Odgovori na vaša najčešća pitanja

Što je elektronički račun?

Elektronički račun je dokument koji je po svom sadržaju istovjetan papirnatom računu, a izdaje se i zaprima u strukturiranom elektroničkom obliku (XML) koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.

Što je servis Fina e-Račun?

Servis Fina e-Račun je internetski servis koji omogućuje elektroničku razmjenu e-računa između dobavljača i kupca te upravljanje poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja i arhiviranja e-računa na brži i sigurniji način. Servis je razvila Fina na temelju preporuka EU-a u kojima je e-račun prihvaćen kao standardni oblik računa.

Komunikacija između dobavljača i kupca putem servisa Fina e-Račun znatno je brža u odnosu na klasični način poslovanja jer će elektronički račun biti poslan upravo osobi koja ga treba zaprimiti, odnosno koja je za to ovlaštena.

Svrha servisa Fina e-Račun je jednostavna, brza i sigurna razmjena e-računa između dobavljača i kupca.

Je li elektronički račun zakonski priznat kao i račun u papirnatom obliku?

29. srpnja 2011. godine objavljene su izmjene u Pravilniku o PDV-u kojima je elektronički račun u potpunosti izjednačen s računom na papiru. Tom izmjenom Pravilnika otklonjene su zakonske prepreke za slanje elektroničkih računa.

Proces registracije na servis

Kako mogu postati korisnik servisa Fina e-Račun?

Servis Fina e-Račun koriste poslovni subjekti za razmjenu s drugim poslovnim subjektima i s obveznicima javne nabave. Neovisno o veličini ili mogućnostima samog poduzetnika, servis je prilagođen upravo za onakav oblik rada na kakav je poslovni subjekt naviknuo. Tako je moguće kreirati, potpisivati i slati e-račune pojedinačno kroz web aplikaciju Fina e-Račun ili automatskom razmjenom putem web servisa, odnosno izravno iz računovodstvenog programa korisnika.

Poslovni subjekti mogu koristiti servis Fina e-Račun na sljedeće načine:

• putem Finine web aplikacije Fina e-Račun
• povezivanjem vlastitog računovodstvenog programa na servis Fina e-Račun 

Detaljnije informacije o načinu registracije na servis Fina e-Račun za oba modela razmjene (web aplikacija, web servis) možete pronaći ovdje.

Što mi je sve potrebno za pristup servisu Fina e-Račun?

Preduvjet za pristup servisu Fina e-Račun je posjedovanje poslovnih certifikata na kriptouređaju za rad putem Finine web aplikacije i/ili aplikacijskog certifikata za izravno povezivanje na servis Fina e-Račun iz računovodstvenog programa.

Kakav mi je certifikat potreban za korištenje web aplikacije Fina e-Račun?

Potreban vam je poslovni certifikat na kriptouređaju, odnosno na Fina e-kartici/USB tokenu ili CoBranding kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovorenu suradnju za izdavanje certifikata. Pristupiti možete i certifikatom koji koristite za neki od sljedećih servisa: Registar godišnjih financijskih izvještaja, e-Regos, Fina Web-bon, Fina e-Plaćanje, Registar koncesija, info.BIZ, Fina Web e-Potpis, e-Dugovanja, e-Dražba, e-Mirovinsko, e-Porezna, e- Zdravstveno, e-Carina i dr.

Kakav mi je certifikat potreban za spajanje putem web servisa?

Potreban vam je aplikacijski certifikat.

Kako ishoditi digitalne certifikate na kriptouređaju?

Za ishođenje poslovnih certifikata na kriptouređaju, potrebno je ispuniti i u Fininu poslovnicu dostaviti sljedeće:

• Zahtjev za izdavanje poslovnog digitalnog certifikata - 1 primjerak
• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte - 3 primjerka
• Priložiti presliku osobne iskaznice osobe koja će biti skrbnik certifikata 

Kako ishoditi aplikacijski certifikat?

Za ishođenje aplikacijskog certifikata, potrebno je ispuniti i u Fininu poslovnicu dostaviti sljedeće:

• Zahtjev za izdavanje aplikacijskog certifikata - 1 primjerak
• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte – aplikacijski certifikati - 2 primjerka
• Priložiti presliku osobne iskaznice osobe koja će biti skrbnik certifikata

Kako dodijeliti prava certifikatu?

Prava na certifikate (kriptouređaj/aplikacijski certifikat) dodjeljuju se ispunjavanjem pristupnice za servis Fina e-Račun na kojoj je pod točkom 3 potrebno označiti odabrani model razmjene (web aplikacija ili web servis) te pod točkom 4 označiti prava korisnika.

Obrazac pristupnice možete pronaći ovdje.

Obrazac pristupnice potrebno je dostaviti u najbližu poslovnicu Fine ili putem Online servisa za predaju dokumentacije – OSPD

Koja prava da označim na pristupnici za dodjelu prava poslovnom certifikatu?

Za slanje e-računa preporučamo označiti prava Unos te Potpis i slanje, dok za zaprimanje e-računa preporučamo označiti prava Pregled i prihvat te Slanje obavijesti o plaćanju.

Što označavaju navedena prava?

Prava u svojstvu pošiljatelja e-računa:

Unos – omogućuje pripremu, unos, spremanje te pretraživanje kreiranih i poslanih e-računa.

Potpis – omogućuje potpisivanje, slanje te pretraživanje kreiranih i poslanih e-računa.

Prava u svojstvu primatelja e-računa:

Pregled i prihvat – omogućuje zaprimanje i pretraživanje zaprimljenih e-računa te prihvaćanje ili odbijanje e-računa

Slanje obavijesti o plaćanju – omogućuje slanje obavijesti o plaćenom ili djelomično plaćenom e-računu i zaprimanje e-računa

Priprema naloga za plaćanje – omogućuje uvid u nalog za plaćanje (e-HUB) izveden iz e-računa (za korisnike koji servis koriste putem CoBranding kartice/tokena banke)

Ostala prava:

Pristup svim poslovnim jedinicama – odnosi se samo na tvrtke koje su registrirale više poslovnih jedinica. Ovo pravo korisniku automatski omogućuje jedno i/ili više prava za sve registrirane poslovne jedinice.

