Fina.doc - Brend za cjelovito upravljanje očuvanjem dokumentacije

Suvremeno poslovno okružje prije svega traži dostupnost informacija kao preduvjet modernog poslovanja. Najveća količina informacija ipak se još uvijek nalazi u konvencionalnom obliku, bilo da je riječ o papirnom bilo mikrofilmskom mediju, koji su trenutačno jedini dokazivi mediji dugoročnog očuvanja informacija. Za svaki od navedenih medija putem brenda Fina.doc stručnjaci Financijske agencije pronalaze rješenja za očuvanje dokumentacije, od vrhunskih mikroklimatskih i mikrobioloških uvjeta čuvanja fizičke dokumentacije do optimalnih pretvorbi i isporuka digitalizirane dokumentacije u informacijski sustav klijenta, odnosno u sustav očuvanja Fine ili u obliku portabilnog arhiva.

Elegantno rješenje

Znanstvenici trenutačno pokušavaju pronaći optimalan i dokaziv model, odnosno medij, kojim bi bilo moguće dugoročno očuvati informacije. Bez obzira na izazove koji se postavljaju pred znanost, dostupnost i brzina pretraživanja informacija u digitalnom obliku nemjerljivo je brža i lakša nego kada su one u konvencionalnom obliku. Ozbiljni subjekti iz realnog i javnog sektora, koji vlastite informacije smatraju imovinom, odnosno vrijednošću, odlučuju se na digitalizaciju konvencionalnog gradiva kao elegantno rješenje za brzu dostupnost informacija, dok informacije i dalje dugoročno čuvaju u konvencionalnom obliku, odnosno izvorniku, tražeći pritom da uvjeti čuvanja konvencionalnoga gradiva zadovolje vrhunske mikroklimatske te mikrobiološke uvjete. Digitalizaciju treba promatrati kao proces koji se sastoji od nekoliko koraka, a čiji je krajnji cilj isporučiti informacije u digitalnom obliku koje su brzo dostupne i lako pretražive. Kada smo u Financijskoj agenciji, koja je ujedno i vodeća tvrtka u području digitalizacije informacija pohranjenih na papiru i mikrofilmu, razmišljali kako posložiti ovaj proces, zadali smo si tri cilja: dokumentaciju je potrebno obraditi na način da klijent dobije maksimalnu korist; obrađena dokumentacija mora zadržati vjerodostojnost, povjerljivost i integritet; moramo biti u stanju obraditi svaki format, bilo da je riječ o A0 protočnoj ili A0 koračnoj obradi dokumentacije. Proces digitalizacije na prvi pogled čini se jednostavan, međutim, višegodišnje iskustvo Financijske agencije u području digitalizacije i obrade svih formata papirne i mikrofilmske građe nešto je što uslugu Fina.doc čini jedinstvenom. Individualiziranim pristupom, iskustvom i ozbiljnošću pri procesu digitalizacije Fina je uspjela privući klijente iz javnog i realnog sektora te ponekad vrlo osjetljivih djelatnosti kao što su telekomunikacije i farmaceutska industrija.

Ostale usluge

Osim digitalizacije, putem Fina.doca pružaju se i druge vezane poput fizičke pohrane dokumentacije u vrhunskim mikroklimatskim i mikrobiološkim uvjetima te mikrofilmiranje fizičke i elektroničke građe, čime se osigurava dugoročno očuvanje informacija u primjerenim uvjetima i na primjerenom mediju. Kod fizičke pohrane dokumentacije putem Fina.doca postupa se po modelu 'ključ u ruke', što znači da klijent sam određuje vrijeme preuzimanja fizičke dokumentacije, lokaciju fizičke dokumentacije te količinu koju želi pohraniti, a sve ostalo, kao i kasniju ponovnu dostavu dokumentacije odrađuje Fina. Iskustvo u navedenim postupcima te držanje kriterija za očuvanje dokumentacije na iznadprosječnoj razini, koji pružaju klijentima povjerenje, svrstalo je Fina.doc u brendove kojima se vjeruje.

Četiri koraka digitalizacije putem procesa Fina.doc:

1. PRIPREMA DOKUMENTACIJE – najsloženiji dio procesa, pri čemu se dokumentacija ručno priprema za obradu upravo onako kako je klijent tražio.
2. SKENIRANJE DOKUMENTACIJE – digitalno pretvaranje protočnim (brzim skenerima za neuvezanu građu do formata A0) ili koračnim (spori skeneri za uvezanu građu do formata A0) skeniranjem, čime se informacije s papira ili mikrofilma pretvaraju u digitalni oblik.
3. OBRADA DOKUMENTACIJE – opisivanje građe putem indeksnih pojmova koje definira klijent, a koja uključuje i obradu prepoznavanjem teksta (OCR ili ICR), čime se omogućava potpuno pretraživanje obrađenih digitalnih dokumenata.
4. ISPORUKA DOKUMENTACIJE – dokumentaciju u digitalnom obliku potrebno je prilagoditi tako da se lako 'uveze' u klijentov informacijski sustav. Klijenti koji nemaju vlastiti informacijski sustav dokumentaciju dobivaju u obliku portabilnog arhiva ili do nje dolaze preko sučelja informacijskog sustava Financijske agencije.