Česta pitanja i odgovori

Što je elektronički račun?
Elektronički račun je dokument koji je po svom sadržaju istovjetan papirnom računu.

Što je servis e-Račun?
e-Račun je internetski servis koji omogućuje elektroničku razmjenu računa između dobavljača i kupca te upravljanje poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja te arhiviranja računa na brži i sigurniji način. Servis je razvila Fina na temelju preporuka EU u kojima je e-Račun prihvaćen kao standardni oblik računa.
Komunikacija između dobavljača i kupca putem servisa e-Račun znatno je brža u odnosu na klasični način poslovanja jer će elektronički račun biti poslan upravo osobi koja ga treba zaprimiti odnosno koja je za to ovlaštena.
Svrha servisa e-Račun je jednostavna, brza i sigurna razmjena računa između dobavljača i kupca.

Da li je elektronički račun zakonski priznat kao i račun u papirnatom obliku?
29. srpnja 2011. godine objavljene su izmjene u Pravilniku o PDV-u kojima je elektronički račun u potpunosti izjednačen sa računom na papiru. Tom izmjenom Pravilnika otklonjene su zakonske prepreke za slanje elektroničkih računa.

Račun sastavljen na računalu koji sadržava ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje računa smatra se knjigovodstvenom ispravom sukladno Zakonu o računovodstvu. Ukoliko je takav račun ispisan i poslan primatelju pošte, smatra se računom po kojem je dopušten odbitak pretporeza sukladno propisima o PDV-u. Ukoliko takav račun bude poslan u pdf formatu na mail primatelja i tada ispisan kod primatelja, imat će identičan izgled kao i račun koji je poslan poštom. Da li se takav račun smatra računom koji je poslan telekomunikacijskim putem?

Iako je e-mail telekomunikacijski kanal, valja obratiti pozornost na Članak 104a, stavak 3, uvjet 3, Pravilnika koji kaže: mora biti zajamčena vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja računa tijekom prijenosa računa elektroničkim putem od izdavatelja do primatelja računa.

Upitno je da li se e-mail može smatrati dovoljno sigurnim kanalom da bi se mogli nedvojbeno zagarantirati gore navedeni uvjeti. No, za dozvolu i mišljenje, odnosno tumačenje navedenih odredbi, valja se obratiti nadležnom tijelu, odnosno Poreznoj upravi.

Da li se računi koji imaju rečenicu " Račun je ispostavljen elektroničkim putem i pravovaljan je bez potpisa i pečata" može smatrati pravovaljanim?
Prema Pravilniku o PDV-u (NN 89/11), ukoliko e-račun nije ispostavljen sukladno čl. 9 te čl. 11. istog pravilnika, ne smatra se pravovaljanim. Ali to se odnosi samo na elektronički račun.
Dakle, odredba „Račun je izdan u elektroničkom obliku i važeći je bez pečata i potpisa" neće biti primjenjiva u e-Računu. No, navedeno je problematika vezana uz račune na papiru, stoga je potrebno konzultirati i zatražiti službeno mišljenje tijela nadležnog nad Zakonom o računovodstvu i Zakonom o PDV-u, odnosno Porezne uprave.

Budući da imamo nekoliko vrsta isporuka dobara, da li možemo nekim kupcima ispostavljati e- račun, a ostalima u papirnatom obliku?
Naravno. Uvijek će postojati određeni broj primatelja koji neće biti voljni primati račune u elektroničkom obliku, tako da je ne samo dozvoljeno nego i potrebito, korisnicima koji ne žele primati e-račun, isti  slati u papirnatom obliku.

Da li je uz elektronički račun moguće priložiti popratne dokumente?
Uz e-račun je moguće priložiti različite dokumente (nastale elektronički ili skenirane) poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se žele priložiti prilikom slanja računa.

