e-Račun u javnoj nabavi

Servis e-Račun za državu centralno je mjesto za zaprimanje svih e-računa koje izdavatelji računa šalju obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi.

Servis e-Račun za državu

Prema prijedlogu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, obveznici primjene Zakona o javnoj nabavi (naručitelji) su s prosincem 2018. godine obvezni u postupcima javne nabave zaprimati račune u elektroničkom obliku.

Kako se naručitelji ne bi morali povezivati sa svakim pojedinim informacijskim posrednikom koji postoji na tržištu, sada se povezuju s jednom centralnom točkom - sustavom e-Račun u javnoj nabavi (servisom e-Račun za državu).

Prednosti uvođenja e-Računa u javnu nabavu su:

  • ušteda u obradi ulaznih računa zbog automatiziranog unosa računa
  • bolja raspodjela ljudskih resursa i veća produktivnost
  • sigurna pohrana svih računa s prilozima u sustavu e-Arhiva,
  • brzo pretraživanje primljenih i arhiviranih računa
  • brža i jednostavnija revizija računa
  • kreiranje prilagođenih izvještaja

Servis e-Račun za državu omogućuje i slanje e-računa kroz sustav.

Uvođenje obveznog e-Računa u javnu nabavu osim za izdavanje računa prema naručiteljima, potaknut će i razmjenu računa između poslovnih subjekta u privatnom sektoru čime će se ostvariti i značajne uštede u cjelokupnom gospodarstvu.

Zaprimanje e-Računa

Računi se mogu zaprimati na jedan od sljedećih načina:

1. Direktno u svoj računovodstveni sustav (ERP sustav) - zahtjeva prilagodbu i integraciju sustava sa servisom e-Račun za državu

2. Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu - računi se zaprimaju kroz web aplikaciju (naručitelj račun prihvaća, odbija ili šalje na likvidaturu). Ovaj način zaprimanja računa ne zahtijeva integraciju sa sustavom

Servis e-Račun za državu također omogućuje i slanje e-računa kroz sustav. 

Izdavanje e-Računa

Poslujete li s pravnim subjektima koji su obveznici primjene Zakona o javnoj nabavi (u nastavku teksta naručitelji)* na sljedeće načine možete se pripremiti za prelazak na novi način poslovanja i slanje strukturiranih elektroničkih računa (e-računa):

1. Direktno iz svog računovodstvenog sustava (ERP sustav)

Zahtjeva prilagodbu i integraciju internog računovodstvenog sustava sa servisom e-Račun za državu. Pogodna je za one koji prema naručiteljima šalju veliki broj računa ili su veliki sustavi te za informacijske posrednike

2. Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu 

Računi se kreiraju i šalju kroz web aplikaciju, registracija se vrši on-line bez potrebe dolaska u Finu. Ovaj način slanja računa ne zahtijeva integraciju vašeg internog računovodstvenog sustava sa servisom e-Račun za državu. Pogodan je za one koji prema naručiteljima šalju mali broj računa

3. Putem informacijskog posrednika

Informacijski posrednik je treća strana koja posreduje između izdavatelja i servisa e-Račun za državu, odnosno naručitelja. Korištenje informacijskog posrednika je uglavnom komercijalnog karaktera, na tržištu ih postoji veliki broj, a izdavatelji računa proizvoljno odabiru informacijskog posrednika.

Ako već koristite usluge nekog informacijskog posrednika za elektroničko slanje računa, potrebno je obratiti se tom informacijskom posredniku kako bi se informirali o potrebnim prilagodbama. 

 

Za korisnike Fininog servisa e-Račun

Ako račune šaljete pojedinačno putem web aplikacije servisa, nastaviti ćete koristiti postojeće rješenje kakvo jest, a sve potrebne izmjene prema HRN EN 16931 izvršiti će Fina.

Ako račune šaljete direktno, potrebno je napraviti prilagodbe vašeg internog računovodstvenog sustava prema HRN EN 16931. Potrebne prilagodbe radi vaša tehnička podrška koja održava računovodstveni sustav. Fina će osigurati tehničku podršku pri testiranju usklađenog rješenja sa servisom.

Fina je za korisnike koji integriraju svoj interni računovodstveni sustav sa servisom e-Račun za državu izradila integracijski modul. Svrha modula je olakšati integraciju korisnika s servisom e-Račun za državu. 

 

* Prema Zakonu o javnoj nabavi naručitelji su javni i sektorski naručitelji.

Informacijski posrednici

Servis e-Račun za državu omogućuje da u razmjeni računa s naručiteljima* sudjeluju svi sadašnji i budući informacijski posrednici i dobavljači ERP rješenja u što većem broju.

Fina će svakom informacijskom posredniku i dobavljaču ERP rješenja koji zadovolji tehničke preduvjete opisane u tehničkoj dokumentaciji omogućiti povezivanje. Rok za povezivanje ovisi o tehničkoj spremnosti za ispunjenje tehničkih preduvjeta za povezivanje na strani informacijskog posrednika i dobavljača ERP-a  te nakon provedenog uspješnog testiranja.

Fina pruža podršku za tehničko povezivanje Servisa sa sustavom Informacijskog posrednika.

 

*Prema Zakonu o javnoj nabavi naručitelji su javni i sektorski naručitelji.

Fina je član PEPPOL-a (Pan European Public Procurement OnLine) koji omogućava prekograničnu razmjenu računa i ostalih dokumenata u procesima javne nabave.

Lista članova PEPPOL-a se nalazi na https://peppol.eu/who-is-who/openpeppol-member-list-2/

Fina Access Point  je certificirana PEPPOL pristupna točka koja komunicira s ostalim PEPPOL pristupnim točkama i omugućava interoperabilnu prekograničnu razmjenu računa sukladno EN-16931.

Popis svih certificiranih Pristupnih točki PEPPOL-a se nalazi na https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/

 

S ciljem lakše integracije na sustav e-Račun, Fina je izradila Integracijski modul čija je svrha olakšati integraciju Fininih korisnika s Fininim web servisima. 

Modul se pokreće na strani korisnika, korisnik prema modulu šalje REST zahtjev, a modul zatim kreira SOAP poruku s UBL računom, potpisuje račun i poruku certifikatom korisnika te je šalje prema web servisu Fine.
Podaci koji se šalju u REST zahtjevu su u JSON formatu, dok sâm dokument koji se šalje može biti u XML ili JSON formatu, ovisno o preferencijama korisnika.

Integracijski modul je besplatan i može ga se dobiti ispunjavanjem Zahtjeva za integracijski modul.

Zahtjev je potrebno poslati na mail adresu eracun.itpodrska@fina.hr ili dostaviti u bilo koju poslovnicu Fine.


Ulaz u Registar korisnika e-Računa

Registar korisnika e-Računa je registar poslovnih subjekata i pripadajućih poslovnih jedinica koje samostalno mogu primati i slati račune, a koji su registrirani na Finin servis e-Račun. 

U Registru korisnika se također nalaze i obveznici javne nabave registrirani kao korisnici servisa e-Račun za državu te korisnici drugih informacijskih posrednika povezanih s Fininim servisom e-Račun.

Uvidom u Registar korisnika e-Računa možete provjeriti kome možete poslati e-račun odnosno može li poslovni subjekt ili obveznik javne nabave kojem želite poslati e-račun takav račun i primiti.