Pravo u ime drugog poslovnog subjekta – podrazumijeva korištenje servisa Fina e-Račun, odnosno jednog i/ili više prava u ime drugog poslovnog subjekta temeljem punomoći.

Kako pristupiti web aplikaciji Fina e-Račun?

Web aplikaciji Fina e-Račun možete pristupiti putem sljedeće poveznice: https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunB2B/

Mogu li opunomoćiti svoj knjigovodstveni servis za rad sa servisom Fina e-Račun i na koji način?

Ako poslovni subjekt neće sam pristupati servisu Fina e-Račun, nego prava želi dodijeliti drugom pravnom subjektu, potrebno je ispuniti obrazac Punomoći za korištenje servisa Fina e-Račun. Preduvjet za ovakav način rada je da pravni subjekt koji će umjesto poslovnog subjekta pristupati servisu posjeduje valjane digitalne certifikate na kriptouređaju (web aplikacija) i/ili aplikacijski certifikat (web servis).

Obrazac punomoći možete pronaći ovdje.

Posjedujem certifikate ishođene u banci, mogu li njih koristiti za servis Fina e-Račun?

Ako posjedujete poslovne certifikate ishođene u banci s kojom Fina ima poslovnu suradnju, sve informacije o načinu korištenja servisa i registraciju odrađujete u nadležnoj banci.

Banke s kojima Fina ima ugovorni odnos za servis Fina e-Račun su:

• Zagrebačka banka d.d.  
• Privredna banka d.d.  
• Raiffeisen banka
• Slatinska banka (korisnici Slatinske banke registraciju na servis Fina e-Račun obavljaju u bilo kojoj poslovnici Fine).

Moja tvrtka ima nekoliko podružnica (poslovnih jedinica) koje samostalno primaju i šalju e-račune. Mogu li se na servis za slanje i primanje e-računa registrirati i poslovne jedinice?

S obzirom na to da više organizacijskih jedinica unutar jednog OIB-a može imati potrebu primati i slati e-račune, registracija se odvija ispunjavanjem pristupnice za registraciju tvrtke s poslovnim jedinicama, koju možete pronaći ovdje.

Prilikom ispunjavanja pristupnice, na registracijskom listu navodi se šifra organizacijske jedinice koja želi koristiti servis.

Kao šifru organizacijske jedinice korisnik može upisati GLN, JUS ili bilo koji internu šifru koju korisnik odabere.

Za svaku poslovnu jedinicu i za svaki certifikat korisnika potrebno je dodijeliti prava predajom Pristupnice za internetski servis Fina e-Račun, koju možete pronaći ovdje.

Može li više korisnika biti prijavljeno na servis, za jednu tvrtku?

Na servis može biti prijavljeno više korisnika unutar jednog poslovnog subjekta.

Može li knjigovodstveni servis istodobno koristiti servis u svoje ime te u ime i za račun tvrtki koje su ga ovlastile za korištenje servisa?

Može, potrebno je da knjigovodstveni servis prilikom registracije ispuni Pristupnicu za servis Fina e-Račun te na istoj naznači i pravo „Prava u ime drugog poslovnog subjekta“, uz ostala prava.

Također, za svakog klijenta potrebno je ispuniti obrazac punomoći za servis Fina e-Račun.

Mogu li i knjigovodstveni servis i vlasnik tvrtke istodobno koristiti servis?

Mogu. Poslovni subjekt (vlasnik tvrtke) za sebe predaje Pristupnicu za servis Fina e-Račun, dok za dodjelu prava knjigovodstvenom servisu predaje Punomoć za korištenje servisa Fina e-Račun.

Mora li poslovni subjekt s kojim želim razmjenjivati e-račune dati suglasnost da prihvaća e-račun?

Svaki korisnik servisa Fina e-Račun daje suglasnost za zaprimanje e-računa predajom potpisane Pristupnice za registraciju na servis Fina e-Račun, a korisnici drugih informacijskih posrednika svom informacijskom posredniku dostavljaju suglasnost za zaprimanje e-računa svih svojih dobavljača dostavljenih putem servisa. Fina je povezana s drugim informacijskim posrednicima na način da međusobno razmjenjuju registar korisnika servisa kako bi korisnici međusobno mogli razmjenjivati e-račune te zbog toga nije potrebno pojedinačno davanje suglasnosti od strane svakog korisnika. Svi korisnici koji su registrirani za zaprimanje e-računa dostupni su i vidljivi u svojstvu kupca u javnom registru, kojem možete pristupiti putem sljedeće poveznice https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunJT/. Njima se može poslati e-račun bez potrebe pojedinačnog davanja suglasnosti za zaprimanje e-računa.

Modeli razmjene - općenito

Moja tvrtka šalje mali broj računa mjesečno. Koji je model za nas najpogodniji?

Za poslovne subjekte koji šalju mali broj e-računa izrađena je web aplikacija putem koje se e-računi kreiraju, potpisuju, šalju i zaprimaju pojedinačno. Preduvjet za korištenje servisa Fina e-Račun putem web aplikacije je da poslovni subjekt ima Finine digitalne certifikate na Fina e-kartici ili CoBranding kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji za uslugu servisa Fina e-Račun.

Šaljem nekoliko računa godišnje prema obveznicima javne nabave. Kako im mogu poslati e-račun?