Hoće li e-računi poslani Fini kao posredniku u razmjeni e-računa, biti dostupni Poreznoj upravi ili drugom tijelu i ako da, pod kojim uvjetima? (da li je potreban zahtjev za to i da li se obavještava izdavatelja e-računa o davanju podataka Poreznoj upravi)
Na zahtjev Porezne uprave ili nekog drugog nadležnog tijela, Fina će biti obvezna omogućiti uvid u e- račune korisnika. Naravno, Fina će o istom obavijestiti i korisnika. Trenutno se radi na pripremi procedure koja se odnosi na reviziju e-računa kod informacijskog posrednika, a ista će biti javno dostupna.

Kako se ulazni e-računi knjiže? Da li se za knjiženje moraju izlistati?
Nije potrebno izlistavanje da bi se e-računi knjižili što znači da ćete račune knjižiti na uobičajen način. No, e-Račun treba promatrati kao sustav za razmjenu elektroničkih računa, a knjiženje istih kao zasebnu komponentu koja nije dio procesa isporuke i primitka e-računa.

Na koje sve načine mogu razmjenjivati račune?
Neovisno o veličini ili mogućnostima samog poduzetnika, servis je prilagođen upravo za onakav oblik rada, na kakav je poslovni subjekt navikao. Tako je moguće kreirati, potpisivati i slati e-račune pojedinačno, skupno uvozom i potpisom datoteke ili automatskom razmjenom putem web servisa.

Knjiženje temeljem e-računa se provodi temeljem prikaza na ekranu. Kako će to biti u praksi i poreznom nadzoru?
Porezni obveznici koji obavljaju svoje poslovanje elektroničkim putem moraju osigurati izvornost primljenih i izdanih isprava te cjelovitost njihova sadržaja, a na zahtjev poreznog tijela moraju staviti na raspolaganje dokumentaciju o elektroničkom sustavu korištenom za vođenje poslovnih knjiga, evidencija i izvješća (čl.57. st 5. i 6. OPZ-a).
No, e-Račun treba promatrati kao sustav za razmjenu elektroničkih računa, a knjiženje istih kao zasebnu komponentu koja nije dio procesa isporuke i primitka e-računa

Da li osiguravajuće društvo može ispostaviti račune elektroničkim putem jer nema PDV, isporuka je oslobođena od PDV člankom 11, a kao i financijske transakcije?

Naravno. Pravilnik o PDV-u iz 2009.g., NN149/09, je u članku 104 još tada dozvolio da račune za robe i usluge koje ne podliježu PDV-u, je moguće razmjenjivati elektroničkim putem.

Da li je račun koji sadrži napomenu: " Ovaj račun je sastavljen na računalu te je pravovaljan bez potpisa i pečata" pravovaljan bez potpisa i pečata?

Odredba „Račun je izdan u elektroničkom obliku i važeći je bez pečata i potpisa" neće biti primjenjiva  u e-Računu. No, navedeno je tematika vezana uz račune na papiru, stoga je potrebno konzultirati i zatražiti službeno mišljenje tijela nadležnog nad Zakonom o računovodstvu i Zakonom o PDV-u, odnosno Porezne uprave.

Da li se e-račun može ispostaviti i inozemnom primatelju?

Fina je postala PEPPOL Access Point provider, što znači da se povezala na  međunarodnu mrežu za razmjenu e-računa. PEPPOL mreža omogućuje tvrtkama širom Europe da elektronički komuniciraju s javnim kupcima u različitim fazama procesa nabave. U tom smislu u skoroj budućnosti će tvrtke moći slati e-račune prema inozemnim korisnicima unutar PEPPOL mreže.

Moja tvrtka šalje mali broj računa mjesečno. Koji model je za nas najpogodniji?

Za poslovne subjekte koji šalju mali broj računa izrađena je portalska aplikacija putem koje se e- računi kreiraju, potpisuju, šalju i zaprimaju pojedinačno. Jedini preduvjet za korištenje servisa e-računa putem portalske aplikacije je da poslovni subjekt ima Finine digitalne certifikate na FINA e-kartici ili CoBranding kartici/tokenu banke sa kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji za uslugu e-Račun i pristup internetu.

