Fina e-Arhiv servis je koji omogućava arhiviranje svih oblika digitalnih i naknadno digitaliziranih poslovnih dokumenata (npr. skeniranog papirnog dokumenta), dokumenata i korisničkih podataka elektroničkih servisa (e-servisa) koji su povezani sa sustavom Fina e-Arhiv ili bilo kojih drugih vrsta dokumenata/podataka koje će korisnik generirati i potom arhivirati.

Pod pojmom e-servisa podrazumijeva se elektronički servis na kojem se nalazi određeni digitalni sadržaj koji je potrebno dugoročno arhivirati, bez obzira na to je li arhiviranje digitalnog sadržaja propisano politikama servisa ili se sadržaj arhivira radi potrebe zadovoljenja zakonske regulative o čuvanju dokumenata.

Fina e-Arhiv moguće je, osim s e-servisom, povezati i s poslovnim sustavom korisnika radi izravne pohrane određenog arhivskog gradiva, neovisno o tome pohranjuju li se dokumenti izvorno nastali u elektroničkom (digitalnom) obliku ili dokumenti koji su naknadno digitalizirani.

Fina e-Arhiv omogućuje:

  • arhiviranje bilo koje vrste elektroničkog dokumenta i upravljanje istim
  • fleksibilno upravljanje hijerarhijskom strukturom za pohranu
  • fleksibilnu klasifikaciju dokumenata
  • fleksibilno upravljanje metapodacima
  • napredne opcije pretrage
  • osiguranje povjerljivosti i integriteta
  • kontrolu pristupa
  • dokumentiranje životnog ciklusa arhivskog dokumenta.

Kako osigurati integritet arhiviranih dokumenata?

Integritet dokumenta, cjelovitost sadržaja i vjerodostojnost arhiviranih dokumenata osigurava se uporabom elektroničkog potpisa i vremenskog žiga na svakom arhiviranom dokumentu za cijelo vrijeme njihove pohrane.

Navedeno ne zahtijeva dodatnu interakciju korisnika već se proces obavlja automatski. Tako generirani elektronički potpis i vremenski žig korisnik može preuzeti uz svaki arhivirani dokument, a provjeru izvršiti putem bilo koje aplikacije za verifikaciju po korištenom AdES standardu.

Ulaskom u dugoročni e-Arhiv, dokumenti se dodatno potpisuju elektroničkim potpisom sustava i ovjeravaju kvalificiranim vremenskim žigom (LTA razine), čime se označava točno vrijeme ulaska dokumenta u sustav e-Arhiv. 

Kome je namijenjen Fina e-Arhiv?

  • svim poslovnim subjektima bez obzira na njihovu veličinu i vrstu elektroničke dokumentacije

  • vlasnicima e-servisa koji imaju potrebu za čuvanjem dokumentarnog i arhivskog gradiva

  • fizičkim osobama (građanima) koji imaju potrebu za čuvanjem svoje osobne dokumentacije

  • obveznicima predaje obrazaca u sustav ePorezna (npr. iznajmljivačima paušalistima), e-Trošarine, e-Zdravstveno, e-Mirovinsko 

Kako postati korisnik?

Ovisno o tipu korisnika i modelu pristupa servisu, potrebno je:

  1. Popuniti Pristupnicu za pristup servisu Fina e-Arhiv
  2. Pribaviti odgovarajuće certifikate 
Za informacije o cijenama, korištenju ili integraciji sa servisom Fina e-Arhiv, obratite nam se na adresu elektroničke pošte: e-poslovanje@fina.hr.

Servis e-Arhiv može se koristiti na dva načina:

  • putem web aplikacije – pogodno za male korisnike

  • potpunom automatizacijom - direktno kroz interni poslovni sustav korisnika (računovodstveni/ERP ili dr.) – pogodno za veće korisnike

Za potpunu automatizaciju arhiviranja direktno iz poslovnog sustava ili za pohranu čuvanja određene arhivske građe iz nekog e-servisa potrebno je izvršiti integraciju putem web servisa. Dokumentaciju i podršku prilikom integracije osigurava Fina.

Rad s web aplikacijom: poslovni subjekti

Za pristup servisu putem web aplikacije fizička osoba koja je vezana uz poslovni subjekt/organizaciju, potrebno je pribaviti poslovni certifikat na kripto-uređaju predajom sljedeće dokumentacije:

Rad sa servisom izravno kroz interni poslovni sustav (ERP, DMS ili dr.): poslovni subjekti

Potpuna automatizacija arhiviranja ostvaruje se integracijom poslovnih sustava korisnika sa servisom Fina e-Arhiv (povezivanje putem web servisa). Tako korisnik zadržava svoje postojeće softversko rješenje, a njegov sustav ne mora brinuti o načinu arhiviranja dokumentacije. Integraciju s poslovnim sustavima korisnika osigurava Fina.

Za rad sa servisom direktno kroz poslovni sustav poslovnog subjekta (ERP, DMS ili dr.) potrebno je pribaviti aplikacijski certifikat predajom sljedeće dokumentacije:

Rad s web aplikacijom: fizičke osobe (građani)

Čitav postupak pohrane, klasifikacije pretrage dokumenata, upravljanja hijerarhijskom strukturom za pohranu (organizacija dokumenata kroz spremnike i direktorije) vrši se putem Finine web aplikacije Fina e-Arhiv. Korisnik se unosom PIN-a sa svojeg certifikata na kripto-uređaju prijavljuje u aplikaciju i počinje s radom. 

Za pristup servisu putem web aplikacije građani trebaju pribaviti osobni certifikat na kripto-uređaju predajom sljedeće dokumentacije:

Dokumenti za registraciju na servis

Dokumentacija za izdavanje poslovnog certifikata na kripto uređaju za rad s web aplikacijom e-Arhiv:

Zahtjev za izdavanje poslovnih certifikata

Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte

 

Dokumentacija za izdavanje aplikacijskog certifikata za rad sa servisom e-Arhiv direktno iz poslovnog sustava (npr ERP) :

Zahtjev za izdavanje certifikata za aplikaciju

Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte - aplikacijski certifikati

 

Dokumentacija za izdavanje osobnog certifikata na kripto uređaju za rad s web aplikacijom e-Arhiv:

Zahtjev za izdavanje osobnih certifikata za fizičke osobe/građane

Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za fizičke osobe/građane

Ulaz u aplikaciju e-Arhiv