Registracijom na servis Fina e-Račun omogućeno vam je slanje e-računa prema obveznicima javne nabave i drugim poslovnim subjektima, kao i zaprimanje e-računa. Za slanje manjeg broja e-računa prema obveznicima javne nabave, postoji i mogućnost samoregistracije na besplatan portal e-Račun za državu za izdavatelje, uz preduvjet da posjedujete digitalni certifikat ili elektroničku osobnu iskaznicu (uz napomenu da, ako pristupate putem elektroničke osobne iskaznice, e-račune šaljete kao fizička osoba).

Registraciju i pristupanje servisu možete obaviti putem sljedeće poveznice: https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunB2G/registracija

Detaljne upute možete pronaći ovdje.

Za korisnike koji ne posjeduju poslovne certifikate i nemaju mogućnost samostalno poslati e-račun prema javnom naručitelju, slanje e-računa u njihovo ime može odraditi Fina, temeljem punomoći. Više o ovom načinu razmjene e-računa možete pronaći ovdje.

Koji su preduvjeti za razmjenu e-računa izravno iz našeg računovodstvenog programa?

Finin servis e-Račun omogućuje povezivanje računovodstvenog programa (ERP-a) sa servisom Fina e-Račun putem web servisa. Razmjena e-računa putem web servisa zahtijeva integraciju, odnosno prilagodbu servisa Fina e-Račun s postojećim računovodstvenim programom tvrtke (ERP-om).

Da biste e-račune mogli razmjenjivati na taj način, potrebno je osigurati web servis za razmjenu podataka prema standardnoj XML shemi, imati aplikacijski certifikat za potpisivanje, imati poslužiteljski (SSL) certifikat za uspostavu sigurne veze i obaviti razmjenu informacija za mrežna produkcijska podešavanja s obje strane (Fina i korisnik).

Tko vrši integraciju našeg računovodstvenog programa sa servisom Fina e-Račun?

Integraciju provodi sistem integrator korisnika, odnosno tvrtka koja se bavi izradom i održavanjem vašeg programa.

Fina će vama ili tvrtki koja će izvoditi sistemsku integraciju vašeg programa (ERP-a) i servisa Fina e-Račun osigurati besplatnu podršku koja podrazumijeva detaljnu tehničku specifikaciju za razmjenu podataka između korisnika i Fine, konzultacije i testiranja.

Je li uz elektronički račun moguće priložiti popratne dokumente?

Uz e-račun je moguće priložiti različite dokumente (nastale elektronički ili skenirane) poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se žele priložiti prilikom slanja e-računa.

Kako se ulazni e-računi knjiže? Moraju li se e-računi izlistati za knjiženje?

Nije potrebno izlistavanje da bi se e-računi knjižili, što znači da ćete e-račune knjižiti na uobičajen način. Međutim, Fina e-Račun treba promatrati kao servis za razmjenu elektroničkih računa, a knjiženje istih kao zasebnu komponentu koja nije dio procesa isporuke i primitka e-računa.

Ako primamo račune u elektroničkom obliku, moramo li ih ispisivati i odlagati u papirnatom obliku kao vjerodostojan dokument?

Nema potrebe za ispisivanjem takvih isprava, s obzirom na to da se ispisani e-račun ne smatra vjerodostojnim elektroničkim računom ako preslika na papiru nije ovjerena.

Kome mogu slati e-račune putem servisa Fina e-Račun?

Putem servisa Fina e-Račun, možete slati e-račune prema svim registriranim korisnicima (obveznicima javne nabave i poslovnim subjektima) te prema neregistriranim kupcima koje kreirate kao svoje e-mail primatelje. U ovom slučaju, e-račun izlazi iz servisa i njegova isporuka ovisi o primatelju e-pošte na strani primatelja.

Može li se e-račun ispostaviti i inozemnom primatelju?

Fina je postala PEPPOL Access Point provider, što znači da se povezala na međunarodnu mrežu za razmjenu e-računa. PEPPOL mreža omogućuje tvrtkama širom Europe da elektronički komuniciraju s javnim kupcima u različitim fazama procesa nabave. U tom će smislu u skoroj budućnosti tvrtke moći slati e-račune prema inozemnim korisnicima unutar PEPPOL mreže.

S kojim bankama Fina ima ugovorenu suradnju za izdavanje certifikata?

Fina ima ugovorenu suradnju za izdavanje certifikata sa sljedećim bankama: Zagrebačka banka d.d., Privredna banka Zagreb d.d., Raiffeisen banka, Slatinska banka.

Što je potrebno za pristup putem CoBranding kartice/tokena?

Za pristup putem CoBranding kartice/tokena banke, potrebno je registrirati se na servis u nadležnoj banci. Za sve detalje, molimo vas da se obratite svom bankovnom referentu. Korisnici CoBranding kartice/tokena Slatinske banke registraciju na servis Fina e-Račun obavljaju u bilo kojoj poslovnici Fine.

Rad s web aplikacijom

Gdje mogu vidjeti popis registriranih korisnika servisa e-Račun?

Popis možete vidjeti u Javnom registru servisa e-Račun.

Javni registar servisa e-Račun je registar poslovnih subjekata te obveznika javne nabave i pripadajućih poslovnih organizacijskih jedinica koje samostalno mogu primati i/ili izdavati e-račune.

U registru se nalaze korisnici registrirani na servis Fina e-Račun i e-Račun za državu, korisnici drugih informacijskih posrednika te izdavatelji e-računa na centralnoj platformi.

Uvidom u registar možete provjeriti kome možete poslati e-račun, odnosno može li poslovni subjekt ili obveznik javne nabave kojem želite poslati e-račun takav e-račun i primiti.

Trebam izdati e-račun, ali ne mogu pronaći primatelja u tražilici registriranih korisnika?

Ako svog poslovnog partnera kojem trebate izdati e-račun ne pronalazite u tražilici, postoji mogućnost da isti nije registriran za zaprimanje e-računa. Za provjeru je li vaš partner registriran za zaprimanje e-računa, možete koristiti Javni registar servisa e-Račun.