Što portalska aplikacija omogućuje i kako funkcionira?
Servis omogućuje unos, potpis, slanje, ovjeru e-Računa vremenskim žigom, primanje potvrde o zaprimljenom računu, promjenu statusa računa (ovisno o likvidaciji), primitak, čuvanje i pretraživanje računa, korištenje predložaka te grafičku personalizacija računa (stavljanje loga na račun).
Rad sa portalskom aplikacijom ima sljedeći koncept:
•    dobavljač popunjava račun, potpisuje ga elektroničkim potpisom te šalje kupcu kroz sustav
•    sustav zaprima račun, provjerava potpis te prosljeđuje kupcu
•    kupac zaprima račun, prihvaća ga i plaća ili odbija
•    dobavljač zaprima potvrdu o isporuci te statusu računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen,  plaćen)
•    račun se automatski arhivira (poslani/ zaprimljeni)

Kako funkcionira rad s datotekama?

Ovakav način razmjene računa omogućuje formiranje jedne datoteke sa „n“ računa koja se potom  šalje u sustav e-Račun. Na ovaj način je postignuta određena razina automatizacije procesa slanja/primanja računa.

Rad s datotekama ima sljedeći koncept:

•    Učitavanje datoteka sa „n“ računa

•    Korisnik samo jednom upisuje PIN za potpisivanje e-računa (XML strukture računa i datoteke), a aplikacija potpisuje sve račune i datoteku u jednom koraku

•    Servis e-Račun verificira potpis i raspoređuje pojedinačne e-račune na „n“ primatelja

•    Na strani primatelja, korisnik preuzima datoteku sa „n“ provjerenih i verificiranih e-računa

•    Računi se putem datoteka razmjenjuju preko portalske aplikacije direktnim učitavanjem datoteke u servis e-Račun.

Moram li napraviti neke prilagodbe u svom sustavu da bi mogao račune slati datotekom?

Za razmjenu računa datotekom potrebno je prilagoditi vaš računovodstveni sustav na temelju Finine tehničke dokumentacije te imati Finine digitalne certifikate na FINA e-kartici ili CoBranding kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji.

Tehničku dokumentaciju za prilagodbu vašeg ERP-a možete preuzeti besplatno na web stranici Fine.

Koje su prednosti Fininog servisa e-Račun?

Kontrola statusa računa
Kupac i dobavljač u svakom trenutku imaju informaciju o statusu poslanih i zaprimljenih računa što isključuje mogućnost gubitka računa na putu od dobavljača do kupca ili tijekom procesa likvidacije računa.

Sigurna e-arhiva
Svi računi (poslani i zaprimljeni) arhivirani su u sustavu zbog čega nije potrebno čuvati kopije računa
čime se znatno smanjuje trošak arhiviranja te skraćuje vrijeme pretraživanja računa.

Brža komunikacija između dobavljača i kupca
Dobavljač može na brži način odgovoriti na eventualni upit primatelja računa, a uz račun je moguće priložiti različite dokumente što će skratiti vrijeme koje bi potrošili na duge telefonske razgovore.

Smanjenje troškova poslovanja
S obzirom da se komunikacija odvija elektroničkim putem, nema više troška poštarine, tiska i troška skladištenja dokumentacije.

Može li moj račun vidjeti netko tko na to ne bi trebao imati pravo?
Razmjena računa kroz servis e-Račun je potpuno siguran način razmjene. Račun može poslati i zaprimiti isključivo osoba koja ima to pravo.

Koristi za pošiljatelja e-računa:
•    sniženje troškova kod izdavanja računa
•    ušteda kod tiskanja računa, poštarine i troška materijala
•    poboljšanje odnosa između klijenata
•    programsko dobivanje obavijesti o primitku
•    brza isporuka omogućuje ranije plaćanje računa
•    sigurna arhiva računa
•    mogućnost brzog pretraživanja poslanih računa

Koristi za primatelja e-računa:
•    sniženje troškova u obradi računa
•    ušteda vremena i materijala
•    olakšanje pristupa podacima za plaćanje
•    olakšan pristup i korištenje računa
•    sigurna arhiva računa
•    mogućnost brzog pretraživanja primljenih računa

Moja bi tvrtka račune slala automatski iz našeg računovodstvenog sustava. Koje preduvjete moramo imati?

