Odgovori na vaša najčešća pitanja

Za pristup servisu potrebno je posjedovati digitalni certifikat na Fina kriptouređaju (USB stivk) i/ili aplikacijski certifikat te prethodno izvršiti registraciju. Za registraciju je potrebno popuniti Pristupnicu za servis Fina e-Arhiv te istu predati u poslovnicu Fine ili online putem Online servisa za predaju dokumentacije (OSPD).

Za ishođenje poslovnih certifikata na Fina kriptouređaju (USB stick), potrebno je preuzeti i popuniti odgovarajuće obrasce ovisno o načinu dostave dokumentacije. Za digitalnu predaju dokumentacije putem Online servisa za predaju dokumentacije (OSPD) potrebno je popuniti i dostaviti:

• Zahtjev za izdavanjem poslovnog digitalnog certifikata (1 primjerak)
• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte (1 primjerak)
• Presliku osobne iskaznice (prednja i stražnja strana) ili putovnice korisnika certifikata (1 primjerak).

Ukoliko dokumentaciju osobno predajete u jednoj od naših poslovnica potrebno je dostaviti: 

• Zahtjev za izdavanjem poslovnog digitalnog certifikata (1 primjerak)
• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte (3 primjerka)
• Presliku osobne iskaznice (prednja i stražnja strana) ili putovnice korisnika certifikata (1 primjerak)

Kako ugovoriti uslugu i ishoditi certifikate pogledajte ovdje.

Za ishođenje aplikacijskog certifikata, potrebno je preuzeti i popuniti odgovarajuće obrasce ovisno o načinu dostave dokumentacije. Za digitalnu predaju dokumentacije putem Online servisa za predaju dokumentacije (OSPD) potrebno je popuniti i dostaviti:

• Zahtjev za izdavanje certifikata za aplikaciju (1 primjerak)
• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte – aplikacijski certifikati (1 primjerak)
• Presliku osobne iskaznice (prednja i stražnja strana) ili putovnice korisnika certifikata (1 primjerak)

Ukoliko dokumentaciju osobno predajete u jednoj od naših poslovnica potrebno je dostaviti: 

• Zahtjev za izdavanjem certifikata za aplikaciju (1 primjerak)
• Ugovor o obavljanju usluga certificiranja za poslovne subjekte – aplikacijski certifikati (2 primjerka)
• Presliku osobne iskaznice (prednja i stražnja strana) ili putovnice korisnika certifikata (1 primjerak)

Kako ugovoriti uslugu i ishoditi certifikate pogledajte ovdje.

Da, certifikati izdani u banci koja ima ugovorenu suradnju s Finom mogu se koristiti za pristup servisu Fina e-Arhiv. Uslugu je moguće ugovoriti u poslovnici Fine ili online, predajom pristupne dokumentacije putem Online servisa za predaju dokumentacije (OSPD).

Banke s kojima Fina ima ugovorenu suradnju:

• Zagrebačka banka d.d.
• Privredna banka Zagreb d.d.
• Raiffeisenbank Austria d.d.
• Slatinska banka d.d.

Prilikom popunjavanja Pristupnice potrebno je definirati način pristupanja servisu te prava krajnjeg korisnika:

• Pod točkom 3. potrebno je označiti odabirete li rad u web aplikaciji digitalnim certifikatom ili aplikacijskim certifikatom odnosno odabirete li integraciju s računovodstvenim programom (web servis)
• Pod točkom 4. potrebno je označiti koja prava će biti dodijeljena krajnjem korisniku

Pravo "Administrator" označava ovlaštenje za korištenje svih funkcionalnosti te pristup i upravljanje svim elektroničkim dokumentima i digitalnim sadržajem u servisu Fina e-Arhiv za određeni poslovni subjekt. Administrator može servisu Fina e-Arhiv pristupati samostalno ili može drugom krajnjem korisniku dodijeliti prava na određeni Spremnik.

Pravo "Korisnik" označava ovlaštenje za korištenje funkcionalnosti u servisu Fina e-Arhiv i prava na određeni Spremnik koje mu dodijeli krajnji korisnik sa pravom "Administrator".

Važno je da minimalno jedan korisnik unutar poslovnog subjekta ima dodijeljeno pravo "Administrator".

Da, više korisnika može biti registrirano za isti poslovni subjekt. Također, jedan ili više korisnika mogu imati dodijeljeno pravo "Administrator", jednako kao i pravo "Korisnik".