Kako mogu poslati e-račun neregistriranom poslovnom subjektu?

Ako e-račun želite poslati poslovnom subjektu koji nije registriran za zaprimanje e-računa, možete ga kreirati kao svojeg e-mail korisnika. Za ovaj način slanja računa, dovoljno je znati adresu e-pošte neregistriranog primatelja i samostalno pribaviti suglasnost primatelja o zaprimanju e-računa u elektroničkom obliku. Primatelju se šalje obavijest u kojoj je jedinstveni link s pomoću kojeg preuzima e-račun.

Odabirom opcije „E-mail korisnici“ i „Novi e-mail korisnik“ ili opcije „Dodaj e-mail kupca“ prilikom unosa dokumenta unutar aplikacije otvara se forma u koju upisujete sve potrebne podatke kako bi navedenom subjektu mogli poslati e-račun na njegovu adresu e-pošte. Nakon toga korisnik će biti dostupan u pregledu neregistriranih korisnika i moći ćete ga odabrati kao kupca pri popunjavanju sudionika na unosu e-računa.

Kako mogu kreirati ili unositi e-račune u web aplikaciji Fina e-Račun?

Računi u web aplikaciji Fina e-Račun kreiraju se na isti način kao i do sada, odnosno sve popunjavate kao i na papirnatom računu.

Nakon što iz izbornika odaberete radnju "Kreiranje dokumenta - Unos", otvara se ekran za unos dokumenta pod opcijom 1. Sudionici - kartica Prodavatelj i Kupac. Kupce pretražujete prema nazivu ili OIB-u. Kada pronađete željenog kupca te popunite sve potrebne podatke, prelazite na točku 2., Odabir procesa, gdje je potrebno iz padajućeg izbornika odabrati jedan od procesa koji vam odgovara. Kada odaberete proces, potrebno je također iz padajućeg izbornika odabrati i dokument. Dalje se popunjavaju podatci o računu slijedom aplikacije. Nakon upisanih svih podataka dokumenta, pohranjujete račun klikom na gumb "Spremi dokument" koji se nalazi ispod desnog izbornika. U izborniku unutar aplikacije pod opcijom "Dokumentacija" dostupne su korisničke upute koja vam mogu poslužiti prilikom kreiranja samog e-računa.

Što web aplikacija omogućuje i kako funkcionira?

Web aplikacija Fina e-Račun omogućuje unos, potpisivanje, slanje e-računa, zaprimanje e-računa, primanje e-mail obavijesti o zaprimljenom e-računu, promjenu statusa e-računa, pretraživanje ulaznih i izlaznih e-računa, kao i njihovo automatsko arhiviranje.

Rad s web aplikacijom ima sljedeći koncept:

• dobavljač popunjava e-račun, potpisuje ga elektroničkim potpisom te šalje kupcu kroz servis
• servis zaprima e-račun, provjerava potpis te prosljeđuje kupcu
• kupac zaprima e-račun, prihvaća ga i plaća ili odbija
• dobavljač zaprima potvrdu o isporuci te statusu e-računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen)
• e-račun se automatski arhivira (poslani/zaprimljeni)

Koje koristi ima pošiljatelj e-računa?

Koristi za pošiljatelja e-računa su:

• niži troškovi kod izdavanja e-računa
• ušteda kod ispisivanja računa, poštarine i troška materijala
• poboljšanje odnosa između klijenata
• automatsko zaprimanje obavijesti o primitku e-računa
• brza isporuka koja omogućuje ranije plaćanje e-računa
• sigurna arhiva e-računa
• mogućnost brzog pretraživanja poslanih e-računa

Koje koristi ima primatelj e-računa?

Koristi za primatelja e-računa su:

• niži troškovi u obradi e-računa
• ušteda vremena i materijala
• brže slanje povratne informacije pošiljatelju o prihvaćanju e-računa
• jednostavniji pristup podatcima za plaćanje
• sigurna arhiva e-računa
• mogućnost brzog pretraživanja primljenih e-računa

Može li moj e-račun vidjeti netko tko na to ne bi trebao imati pravo?

Razmjena e-računa kroz servis Fina e-Račun potpuno je siguran način razmjene. E-račun može poslati i zaprimiti isključivo osoba koja ima to pravo.

Za što služi potpis na e-računu?

Elektronički potpis na e-računu služi za zaštitu integriteta sadržaja e-računa, njegove cjelovitosti te za nedvojbenu autentifikaciju potpisnika odnosno pošiljatelja e-računa. Elektronički potpis postiže se primjenom digitalnog certifikata koji predstavlja svoj servisni digitalni identitet potpisnika i na taj način nedvojbeno predstavlja osobu odnosno tvrtku koja e-račun potpisuje.

Kako znati koji proces trebam odabrati?

Pri kreiranju dokumenta pod odabirom za unos dokumenta, kod točke br 2. Odabir procesa, u desnom gornjem kutu, nalazi se opcija "Detalji", gdje se može vidjeti detaljan opis svakog procesa.

Koja je razlika između ID-a i broja e-računa?

ID e-računa koji vam je vidljiv u servisu Fina e-Račun automatski je generiran, dok je „Broj dokumenta“ proizvoljan unos dobavljača.

Što je potrebno unijeti u polje „Obračunski period“?

Polje „Obračunski period“ upotrebljava se za označavanje početka i kraja perioda na koji se e-račun odnosi, odnosno datume od i do u kojima je izvršena isporuka dobara ili usluga.

Kako mogu znati je li uneseni IBAN ispravan?

Provjerava se ispravnost formata IBAN-a, no nažalost ne postoji mogućnost provjere je li uneseni IBAN važeći.

Je li uz elektronički račun moguće priložiti popratne dokumente?

Uz e-račun je moguće priložiti različite dokumente (nastale elektronički ili skenirane) poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se žele priložiti prilikom slanja e-računa.