Finin e-Račun omogućuje povezivanje računovodstvenog sustava korisnika (ERP) sa servisom e- Račun putem web servisa. Razmjena računa putem web servisa zahtijeva integraciju odnosno prilagodbu sustava e-Račun s postojećim ERP-om tvrtke.

Da bi račune mogli razmjenjivati na taj način potrebno je osigurati web servis za razmjenu podataka prema standardnoj XML shemi, imati aplikacijski certifikat za potpisivanje, imati poslužiteljski (SSL) certifikat za uspostavu sigurne veze i obaviti razmjenu informacija za mrežna produkcijska podešavane s obje strane (Fina i korisnik). 

Tko vrši integraciju našeg računovodstvenog sustava sa sustavom e-Račun?

Sustav e-Račun osigurava Fina, a integraciju vašeg ERP-a sa sustavom e-Račun obavljate sami odnosno tvrtka koja se bavi izradom i održavanjem vašeg računovodstvenih sustava (sistem integrator).

Fina će vama ili tvrtki koja će vršiti sistemsku integraciju vašeg ERP-a i Servisa e-Račun osigurati detaljnu tehničku specifikaciju za razmjenu podataka između korisnika i Fine.

Kako se registrirati na servis?
Na servis se moguće registrirati popunjavanjem pristupnice za e-Račun. Pristupnica se predaje u najbližu poslovnicu Fine.
Da bi se postalo korisnikom e-Računa potrebno je imati Finine digitalne certifikate, a vrsta certifikata ovisi o modelu razmjene računa.
Za razmjenu računa putem portalske aplikacije pojedinačno ili uvozom podataka putem datoteke potrebno je imati digitalne certifikate na FINA e-kartici ili CoBranding kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji.
Za razmjenu računa putem web servisa potrebno je imati aplikacijski certifikat za potpisivanje te poslužiteljski certifikat (SSL) za uspostavu sigurne veze.

Da li poslovni subjekt s kojim želim razmjenjivati račune mora dati suglasnost da prihvaća e- račun?

Korisnici Fininog e-Računa potpisujući Pristupnicu za registraciju na sustav određuju svoj status kao korisnika e-Računa. Određujući prava, određuje se i status koji može biti kupac/naručitelj (primatelj) ili dobavljač/isporučitelj (pošiljatelj) e-Računa, odnosno oba statusa istovremeno. Ukoliko je korisnik registriran kao kupac/naručitelj (ili u obje uloge), registracija na sustav se smatra dobrovoljnim pristankom i suglasnost za izdavanje/primanje e-računa.

Ukoliko se radi o poslovnim subjektima koji nisu korisnici Fininog e-Računa, potrebno je ishoditi suglasnost primatelja e-računa prema uvjetima informacijskog posrednika ili unutar samog pravnog odnosa između izdavatelja i primatelja.

Koliko se naplaćuje primanje i slanje računa?
Za primanje računa ne naplaćuje se naknada. Slanje računa se naplaćuje prema redovnom cjeniku Fine.

Koliko se naplaćuje čuvanje e-Računa?
Prva godina arhive e-računa se ne naplaćuje. Usluga arhiviranja e-računa kroz duži vremenski period bit će ponuđena i iskazana zasebnim cjenikom vezanim uz e-Arhivu.