Da, knjigovodstveni servis može koristiti Fina e-Arhiv za vlastite potrebe kao i za klijente koji su svoj knjigovodstveni servis prethodno opunomoćili za korištenje Fina e-Arhiva.

Za rad u ime klijenata potrebno je:

• Na Pristupnici označiti pravo 'Prava u ime drugog poslovnog subjekta' uz ostala prava (pod točkom 4)
• Za svakog klijenta, dostaviti Punomoć za korištenje servisa Fina e-Arhiv
• Za svakog klijenta, dostaviti presliku osobne iskaznice (prednja i stražnja strana) ili putovnice osobe ovlaštene za zastupanje opunomoćitelja

Dokumentaciju je moguće predati u poslovnicu Fine ili online putem Online servisa za predaju dokumentacije (OSPD).

Servisu Fina e-Arhiv moguće je pristupiti putem sljedeće poveznice: https://digitalneuslugearhiv.fina.hr/earhiv-web/

Za prijavu u servis potrebno je odabrati odgovarajući certifikat na kojemu su dodijeljena prava za pristup servisu Fina e-Arhiv.

e-računi se čuvaju u skladu sa zakonski propisanim rokovima čuvanja. 

• Nefiskalizirani e-računi čuvaju se 11 godina u skladu sa Zakonom o računovodstvu (čl. 10)
• Fiskalizirani e-računi čuvaju 6 godina u skladu sa Zakonom o fiskalizaciji (čl. 35) 

Dokumenti koje korisnik sam pohrani ostaju dostupni trajno odnosno do trenutka kada ih korisnik sam obriše.

Kako bi e-računi bili vidljivi, potrebno je aktivirati spremnik servisa Fina e-Račun te direktorije za odgovarajuće godine. Aktivaciju može izvršiti samo korisnik s dodijeljenim pravom "Administrator".

Za aktivaciju je potrebno:

1. prijaviti se u web aplikaciju Fina e-Arhiva
2. odabrati "Administracija" (pored imena i prezimena ili naziva aplikacijskog certifikata) 
3. otvoriti karticu "Administracija e-Servisa"
4. kliknuti na "Aktiviraj e-Servis" (spremnik "eRacun2020") 
5. aktivirati željene direktorije putem opcije "Aktiviraj direktorij"

Ako se na ekranu "Administracija e-Servisa" ne prikazuju direktoriji potrebno je prvo kliknuti na spremnik "eRacun2020" (lijevo od gumba "Aktiviraj/Deaktiviraj e-Servis"), a zatim na direktorij "11111111111" kako bi se isti otvorio te kako bi prikazali direktoriji dostupni za aktivaciju.

Nakon aktivacije, dokumentima se može pristupiti kroz izbornik s lijeve strane ekrana klikom na spremnik "eRacun2020".

Radi optimizacije prostora, e-računi se arhiviraju isključivo u PDF formatu, a XML se nalazi pohranjen kao privitak unutar PDF-a.

XML možete preuzeti putem opcije "Preuzmi priloge" u detaljima pojedinog dokumenta. Tom se opcijom preuzimaju svi prilozi, uključujući i XML, budući da su sastavni dijelovi arhiviranog dokumenta/e-računa u PDF formatu.

XML je moguće preuzeti i izravno u programu Adobe Acrobat. Nakon otvaranja PDF dokumenta potrebno je kliknuti na ikonu spajalice u izborniku s desne strane ekrana kako bi se prikazali svi prilozi. Zatim desnim klikom na XML odabrati opciju "Spremi kao privitak" (Save as attachment).

Kako biste preuzeli dokumente, u izborniku s lijeve strane ekrana potrebno je odabrati željeni spremnik, označiti direktorije koje želite preuzeti te kliknuti  na opciju "Preuzmi". 

Ako je broj dokumenata manji, sustav automatski generira ZIP datoteku koja se odmah preuzima na vaše računalo.

Ako je broj dokumenata veći, potrebno je unijeti e-mail na koji će biti poslana obavijest da je preuzimanje pripremljeno. Zatim, dokumente možete preuzeti putem poveznice dostavljene e-mailom ili kroz web aplikaciju ("Administracija" > "Poveznice za preuzimanje dokumenata"). Poveznica za preuzimanje dokumenata aktivna je 24 sata.

Grupe služe za jednostavnije i lakše pretraživanje dokumenata. Svi dokumenti unutar spremnika servisa Fina e-Račun razvrstani su u pripadajuće grupe čime je omogućen pregled svih priloga vezanih uz pojedini e-račun.