Koja je maksimalna veličina privitka koji se može priložiti u web aplikaciji Fina e-Račun?

Maksimalna veličina privitka koju podržava web aplikacija je 5 MB. Ako imate potrebu za prilaganjem većeg privitka, predviđeno je korištenje poveznice na neku vanjsku memoriju (npr. Google docs, DropBox, itd.) kroz rubriku „Reference“ i polje „Lokacija vanjskog dokumenta“.

Prilikom spremanja e-računa javlja se greška "Račun mora imati bar jednu stavku dokumenta".

Prilikom kreiranja e-računa, kod točke 5. Specifikacije stavki, nakon unosa podataka stavke potrebno je odabrati, uz sami redak stavke, opciju "Spremi". Na jednom e-računu možete navesti više stavki odabirom opcije "Dodaj novu stavku" te je nakon unosa podataka o svakoj stavci potrebno odabrati opciju „Spremi“.

Kako mogu znati da sam ispravno popunio/la e-račun?

Prilikom prvog spremanja e-računa uneseni se sadržaj kontrolira. Ako su određena polja pogrešno popunjena ili nisu uopće popunjena, a obvezna su, nakon odabira opcije "Spremi dokument" pojavit će se obavijest "Postoje greške na formi" te će se crvenom bojom označiti polja koja je potrebno ispuniti. Također će se desno zacrvenjeti odgovarajuća opcija u navigacijskoj traci i po tome ćete prepoznati na kojem se podatkovnom bloku greška nalazi. Ako su polja ispravno popunjena, e-račun će biti spremljen i dobit će automatski ID dokumenta.

Kako mogu potpisati i poslati dokument?

Prije prvog rada u web aplikaciji i kreiranja i potpisivanja prvog dokumenta, potrebno je preuzeti potpisni modul koji se nalazi u izborniku aplikacije pod rubrikom „Potpisno rješenje“. Klikom na opciju „Potpisno rješenje“ započet će preuzimanje potpisnog modula na vaše računalo. Modul je potrebno jednokratno pokrenuti (instalirati) na vašem računalu. Nakon toga, vraćate se u web aplikaciju Fina e-Račun, izrađujete e-račun i uspješno ga potpisujete.

Nakon kreiranja i spremanja dokumenta, kroz rubriku „Kreiranje dokumenta“ - “Unos“ potrebno je desno kod izbornika kliknuti na opciju „Pripremi dokument za potpis i isporuku“. Odabirom navedene opcije, kreira se vizualizacija računa u PDF-u na kraju koje je opcija „Potpiši i pošalji“.

Mora li ista osoba unositi i potpisati e-račun?

Ne. Osoba koja unosi e-račun ne mora nužno biti i potpisnik. Jedna osoba može dobiti pravo pripreme e-računa, dok druga osoba može dobiti pravo potpisa i slanja prethodno pripremljenih e-računa.

Kako ću za nekoliko godina dokazati da je potpis na e-računu bio važeći kada je e-račun izdan?

Uz e-račune, u elektroničku arhivu pohranjuju se i elektronički potpis i vremenski žig. Time su autentičnost i integritet e-računa zajamčeni za cijelo vrijeme pohrane e-računa.

Kako znam da je moj e-račun zaprimljen u sustav?

Sustav automatski šalje potvrdu koja jamči da je e-račun uspješno zaprimljen u sustav.

Kako znam je li primatelj prihvatio e-račun?

Po zaprimanju e-računa, primatelj ima mogućnost prihvatiti, odbiti ili vratiti e-račun zbog pogrešne poslovne/organizacijske jedinice. Ako ga prihvati, vama odmah dolazi obavijest da je e-račun prihvaćen.

Kako znam je li primatelj platio e-račun?

Postoje dvije situacije:

• plaćanje e-računa putem internetskog bankarstva banke s kojom Fina ima ugovor – čim primatelj plati e-račun, sustav šalje obavijest da je e-račun plaćen
• plaćanje e-računa nekim drugim kanalom – primatelj ručno šalje obavijest o plaćenom ili djelomično plaćenom e-računu

Mogu li kroz servis čuvati e-račun?

Da. Fina osigurava pohranu svih e-računa koji su razmijenjeni kroz servis i čuva ih u izvornom strukturiranom elektroničkom obliku na način i u roku utvrđenom u propisima iz područja računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje.

Fina svojim korisnicima putem servisa Fina e-Račun osigurava uvid u kratkoročnu tekuću arhivu razmijenjenih e-računa tekuće godine za prethodnu godinu.

Gdje pronaći dugoročnu arhivu e-računa?

Svi e-računi razmijenjeni putem Finina servisa Fina e-Račun automatski se pohranjuju u izdvojenom servisu Fina e-Arhiv. Korisnik može, ako to želi, ugovoriti s Finom servis Fina e-Arhiv. Servis omogućuje pohranu elektroničkih računa i pripadajućih priloga razmijenjenih kroz servis Fina e-Račun i čuva ih u izvornom elektroničkom obliku prema važećim zakonskim propisima, za vrijeme definirano propisima. Korisniku koji je temeljem ugovora posao arhiviranja dugoročne arhive prenio na Finu, Fina osigurava uvid u arhivu e-računa na način i pod uvjetima definiranima ugovorom. Tako su e-računi dostupni korisniku za sve vrijeme pohrane e-računa.

Što ako nemam ugovorenu uslugu Fina e-Arhiv, a imam potrebu za e-računima iz dugotrajne arhive?

Budući da se svi e-računi automatski pohranjuju u servisu Fina e-Arhiv, korisnik može predajom zahtjeva od Fine dobiti razmijenjene e-račune iz dugotrajne arhive. Više informacija o ovoj usluzi možete zatražiti putem e-mail adrese e-racun@fina.hr ili u bilo kojoj Fininoj poslovnici.