Što sve mogu unutar servisa e-Račun, ako sam pošiljatelj računa?
Prije slanja e-računa možete pretražiti registrirane primatelje odnosno provjeriti da li je primatelj vašeg e-računa u mogućnosti primiti račun posredstvom servisa.
Kao pošiljatelj računa možete unositi elektroničke račune, potpisivati i slati iste. Također možete kreirati predloške za sve primatelje te administrirati inicijalne postavke. Kao pošiljatelj računa, dobivate obavijest od sustava o uspješnom zaprimanju računa, zatim obavijest o prihvaćanju ili odbijanju računa te izvršenom plaćanju računa od strane primatelja.
Ukoliko primatelj djelomično plati račun, dobit ćete obavijest o djelomično plaćenom računu. Svi navedeni statusi automatski se smještaju i grupiraju u adekvatne mape, ovisno o trenutnom statusu poslanog računa.
Kroz arhivu možete pretraživati poslane račune po različitim kriterijima.
Kao pošiljatelj možete pregledavati izvješća o ukupnom broju poslanih računa unutar određenog razdoblja, te prema pojedinim primateljima, kao i ukupne iznose naplaćenih računa.
Sustav omogućuje dobivanje e-mail obavijesti o plaćenom računu.
Također, sustav omogućuje primanje obavijesti o svim greškama koje su se možda dogodile tijekom kreiranja, potpisivanja ili slanja računa.

Što sve mogu kao primatelj računa?

Kao primatelj e-računa možete zaprimiti elektroničke račune. Primljene račune možete prihvatiti ukoliko je račun ispravan ili odbiti, uz dodavanje komentara o razlogu odbijanja, ukoliko je račun neispravan.

Kao primatelj možete pripremiti nalog za plaćanje (e-HUB) deriviran iz e-Računa te ga prikazati na ekranu.

Ukoliko ste se na servis registrirali u banci s kojom Fina ima ugovor za korištenje servisa, tada po plaćanju e-računa preko bančinog internetskog bankarstva, automatski primate status plaćenog e- računa koji se na strani primatelja automatski mijenja u status naplaćenog e-računa.

Ukoliko e-račun plaćate nekim drugim kanalom možete pošiljatelju poslati obavijest o plaćenom ili djelomično plaćenom računu, ukoliko e-račun ne plaćate u cijelosti, navođenjem uplaćenog iznosa i komentara.

Možete pretraživati primljene e-račune kroz arhivu, po različitim kriterijima.

Kao primatelj, možete također pregledavati izvješća o ukupnom broju primljenih e-računa unutar određenog razdoblja, te dobivenih e-računa od pojedinih pošiljatelja, kao i ukupne iznose plaćenih e- računa.

Sustav omogućuje dobivanje e-mail obavijesti o pristiglom e-računu.

Mogu li putem e-maila dobiti obavijest o pristiglom računu?

Putem e-maila je moguće primiti obavijest o pristiglom računu. Dovoljno je u postavkama unijeti e-mail na koji želite primiti obavijest.

Moja tvrtka ima nekoliko podružnica (poslovnih jedinica) koje samostalno primaju i šalju račune. Mogu li se na servis za slanje i primanje e-računa registrirati i poslovne jedinice?

Obzirom da više organizacijskih jedinica unutar jednog OIB-a može imati potrebu primati i slati e- račune, prilikom registracije se na registracijskom listu navodi šifra organizacijske jedinice koja želi koristiti servis.

Kao šifru organizacijske jedinice korisnik može upisati GLN, JUS ili bilo koji internu šifru koju korisnik odabere.

Može li više korisnika biti prijavljeno na servis, za jednu tvrtku?

Na servis može biti prijavljeno više korisnika unutar jednog poslovnog subjekta.

Može li knjigovodstveni servis raditi u ime i za račun svojih klijenata?

Da.

Može li knjigovodstveni servis istodobno koristiti servis u svoje ime i u ime i za račun tvrtki koje su ga ovlastile za korištenje servisa?

Da.

Može li i knjigovodstveni servis i vlasnik tvrtke istovremeno koristiti servis?

Da.

Mogu li provjeriti da li moj poslovni partner (kupac) može primiti e-Račun?

Da. Pod opcijom „Registrirani korisnici“ možete pretražiti sve primatelje e-Računa.

Osim pojedinačnog provjeravanja, moći ćete i preuzeti datoteku sa popisom svih registriranih  korisnika.