Putem grupa omogućeno je preuzimanje dokumenata povezanih uz e-račun nakon odabira željenih dokumenata klikom na "Preuzmi dokumente".

Ne, unutar spremnika servisa Fina e-Račun (spremnik "eRacun2020") nije moguće vršiti akcije kao što su brisanje ili arhiviranje.

Arhivirane e-račune pretražuje se klikom na "Pretraži" nakon čega se otvara ekran s osnovnim kriterijima pretrage. U filtrima, bilježi se spremnik i direktorij prema lokaciji s koje je korisnik otvorio pretraživanje, a dokumente je moguće pretražiti prema nazivu, datumu ili GUID-u dokumenta.

Za kreiranje novog spremnika, u izborniku s lijeve strane ekrana potrebno je kliknuti na spremnik "Osnovni". U zaglavlju odaberite opciju "Spremnik", a zatim "Novi spremnik". U otvorenom prozoru unosi se željeni naziv spremnika te se postupak potvrđuje klikom na "Kreiraj".

Za kreiranje novog direktorija unutar postojećeg spremnika, u izborniku s lijeve strane ekrana potrebno je odabrati željeni spremnik. U zaglavlju odaberite opciju "Direktorij", a zatim "Novi direktorij". U otvorenom prozoru unosi se željeni naziv direktorija te se postupak potvrđuje klikom na "Kreiraj".

Klasa predstavlja klasifikaciju datoteke koja se može dodatno opisati metapodacima. Svaki arhivirani dokument mora imati dodijeljenu klasu. Klasa može biti generička ili proizvoljno kreirana, ovisno o potrebama korisnika.

Kako bi se kreirala nova klasa potrebno je odabrati opciju "Administracija", a zatim "Rad s klasama". Potrebno je odabrati spremnik kojemu se dodjeljuje klasa te potom kliknuti na "Nova klasa". Unutar otvorenog prozora unosi se naziv klase te dodaju metapodaci.

Klasa mora imati definiran minimalno jedan metapodatak za koji je potrebno odrediti ako je obavezan prilikom arhiviranja dokumenata.

Za dodavanje novog metapodatka potrebno je kliknuti na "Dodaj novi metapodatak". Moguće je unijeti pet vrsta metapodataka pri čemu je za svaki potrebno odrediti je li isti obavezan prilikom arhiviranja.

Kreiranje klase potvrđuje se klikom na "Kreiraj".

Dokumenti se arhiviraju ulaskom u željeni spremnik i klikom na akciju "Arhiviraj" čime se  otvara ekran za odabir direktorija, dokumenata, klasa i metapodataka. 

Klikom na "Dodaj" otvara se prozor za odabir jednog ili više dokumenta koje želite arhivirati. Odabrani dokumenti prikazuju se u segmentu "Popis dokumenata" s inicijalno dodijeljenom klasom "Generička klasa". 

Dokumente je potrebno označiti kvačicom (✓) kako bi se prikazali u segmentu "Odabrani dokumenti". U segmentu "Odaberi klasu" potrebno je odabrati klasu, ukoliko istu želite promijeniti te dodati grupu. Grupa se dodjeljuje klikom na "+".

Nakon odabira klase (i grupe ), proces arhiviranja završava klikom na "Arhiviraj". Nakon uspješnog arhiviranja, nakon čega se ispod svakog dokumenta prikazuje poruka "Uspješno arhiviranje".

Kako biste odabrali drugu klasu koja nema definirane obavezne metapodatke, potrebno je dokument/e označiti kvačicom (✓) u segmentu "Popis dokumenata" kako bi se isti prikazao u segmentu "Odabrani dokumenti". Zatim, u segmentu "Odaberi klasu" potrebno je odabrati klasu te kliknuti na "Primijeni na sve dokumente".

Proces arhiviranja dokumenata završava se klikom na "Arhiviraj", nakon čega se ispod svakog dokumenta prikazuje poruka "Uspješno arhiviranje".

Kako biste promijenili klasu prilikom arhiviranja dokumenata, potrebno je dokument/e označiti kvačicom (✓) u segmentu "Popis dokumenata" kako bi se isti prikazao u segmentu "Odabrani dokumenti". Zatim, u segmentu "Odaberi klasu" potrebno je odabrati klasu te kliknuti na "Primijeni na sve dokumente".

