iznos" i "OIB/ID kupca". 

Nakon odabira filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odaberite jedan od dokumenata i otvorit će se predložak koji se može iskoristiti za kreiranje novog dokumenta iz postojećeg.

 

KREIRANJE NOVOG DOKUMENTA IZ POSTOJEĆEG

 

U ovom videu prikazano je kreiranje novog dokumenta iz postojećeg, u web aplikaciji servisa e-Račun za poslovne subjekte. Ranije kreirane dokumente možete pronaći odabirom rubrike "Kreiranje dokumenta" –> "Pretraga". Kreirane dokumente moguće je pretraživati odabirom sljedećih filtara za pretragu: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Broj dokumenta", "Datum izdavanja" i "Iznos". Također, moguće je pretraživati dokumente po OIB-u kupca ili šifri njegove poslovne jedinice. U rezultatima pretrage pronađite i odaberite traženi dokument.

Za izradu novog dokumenta iz odabranog, odaberite naredbu "Izradi novi dokument iz ovog". Ukoliko je dokument koji se koristi kao predložak već poslan, za izradu novog dokumenta iz postojećeg potrebno je promijeniti broj dokumenta i izmijeniti sve ostale podatke koji se razlikuju od podataka iz predloška. Nakon unosa svih novih podataka, odnosno ažuriranja postojećih podataka iz predloška, odaberite naredbu "Spremi" za spremanje dokumenta te naredbu "Pripremi dokument za potpis i isporuku" za konačno potpisivanje i slanje dokumenta. Odabirom ove naredbe otvorit će se pregled dokumenta u PDF formatu, uz dostupnu naredbu "Potpiši i pošalji", za konačno potpisivanje i slanje dokumenta. Prije pokretanja procesa potpisivanja, potrebno je odabrati potpisni certifikat i unijeti točan PIN, a koji ste kreirali prilikom prvog preuzimanja certifikata.

Nakon unosa PIN-a, pokreće se potpisni modul i putem naredbe „Potpiši“ izvršava se potpisivanje i slanje dokumenta, uz poruku o uspješno potpisanom i poslanom dokumentu. U slučaju da jedan od obveznih podataka u računu nedostaje ili nije ispravno unesen, pojavit će se poruka na ekranu s obrazloženjem pogreške.

 

PRETRAGA IZLAZNIH DOKUMENATA

 

U ovom videu prikazan je način pretrage izlaznih dokumenata i njihove pohrane na Vaše računalo. Odaberite rubriku "Izlazni dokumenti" -> "Pretraga" i otvorit će se izbornik za pretragu izlaznih dokumenata koju je moguće provesti pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Referenca na prethodni račun", "Broj Dokumenta", "Datum izdavanja", "Datum potvrde zaprimanja", "Datum slanja", "Iznos", "Statusi dokumenta" i "OIB/ID" i/ili "Šifra" kupca. 

Nakon odabira filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu, ispod kojeg  možete vidjeti PDF vizualizaciju dokumenta i XML izvornik u obliku zasebnih priloga, koje je moguće preuzeti na vaše računalo. 

 

PRETRAGA ULAZNIH DOKUMENATA 

 

U ovom videu prikazan je način pretrage ulaznih dokumenata i njihove pohrane na vaše računalo. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pretraga" i otvorit će se izbornik za pretragu ulaznih dokumenata koju je moguće provesti pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Vrsta dokumenta", "ID dokumenta", "Referenca na prethodni račun", "Broj Dokumenta", "Datum zaprimanja", "Datum potvrde zaprimanja", "Datum Dospijeća", "Iznos", "Statusi dokumenta",  "OIB/ID" i/ili "Šifra" prodavatelja. 

Nakon odabira filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu, ispod kojeg  možete vidjeti PDF vizualizaciju dokumenta i XML izvornik u obliku zasebnih priloga, koje je moguće preuzeti na vaše računalo. 

 

DOHVAT I PRIHVAĆANJE ZAPRIMLJENOG (ULAZNOG) DOKUMENTA 

 

U ovom videu prikazan je način pregleda i prihvata zaprimljenog dokumenta. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pregled i dohvat" i otvorit će se pregled zaprimljenih dokumenata,  koje je moguće pretraživati pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Status" i "Vrsta dokumenta". 

Nakon prilagodbe filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odabirom, odnosno otvaranjem bilo kojeg dokumenta, mijenja se njegov status iz "Zaprimljen" u "Potvrđeno zaprimanje". Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu. Ispod pregleda dokumenta nalazi se sekcija "Akcija novog dokumenta" unutar koje je, u padajućem izborniku, moguće odabrati akciju nad  dokumentom. Odaberite akciju "Prihvati dokument" i naredbu "Pošalji", slijedom čega ćete dobiti poruku o uspješnoj obradi dokumenta. Dokument će ovom akcijom promijeniti status iz "Potvrđeno zaprimanje" u "Prihvaćen". 