Da li ista osoba mora unijeti i potpisati e-račun?

Ne. Osoba koja unosi e-račun ne mora nužno biti i potpisnik. Jedna osoba može dobiti pravo pripreme e-računa, dok druga osoba može dobiti pravo potpisa i slanja prethodno pripremljenih e-računa.

Za što služi potpis na računu?

Elektronički potpis na računu služi za zaštitu integriteta sadržaja e-računa, njegove cjelovitosti te za nedvojbenu autentifikaciju potpisnika odnosno pošiljatelja računa. Elektronički potpis se postiže primjenom digitalnog certifikata koji predstavlja svojevrsni digitalni identitet potpisnika i taj način nedvojbeno predstavlja osobu odnosno tvrtku koja račun potpisuje.

Da li račun kao elektronička isprava mora biti potpisan isključivo naprednim elektroničkim potpisom?

Prema Stavku 1, Članak 104a, Pravilnika o PDV-u račun može biti potpisan i naprednim elektroničkim potpisom i elektroničkim potpisom odnosno račun može potpisati i aplikacija uz primjenu važećeg aplikativnog digitalnog certifikata.

Kako ću za nekoliko godina dokazati da je potpis na računu bio važeći kada je račun izdan?

Uz e-račune se u elektroničku arhivu se pohranjuju i elektronički potpis i vremenski žig. Time su autentičnost  i integritet e-računa zajamčeni za cijelo vrijeme pohrane računa.

Kako se mogu spojiti s internetskim bankarstvom moje banke?

Servis e-Račun omogućuje direktno povezivanje s internetskim bankarstvom banke. Nakon što ste prihvatili račun, nalog za plaćanje automatski se šalje direktno u internet bankarstvo banke gdje će vas dočekati unaprijed popunjen nalog za plaćanje.

Preduvjeti:

a)    da Vaša banka s Finom ima ugovoreno korištenje servisa e-Račun,

b)    da ste se u banci registrirali na korištenje servisa.

Kako znam da je moj račun zaprimljen u sustav?

Sustav automatski šalje potvrdu koja jamči da je račun uspješno zaprimljen u sustav. 

Kako znam da li je primatelj prihvatio račun?

Po zaprimanju računa primatelj ima dvije mogućnosti: prihvatiti ili odbiti račun. Ukoliko ga prihvati, Vama odmah dolazi obavijest da je račun prihvaćen.

Kako znam je li primatelj platio e-Račun?

Postoje dvije situacije:

  • plaćanje računa putem internetskog bankarstva banke s kojom Fina ima ugovor - čim primatelj plati račun, sustav šalje obavijest da je račun plaćen;
  • plaćanje računa nekim drugim kanalom – primatelj ručno šalje obavijest o plaćenom ili djelomično plaćenom računu.

Mogu li djelomično platiti e-račun?

Ukoliko imate direktnu poveznicu s bančinim internetskim bankarstvom nije moguće djelomično platiti račun jer se u nalog za plaćanje automatizmom prosljeđuje cijeli iznos.

Ukoliko plaćanje vršite nekim drugim kanalom, moguće je djelomično platiti račun. U tom slučaju pošiljatelju računa možete poslati obavijest o djelomično plaćenom računu, gdje obavezno upisujete uplaćeni iznos i komentar.

Mogu li kroz servis čuvati račun?

Da. Godinu dana dobivate arhivu e-računa bez naplate i ona je dohvatljiva kroz pretraživač. Svi e- računi će se moći u Fini pohraniti na cijeli zakonski period od 11 godina.

Mogu li brzo dohvatiti i pretraživati račune?

Sve račune unatrag jedne godine možete pronaći kroz „Pretraživač“.

Gdje pronaći arhivu e-računa nakon godine dana?