Budući da su metapodaci vezani uz svaki dokument, za svaki dokument zasebno potrebno je unijeti obavezne metapodatke. Za navedeno, potrebno je označiti dokument u segmentu "Odabrani dokumenti", unijeti metapodatke te kliknuti na "Primijeni na označeni dokument". Nakon uspješnog unosa metapodataka prikazuje se poruka "Metapodaci su uspješno primijenjeni na dokument".

Proces arhiviranja dokumenata završava se klikom na "Arhiviraj" nakon čega se ispod svakog dokumenta prikazuje poruka "Uspješno arhiviranje".

Kako bi se dodala grupa prilikom arhiviranja dokumenata potrebno je kliknuti na "+" u segmentu "Grupe" kojim se otvara prozor s opcijama "Pridruži novoj grupi" ili "Pridruži postojećoj grupi".

Odabirom opcije "Pridruži novoj grupi" otvara se prozor u kojem je potrebno unijeti naziv grupe te potvrditi kreiranje nove grupe klikom na "Pridruži novoj grupi".

Odabirom opcije "Pridruži postojećoj grupi" prikazuje se popis dostupnih grupa. Odabirom željene grupe i klikom na "Pridruži grupi" dokument se dodjeljuje odabranoj grupi. 

Arhiviranu dokumentaciju moguće je pretražiti klikom na akciju "Pretraži" kojom se otvara ekran s osnovnim kriterijima pretrage. Spremnik i direktorij se automatski postavljaju prema lokaciji s koje je pretraga pokrenuta. Dokumente je moguće pretraživati prema nazivu, datumu ili GUID-u dokumenta te prema klasi, odnosno metapodacima ako su isti definirani prilikom pohrane dokumenata.

Kako biste obrisali direktorij/e, u izborniku s lijeve strane ekrana odaberite željeni spremnik te označite direktorij/e koje želite obrisati. U zaglavlju kliknite na akciju "Obriši", a zatim u prikazanom prozoru dodatno potvrdite brisanje klikom na gumb "Obriši".

Za automatsko arhiviranje dokumenata izravno iz računovodstvenog programa potrebno je isti integrirati sa servisom Fina e-Arhiv.

Više informacija dostupno je unutar vodiča za integraciju poslovnog sustava s Fina e-Arhivom.

Tehničku prilagodbu i integraciju poslovnog sustava obavlja korisnik, odnosno tvrtka koja se bavi izradom i održavanjem poslovnog sustava korisnika (sistem integrator). 

Fina osigurava besplatnu tehničku podršku koja uključuje tehničku dokumentaciju, konzultacije i testiranja.

Najprije provjerite koristite li odgovarajući certifikat za pristup servisu te je li aplikacija otvorena samo u jednoj kartici preglednika.

Najčešći uzrok greške je neispravno instalirana ili neinstalirana programska podrška za Fina kriptouređaj (USB stick). Preuzmite odgovarajući instalacijski paket prema modelu uređaja i slijedite upute. 

Ako se greška pojavljuje nakon unosa PIN-a certifikata, zabilježite točno vrijeme pokušaja prijave te pošaljite e-mail na earhiv@fina.hr uz snimku zaslona cijelog ekrana na kojem je vidljiva greška.

Pristup web aplikaciji omogućen je instalacijom aplikacijskog certifikata na računalo. Instalacija certifikata pokreće se dvoklikom na .p12 datoteku uz unos lozinke. Nakon uspješne instalacije potrebno je provjeriti njegovu dostupnost u Windows sustavu te u internetskom pregledniku.

Provjera u Windows sustavu:

Potrebno je kliknuti na "Start" te otvoriti "Manage user certificates" (Win + R > certmgr.msc). Unutar prozora "Certificate Manager" ("Upravitelj certifikata"), u mapi "Personal" ("Osobno") instalirani aplikacijski certifikat mora biti vidljiv.

Provjera u pregledniku Google Chrome:

Unutar preglednika potrebno je u postavkama ("Privacy and Security") otvoriti "Manage certificates" (chrome://certificate-manager/) te odabrati "View imported certificates from Windows" gdje bi trebao biti vidljiv aplikacijski certifikat. U slučaju da aplikacijski certifikat nije vidljiv, potrebno ga je uvesti putem "Manage imported certificates from Windows" (chrome://certificate-manager/localcerts) i to tako da se isti odabere na popisu certifikata te klikne na gumb "Import".