Koliko se naplaćuje primanje i slanje e-računa?

Za primanje e-računa ne naplaćuje se naknada. Slanje e-računa naplaćuje se prema Fininu redovnom cjeniku. Naknade za korištenje servisa Fina e-Račun i izdavanje certifikata možete pronaći ovdje.

Koliko se naplaćuje čuvanje e-računa?

Putem servisa Fina e-Račun osiguran je besplatan uvid u kratkoročnu tekuću arhivu razmijenjenih e-računa tekuće godine za prethodnu godinu. Usluga arhiviranja e-računa kroz duži period ponuđena je i iskazana zasebnim cjenikom vezanim za servis Fina e-Arhiv. Ponudu za servis Fina e-Arhiv možete zatražiti putem e-mail adrese earhiv@fina.hr.

Što sve mogu unutar servisa Fina e-Račun, ako sam pošiljatelj e-računa?

Prije slanja e-računa možete pretražiti registrirane primatelje, odnosno provjeriti je li primatelj vašeg e-računa u mogućnosti primiti e-račun posredstvom servisa.

Kao pošiljatelj e-računa, možete unositi elektroničke račune, potpisivati i slati iste. Također, možete kreirati nove e-račune iz postojećih te administrirati inicijalne postavke. Kao pošiljatelj e-računa, dobivate obavijest od servisa o uspješnom zaprimanju e-računa, zatim obavijest o prihvaćanju ili odbijanju e-računa te izvršenom plaćanju e-računa od strane primatelja, a sve obavijesti možete zaprimiti i na svoju adresu e-pošte.

Ako primatelj djelomično plati e-račun, dobit ćete obavijest o djelomično plaćenom e-računu.

Također, možete pretraživati poslane e-račune po različitim kriterijima.

Osim toga, servis omogućuje primanje obavijesti o svim greškama koje su se možda dogodile tijekom kreiranja, potpisivanja ili slanja e-računa.

Mogu li putem e-pošte dobiti obavijest o pristiglom e-računu?

Putem e-pošte moguće je primiti obavijest o pristiglom e-računu. Dovoljno je u postavkama web aplikacije unijeti adresu e-pošte na koju želite primiti obavijest.

Kako mogu uključiti ili isključiti zaprimanje obavijesti putem e-pošte?

Ako koristite Fininu web aplikaciju za razmjenu elektroničkih računa, potrebno je ažurirati “Postavke djelatnika”. Unesite ispravnu adresu e-pošte te odaberite opciju “Želim zaprimati obavijesti o promjeni statusa primljenih i poslanih dokumenata na e-poštu.”

“Postavke djelatnika” nalaze se u izborniku koji se otvara klikom na ime i prezime prijavljenog korisnika, u gornjem desnom kutu.

Ako za razmjenu e-računa koristite svoj računovodstveni program (ERP), za ažuriranje ili uklanjanje adrese e-pošte za zaprimanje obavijesti o pristiglom e-računu u vašem pretincu potrebno je kontaktirati Fininu tehničku podršku putem e-pošte: eracun.itpodrska@fina.hr

Putem e-pošte sam zaprimio/la obavijest o primitku dokumenta. Gdje ga mogu pregledati i preuzeti?

Obavijest koju ste zaprimili je informativnog karaktera i upućuje da ste putem servisa Fina e-Račun zaprimili novi e-račun.

Kako biste preuzeli isti, potrebno je pristupiti servisu Fina e-Račun putem web aplikacije dostupne na sljedećoj poveznici https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunB2B/ ili putem svog računovodstvenog programa.

Nakon prijave u web aplikaciju, e-račun će vam biti dostupan u izborniku „Ulazni dokumenti“, odabirom „Pregled i dohvat“. Ondje su ujedno svi novozaprimljeni e-računi koji su stigli u vaš pretinac.

Što sve mogu kao primatelj e-računa?

Kao primatelj e-računa, možete zaprimiti elektroničke račune. Primljene e-račune možete prihvatiti ako je e-račun ispravan ili odbiti ako je neispravan, uz dodavanje komentara o razlogu odbijanja.

Ako ste se na servis registrirali u banci s kojom Fina ima ugovor za korištenje servisa, tada kao primatelj možete pripremiti nalog za plaćanje (e-HUB) deriviran iz servisa Fina e-Račun te ga prikazati na ekranu. Također, po plaćanju e-računa preko internetskog bankarstva, automatski primate status plaćenog e-računa koji se na strani primatelja automatski mijenja u status naplaćenog e-računa.

Ako e-račun plaćate nekim drugim kanalom, možete pošiljatelju poslati obavijest o plaćenom ili djelomično plaćenom e-računu, ako e-račun ne plaćate u cijelosti, navođenjem uplaćenog iznosa i komentara.

Možete pretraživati primljene e-račune kroz arhivu, po različitim kriterijima. Servis omogućuje dobivanje obavijesti o pristiglom e-računu putem e-pošte.

Kako se mogu spojiti s internetskim bankarstvom svoje banke?

Servis Fina e-Račun omogućuje izravno povezivanje s internetskim bankarstvom banke. Nakon što ste prihvatili e-račun, nalog za plaćanje automatski šalje se izravno u internetsko bankarstvo banke gdje će vas dočekati unaprijed popunjen nalog za plaćanje.

Preduvjeti:

• da vaša banka s Finom ima ugovoreno korištenje servisa Fina e-Račun
• da ste se u banci registrirali na korištenje servisa

Gdje mogu pronaći zaprimljene e-račune?

Svi e-računi koji su dostavljeni u vaš pretinac dostupni su unutar web aplikacije u izborniku pod „Ulazni dokumenti“ – „Pregled i dohvat“. U gornjem dijelu ekrana za pregled i dohvat moguće je filtrirati e-račune prema broju dokumenta, ID dokumenta, statusu i tipu dokumenta te je moguće proširiti opcije pretrage za pretragu po vrsti dokumenta, nazivu i OIB-u prodavatelja.