Korisnik, ukoliko želi, može zatražiti uslugu dugoročne pohrane e-računa. Fina e-Arhiv je izdvojeni servis Fine. Svi računi poslani u Finin servis e-Račun automatski se pohranjuju u servisu e-Arhiv. Korisnik može, ukoliko to želi, zatražiti pristup računima pohranjenima u sustavu e-Arhiv, međutim to je zasebna usluga koja se posebno naplaćuje. Fina, korisniku koji je temeljem ugovora posao arhiviranja dugoročne arhive prenio na Finu, osigurava uvid u arhivu računa na način i pod uvjetima definiranim ugovorom. Na taj način su računi dostupni korisniku za cijelo vrijeme pohrane računa.

Što ukoliko nemam ugovorenu uslugu e-Arhiv, a imam potrebu za računima iz dugotrajne arhive?

S obzirom da se svi e-računi automatski pohranjuju u servisu e-Arhiv, korisnik može, ukoliko se za to ukaže potreba, predajom zahtjeva od Fine dobiti razmjenjene e-račune iz dugotrajne arhive.

Da li se uz račune pohranjuju i prilozi?

Elektronički računi pohranjuju se u izvornom obliku (XML) te njihova vizualizacija u PDF-u. Uz račun se također pohranjuju i prilozi.

Ulaskom u dugoročnu arhivu u sustavu e-Arhiv, računi se dodatno potpisuju elektroničkim potpisom sustava i  ovjeravaju kvalificiranim elektroničkim vremenskim žigom (LTA razine) čime se označava točno vrijeme ulaska računa u e-Arhiv.

Na koji period se arhiviraju računi?

Računi se arhiviraju na period od najmanje 11 godina u skladu sa Zakonom o računovodstvu.

Što u situaciji kad je istekla valuta plaćanja, a račun nije plaćen ili ja nisam dobio obavijest o plaćanju?

30 dana nakon isteka valute plaćanja, ukoliko nije stigla obavijest o plaćanju, račun prelazi u datoteku
„Neobrađeni e-Računi“ koji Vas obavještava da je status još otvoren. Nakon toga moguće je manualno prebacivanje u druge datoteke (plaćen, odbijen..)

U kojem obliku ćemo predavati poslovne knjige poreznom nadzoru ako se dio računa izdaje u pismenom obliku, a dio kao elektronički račun?

Poslovne knjige vodite na jednako kao i do sada, neovisno da li je račun izdan na papiru ili  elektronički. Detalje oko vođenja poslovnih knjiga valja provjeravati sa nadležnim tijelom. 

Ako primamo račune u elektroničkom obliku da li ih možemo printati i odlagati u papirnatom obliku kao vjerodostojan dokument?

Nema potrebe za printanjem takovih isprava obzirom da isprintani e-račun se ne smatra vjerodostojnim elektroničkim računom ukoliko preslika na papiru nije ovjerena. Zakon o elektroničkoj ispravi NN(150/05), članci 9-11, definiraju elektroničku ispravu i mogućnost uporabe njezina isprinta  na papiru.

Napomena na računu: "Račun je izdan u elektroničkom obliku i važeći je bez pečata i potpisa" je najčešći predmet nedoumice, da li po tekućem računu smijemo koristiti pretporez?

Odredba „Račun je izdan u elektroničkom obliku i važeći je bez pečata i potpisa" neće biti primjenjiva  u e-Računu. No, navedeno je tematika vezana uz račune na papiru, stoga je potrebno konzultirati i zatražiti službeno mišljenje tijela nadležnog nad Zakonom o računovodstvu i Zakonom o PDV-u, odnosno Porezne uprave.

e-računi i e-uplatnice, kako ih zaštititi od hakera kad je sigurnost Internet  bankarstva probijena?

Fina koristi najsuvremeniju tehnologiju za obranu od hakerskih napada, kao i zaštite podataka u prijenosnom putu korištenjem PKI tehnologije.

e-Računi se nalaze u sustavu Fine, a korisnici Internet bankarstva mogu samo pregledati e-račune u svom Internet bankarstvu. Mogućnost pregleda je omogućena putem web servisa između Banke i Fine i ne može utjecati na proces razmjene e-računa, i/ili njihov gubitak. e-Uplatnicu generira Fina na  osnovi podataka iz e-Računa, te je šalje u sustav Banke putem web servisa. Drugim riječima, e-računi i e-uplatnice se nalaze u sustavu Fine i osim razmjene nema nikakvog drugog utjecaja, pa tako ni u slučaju eventualnog napada hakera kad je sigurnost Internet bankarstva probijena.