 

ODBIJANJE ZAPRIMLJENOG DOKUMENTA 

 

U ovom videu prikazano je kako pregledati i odbiti zaprimljeni dokument. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pregled i dohvat" i otvorit će se pregled zaprimljenih dokumenata, koje je moguće pretraživati pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Status" i "Vrsta dokumenta". 

Nakon prilagodbe filtara za pretraživanje, ispod istih će se prikazati rezultati pretrage, odnosno dokumenti koji odgovaraju postavljenim uvjetima pretrage (filtrima). Odabirom, odnosno otvaranjem bilo kojeg dokumenta, mijenja se njegov status iz "Zaprimljen" u "Potvrđeno zaprimanje". Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu. Ispod pregleda nalazi se sekcija "Akcija novog dokumenta" unutar koje je, u padajućem izborniku, moguće odabrati akciju nad dokumentom. Odaberite akciju "Odbij dokument" i naredbu „Pošalji“, slijedom čega ćete dobiti poruku o uspješnoj obradi dokumenta. Dokument će ovom akcijom promijeniti status iz "Potvrđeno zaprimanje" u "Odbijen".

 

ODBIJANJE PRIHVAĆENOG DOKUMENTA I OBRATNO

 

U ovom videu prikazan je način promjene statusa dokumenta iz "Prihvaćen" u "Odbijen" i obratno. Odaberite rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pregled i dohvat" i otvorit će se pregled zaprimljenih dokumenata, koje je moguće pretraživati pomoću sljedećih filtara: "Tip dokumenta", "Status" te "Vrsta dokumenta". 

Ukoliko želite naknadno odbiti već prihvaćen dokument, potrebno je u filtru "Status" odabrati status "Prihvaćen", slijedom čega će se prikazati svi prihvaćeni dokumenti. Odaberite jedan od dokumenata i prikazat će se njegov pregled u PDF formatu. Ispod pregleda nalazi se sekcija "Akcija prihvaćenog dokumenta" unutar koje je, u padajućem izborniku, moguće odabrati akciju "Odbij dokument“. Odaberite ovu akciju navedite razlog naknadnog odbijanja prihvaćenog dokumenta i odaberite naredbu "Pošalji", slijedom čega ćete dobiti poruku o uspješnoj obradi dokumenta. Dokument će ovom akcijom promijeniti status iz "Prihvaćen" u "Odbijen".

Ukoliko želite naknadno prihvatiti već odbijen dokument, potrebno je u filtru "Status" odabrati status "Odbijen", slijedom čega će se prikazati svi odbijeni dokumenti. Postupak prihvaćanja već odbijenog dokumenta isti je kao i postupak naknadnog odbijanja već prihvaćenog dokumenta.

 

AŽURIRANJE POSTAVKI POSLOVNOG SUBJEKTA I DJELATNIKA 

 

U ovom videu prikazan je način ažuriranja postavki poslovnog subjekta i djelatnika. U desnom gornjem kutu web aplikacije odaberite ime i prezime korisnika servisa i otvorit će se padajući izbornik, u kojem je potrebno odabrati rubriku "Postavke". Ova se rubrika sastoji od dvije kartice: "Postavke poslovnog subjekta" i "Postavke djelatnika".

Unutar kartice "Postavke poslovnog subjekta " moguće je unijeti i  ažurirati sljedeće podatke o poslovnom subjektu: 

  • odabrati je li poslovni subjekt u sustavu PDV-a ili nije, označavanjem "kvačice",
  • IBAN-a poslovnog subjekta,
  • BIC/SWIFT kod za identifikaciju Banke poslovnog subjekta,
  • memorandum poslovnog subjekta,
  • broj telefona, faksa, mobitela, e-mail adresu, web adresu poslovnog subjekta.

Kako bi se uneseni i/ili ažurirani podaci uspješno spremili, potrebno je odabrati opciju "Spremi"

Važno je napomenuti da će ažurirani podatci biti vidljivi prodavateljima prilikom kreiranja novih dokumenata.

Unutar kartice "Postavke djelatnika" moguće je unijeti i ažurirati sljedeće podatke o djelatniku (korisniku aplikacije):

  • ulica i kućni broj, poštanski broj, mjesto, država, broj telefona, broj mobitela, e-mail adresa.

Također, moguće je uključiti/isključiti opciju zaprimanja obavijesti o promjeni statusa primljenih i poslanih dokumenata na e-mail adresu korisnika.

Kako bi se uneseni i/ili ažurirani podaci uspješno spremili, potrebno je odabrati opciju "Spremi".