E-račun mi je stigao, ali ga ne pronalazim na sučelju „Ulazni dokumenti“.

Predlažemo da pokušate pretražiti ulazne dokumente prema ponuđenim filtrima. Ako je dospjeli e-račun negativnog iznosa, možete ga pronaći kao „Tip dokumenta“ – „Odobrenje“.

Kako preuzeti PDF vizualizaciju e-računa?

Prelaskom pokazivačem po prozoru u kojem je prikazana vizualizacija e-računa, nudi vam se mogućnost da preuzmete PDF e-računa ili ispod navedenog prozora klikom na poveznicu koja je označena s „Vizualizacija“.

E-račun mi je stigao, ali ima oznaku „XML račun nije elektronički potpisan“.

E-račun se u servisu Fina e-Račun može dostaviti putem triju metoda koje su regulirane zakonom. Samo PKI metoda dostave očekuje primjenu elektroničkog potpisa, što je na vizualizaciji e-računa vidljivo kao oznaka da je e-račun digitalno potpisan uz prikaz informacija iz certifikata. U slučaju primjene EDI metode ili metode poslovnih kontrola (OTH), takav e-račun na sebi ne mora nužno imati ugrađen elektronički potpis. Određeni posrednici i izdavatelji koji su povezani na centralnu platformu ne primjenjuju nužno elektronički potpis i svoje e-račune dostavljaju putem metode procesnih kontrola. Stoga će e-računi poslani od tih posrednika imati upravo oznaku "XML račun nije elektronički potpisan".

Navedeno ne znači da je takav e-račun neispravan, nego samo to da se na njega primjenjuju druga pravila za dokazivanje vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja.

E-računi koji su elektronički potpisani će na vizualizaciji e-računa imati oznaku da je takav strukturirani e-račun elektronički potpisan, a sam e-račun sadržavat će  elektronički potpis.

Kako mogu upisati razlog odbijanja e-računa?

Ako koristite web aplikaciju Fina e-Račun, odabirom opcije “Odbij dokument” otvara se polje “Komentar” u koje možete napisati napomenu.

S druge strane, ako tu radnju provodite putem svoga računovodstvenog programa (ERP-a), ljubazno vas molimo da kontaktirate proizvođača softverskog rješenja svoga programa.

Što označava status e-računa „Zaprimljen“?

Elektronički račun koji je u statusu „Zaprimljen“ uspješno je zaprimljen u sustav te je nad istim provedena validacija ispravnosti, odnosno usklađenosti s EU normom EN:16931.

Što označava status e-računa „Potvrđeno zaprimanje“?

Elektronički račun koji je u statusu „Potvrđeno zaprimanje“ uspješno je zaprimljen u sustav te je proslijeđen u ulazni pretinac primatelja koji je dokument pregledao i time potvrdio zaprimanje.

Što označava status e-računa „Prihvaćen“?

Elektronički račun koji je u statusu „Prihvaćen“ uspješno je zaprimljen u sustav, proslijeđen u ulazni pretinac primatelja koji je dokument prihvatio.

Što označava status e-računa „Odbijen“?

Elektronički račun koji je u statusu „Odbijen“ uspješno je zaprimljen u sustav, proslijeđen u ulazni pretinac primatelja koji je dokument odbio te uz njega naveo razlog odbijanja.

Što označava status e-računa „Pogrešna poslovna/organizacijska jedinica“?

Postavljanjem e-računa u status „Pogrešna poslovna/organizacijska jedinica“, primatelj obavještava pošiljatelja da je e-račun ispostavljen na pogrešnu poslovnu/organizacijsku jedinicu te da pošiljatelj treba poslati novi e-račun na ispravnu organizacijsku jedinicu. Ovaj se status može koristiti u slučajevima kada primatelj ima registriranih više poslovnih/organizacijskih jedinica za zaprimanje e-računa te je e-račun ispostavljen na pogrešnu poslovnu/organizacijsku jedinicu. Postavljanjem e-računa u status „Pogrešna poslovna/organizacijska jedinica“, pošiljatelju je omogućeno ponovno slanje e-računa s istim brojem dokumenta unutar jedne kalendarske godine.

Kako prihvatiti e-račun koji je greškom odbijen?

Ako je e-račun greškom odbijen, moguće je izmijeniti njegov status u „Prihvaćen“ i obratno na sljedeći način:

Potrebno je pronaći e-račun kroz rubriku „Ulazni dokumenti“ – „Pregled i dohvat“. Na ekranu će se prikazati prozor s vizualizacijom dokumenta uz koju se nalazi opcija „Akcija odbijenog dokumenta“. U padajućem izborniku potrebno je odabrati „Prihvati dokument“ te zatim na dnu ekrana kliknuti na „Izvrši akciju“.

Također, moguće je dodati komentar prilikom izmjene statusa dokumenta kroz opciju „Komentar“.

Gdje mogu vidjeti poslane e-račune?

Sve izlazne e-račune možete pregledati odabirom opcije „Izlazni dokumenti“. U gornjem dijelu ekrana moguće je filtrirati e-račune prema broju dokumenta, ID dokumenta i tipu dokumenta te je moguće proširiti opcije pretrage za pretragu po statusima, datumu slanja i/ili izdavanja, OIB-u kupca, iznosu i slično. 

E-račun je uspješno poslan, no pod „Izlazni računi“ pojavi se tek nakon nekog vremena.

Zbog obrade e-računa, može se dogoditi mali vremenski razmak između slanja i „vidljivosti“ na ekranu izlaznih e-računa. Navedeno može trajati maksimalno nekoliko minuta.

Kako mogu znati da je primatelj zaprimio e-račun?