Izrađeni račun na računalu isprintamo i damo komitentu poštambiljan i potpisan. Za svoju arhivu čuvamo račune u PDF-u. Da li bi na račune mogli staviti opasku da su izrađeni na računalu i vrijedi bez žiga i potpisa? Dobivamo veliku količinu takvih ulaznih računa, a nismo sigurni da je to u  skladu sa našim propisima?

Odredba „Račun je izdan u elektroničkom obliku i važeći je bez pečata i potpisa" neće biti primjenjiva  u e-Računu. No, navedeno je tematika vezana uz račune na papiru, stoga je potrebno konzultirati i zatražiti službeno mišljenje tijela nadležnog nad Zakonom o računovodstvu i Zakonom o PDV-u, odnosno Porezne uprave.

Kako reklamirati e-Račun? Naime, ustanovili smo grešku u računu, bilo cijene, količine i sl. Kako ga reklamirati tj. da li se računu vraća istim putem ili se reklamacija obavlja do sada uobičajenim putem? Ako da, šta s tim računom?

Sustav e-Račun omogućuje da račun prihvatite ili odbijete. Odabirom opcije Odbijanje računa možete unijeti komentar odnosno obrazloženje zašto račun odbijate. Odmah po odbijanju računa pošiljatelj računa dobit će obavijest da je račun odbijen na adresu e-pošte, a račun se u sustavu automatski premješta u grupu Odbijenih izlaznih računa.

Istovremeno se taj račun kod primatelja računa raspoređuje u grupu Odbijenih ulaznih računa.

Prednost je Fininog sustava e-Račun u tome što i pošiljatelj i primatelj računa u svakom trenutku imaju uvid u status računa.

Budući da naša ustanova prima račune od dobavljača sa već unaprijed ugovorenim cijenama, kako te cijene prekontrolirati (likvidirati) sa sistemom e-Računa?

Sustav e-Račun je sustav za razmjenu računa između kupca i dobavljača i samim time ne pruža mogućnost automatske kontrole elementa računa i dokumentacije na koju se taj račun veže (narudžbenica, dostavnica, izdatnica i sl.).

Međutim, sustav e-Račun napravljen je tako da se lako može povezati odnosno integrirati sa računovodstvenim sustavom korisnika e-Računa što omogućuje automatizaciju slanja i primanja računa iz računovodstvenog sustava korisnika kroz sustav e-Račun. To drugim riječima znači da će računi koje korisnik e-Računa unese u svoj računovodstveni sustav automatski kroz sustav e-Račun biti poslani primatelju, a računi koje korisnik primi kroz sustav e-Račun bit će automatski učitani u računovodstveni sustav primatelja.

Takvo povezivanje sustava e-Račun i računovodstvenog sustava može omogućiti i povezivanje s dokumentacijom na koju se račun veže, a ovisno o tome koje funkcionalnosti podržava vaš računovodstveni sustav.

Sustav e-Račun osigurava Fina, a povezivanje postojećeg računovodstvenog sustava sa sustavom e- Račun obavlja tvrtka koja se bavi izradom i održavanjem vašeg računovodstvenih sustava.

Da li se e-isprave mogu koristiti i u slučaju izvoza roba za potrebe carine?

Svako nadležno tijelo, pa tako u ovom slučaju Carina, propisuju način na koji se dostavlja propisana dokumentacija. Uvjete e-poslovanja za potrebe carinjenja roba i usluga, propisuje Carina. e-Račun je i dalje kanal za razmjenu računa elektroničkim putem i za sada nije povezan sa ostalim dokumentima u procesu carinjenja.