E-račun dobiva status „Potvrđeno zaprimanje“ u trenutku kad naručitelj prvi put otvori zaprimljeni e-račun. Ako je e-račun uspješno poslan, a nije pregledan od strane primatelja, evidentiran je sa statusom „Zaprimljen“.

Primatelj mi je odbio e-račun, kako ga ispraviti?

Nije moguć ispravak već izdanog e-računa, s obzirom na to da da je prilikom izdavanja i slanja e-računa u isti ugrađen kvalificirani potpis i vremenski žig. Promjena u e-računu utjecala bi na integritet potpisa koji bi se u tom slučaju narušio, a sam bi e-račun bio nevažeći.

U slučaju potrebe za storniranjem e-računa, odnosno otkazivanjem ili ispravkom e-računa, potrebno je izraditi odobrenje ili korektivni e-račun kao novi dokument (s novim brojem dokumenta) odabirom procesa P9 ili P10. Odobrenje vam omogućuje "storniranje" stavaka na način da ga kreirate kao i e-račun, upisujući sve podatke kao i na osporenom e-računu, a u kartici "Reference" morate se referirati na osporeni e-račun.

E-račun je poslan kroz web aplikaciju i ima status „Zaprimljen“, a primatelj tvrdi da ga nije zaprimio?

Ako je status e-računa „Zaprimljen“, to znači da je uspješno zaprimljen u sustav. Ako primatelj koristi neki drugi informacijski posrednik, a ne Finu, možete nas kontaktirati putem e-pošte e-racun@fina.hr s podatcima o e-računu (broj dokumenta, ID, datum slanja računa) te podatcima o primatelju, nakon čega će Fina izvršiti detaljnije provjere razmjene e-računa.

Prilikom potpisivanja dokumenta javlja mi se greška „Isteklo vrijeme za validaciju statusa“?

Navedena greška javlja se u slučaju kada nije preuzet potpisni modul koji se nalazi u izborniku web aplikacije pod rubrikom „Potpisno rješenje“. Klikom na opciju „Potpisno rješenje“, započet će preuzimanje potpisnog modula na vaše računalo. Modul je potrebno jednokratno pokrenuti (instalirati) na vašem računalu. Nakon toga se vraćate u web aplikaciju Fina e-Račun, izrađujete e-račun i uspješno ga potpisujete.

Poteškoće s prijavom i integracijom

Mogu li aplikaciju koristiti na više računala?

Web aplikaciju Fina e-Račun može koristiti više korisnika na više računala istodobno. Preduvjet je uspješno instalirana programska podrška za digitalne certifikate na svakom od računala.

Je li moguće korištenje servisa Fina e-Račun na računalima s MAC OS?

Servis Fina e-Račun moguće je koristiti isključivo na Microsoft Windows 7 ili novijem operacijskom sustavu, kao što je navedeno u Općim uvjetima korištenja servisa koji su dostupni na mrežnim stranicama Fine.

Nakon unosa PIN-a zatvori se preglednik.

Isključite „pop-up blocker“ u postavkama preglednika.

Prilikom pokušaja pristupa javlja mi se greška 403?

Ako se javlja greška 403 ili greška za nemogućnost prijave, potrebno je provjeriti i slijediti korake:

• Obavljena je registracija na sustav (trebali ste zaprimiti e-poštu o obavljenoj registraciji)
• Link preko kojeg pristupate je sljedeći: https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunB2B
• Web aplikaciju koristite samo u jednoj kartici internetskog preglednika

Ako se greška i dalje javlja:

• Javlja li se prilikom pokušaja prijave odabir certifikata i upis PIN-a?

1. Ako ne, onda je najvjerojatnije greška u pogrešno instaliranoj programskoj podršci za kriptouređaj (token/kartica) na kojemu se nalaze certifikati.
   Postoji mogućnost da uopće nije instalirana ili da je instalirana pogrešno. Instalacijski paket kao i upute za preuzimanje certifikata možete pronaći na našim stranicama
   Ovisno o uređaju koji koristite, možete preuzeti odgovarajuću instalaciju (piše na samom uređaju). Ako ne možete sami, pomoć s instalacijom kriptouređaja pruža naš call centar pa ih možete nazvati na 0800 0080 da s vama prođu postupak.
2. Ako upisujete odgovarajući PIN te vam se tada javlja greška 403, molimo vas da nam javite što je moguće bliže točno vrijeme kada ste se pokušali spojiti te nam pošaljete sliku svog ekrana a greškom na adresu: e-racun@fina.hr.

Zaključao sam uređaj, što je potrebno napraviti?

Ako posjedujete QSCD uređaj, otključavanje je potrebno provesti s pomoću aplikacije DeviceClient (minimalno verzija 1.3.3) koja se preuzela na početku korištenja uređaja. Za otključavanje uređaja potreban vam je Unlock code koji je bio prikazan na kraju procesa aktivacije uređaja. Upute za otključavanje QSCD uređaja dostupne su na sljedećoj poveznici: http://rdc.fina.hr/upute/Aktivacija_i_otkljucavanje_QSCD_uredjaja.pdf

U slučaju da ne znate Unlock code, bit će potrebno zamijeniti uređaj.

Za otključavanje uređaja koji nije QSCD, potrebno je javiti se u najbliži Finin registracijski ured.

Zaboravio sam lozinku, kako kreirati novu?

Ako ste lozinku zaboravili i ako je od izdavanja certifikata prošlo manje od godine dana te ako nije nastupio period u kojem je moguća obnova certifikata (45 dana prije isteka), moguće je zatražiti oporavak certifikata na temelju Zahtjeva za opoziv, suspenziju, reaktivaciju ili oporavak certifikata. Obrazac zahtjeva možete pronaći na sljedećoj poveznici:
https://rdc.fina.hr/obrasci/ZahtjevOpozivSuspenzijaReaktivacijaOporavakeIDAS.pdf