e-Račun za poslovne subjekte

Internetski servis za elektroničku razmjenu računa između dobavljača i kupaca te upravljanje cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja i arhiviranja računa.

Servis e-Račun je internetski servis za elektroničku razmjenu računa između poslovnih subjekata (dobavljača i kupaca). Namijenjen je malim, srednjim i velikim tvrtkama i poduzetnicima. e-Račun je elektronički račun istovjetan papirnatom računu, uz brojne prednosti.

Što omogućuje e-Račun?

  • upravljanje cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, prijenosa i zaprimanja računa i priloga te njihovo sigurno arhiviranje (narudžbe, ugovori, otpremnice, dopisi...)

  • strukturu podataka koja omogućuje njihovu daljnju elektroničku obradu

  • elektroničko potpisivanje računa

  • brže, sigurnije, jednostavnije i jeftinije slanje, zaprimanje i čuvanje računa te njihovo prosljeđivanje na plaćanje (automatsku pripremu naloga)

  • bržu naplatu

  • kontrolu naplate.

Prednosti korištenja usluge Fina e-Račun

  • nudi visoku razinu sigurnosti, vjerodostojnosti podrijetla i cjelovitosti sadržaja osiguranu PKI tehnologijom (eng. Public Key Infrastructure, digitalnih certifikata)

  • usklađen je sa zakonima i EU normom, sukladno x.509v3, UBL 2.1 standardu, CEN i IDABC preporukama

  • omogućuje unos, elektroničko potpisivanje računa, ovjeru vremenskim žigom

  • osigurava izbjegavanje potpisivanja bilateralnih ugovora između korisnika („zvjezdasti“ model e-računa“)

  • prilagođen je svim tržišnim segmentima (za male i velike korisnike)

  • kompatibilan je sa sličnim rješenjima na inozemnom tržištu

  • lako je provjerljiv od strane poreznog nadzora

  • povezan je sa servisom e-Račun za državu

  • povezan je s drugim informacijskim posrednicima

  • omogućuje sigurnu e-Arhivu

  • integriran je s internetskim bankarstvom.

Fina e-Račun je 'zvjezdasti' model e-Računa, što znači da nije potrebna uspostava bilateralnih ugovornih odnosa ili sporazuma između svih strana u sustavu već je dovoljna registracija u sustav. 

Fina e-Račun omogućuje i razmjenu računa s onim korisnicima koji ne koriste niti jedan servis za razmjenu e-računa ili koriste servis za razmjenu e-računa nekog drugog informacijskog posrednika.

Fina e-Račun povezan je s nekoliko servisa za razmjenu e-računa u Republici Hrvatskoj s ciljem omogućavanja razmjene između korisnika različitih informacijskih posrednika.

Ako primatelj računa nije korisnik niti jednog servisa za razmjenu e-računa, pošiljatelj mu može poslati račun iz servisa Fina e-Račun na adresu e-pošte. 

Cijene i koristi od primjene Fina e-Računa

Kontaktirajte nas: e-racun@fina.hr

Poslovni subjekti

Servis e-Račun korisnicima omogućuje jednostavno i brzo slanje i zaprimanje e-računa. Osim jednostavnosti pristupa i korištenja, servis zadovoljava sve zakonske propise i preduvjete propisane Zakonom o PDV-u (čl.80) i Pravilnikom o PDV-u (čl.161).

Osim osnovne funkcionalnosti servisa (izdavanje, prijenos, zaprimanje i arhiviranje računa), servis omogućava i niz drugih funkcionalnosti kao što su potpisivanje računa, dodavanje priloga, povezivanje s internetskim bankarstvom, dobivanje obavijesti o plaćanju, dobivanje obavijesti o greškama, dobivanje obavijesti o sigurnoj isporuci i niz drugih.

Banke

Finin servis e-Račun dizajniran je da se vrlo lako može povezati s internetskim bankarstvom banaka s kojima Fina sklopi ugovor o poslovnoj suradnji, što omogućava automatsko kreiranje e-Uplatnice te slanje u sustav internetskog bankarstva.

Ako želite imati mogućnost automatskog zaprimanja e-Uplatnice za zaprimljeni račun u internetskom bankarstvu, potrebno je registrirati se u banci s kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji*.

Nakon registracije za zaprimljene račune više nećete morati prepisivati podatke s računa i posebno popunjavati nalog za plaćanje, već sustav automatski prosljeđuje sve podatke s računa u vaše internetsko bankarstvo, odnosno u e-Uplatnicu spremnu za plaćanje.

Cijena servisa e-Račun jednaka je za sve korisnike, bez obzira na to je li usluga ugovorena s Finom ili jednom od ugovornih banaka.

Banke s kojima Fina ima ugovorni odnos za servis e-Račun su:

  • Zagrebačka banka d.d.

  • Privredna banka d.d.

  • Raiffeisen banka

  • Slatinska banka

*Napomena: Iznimka su slučajevi kada servisu e-Račun pristupate putem web-servisa. U tom slučaju registracija se obavlja u Fini, a plaćanje računa obavlja se na postojeći način.

IT tvrtke

Fina e-Račun moguće je integrirati u računovodstveni sustav (ERP) korisnika da bi se omogućila automatizacija slanja i primanja računa. Integracija se vrši na temelju detaljne tehničke dokumentacije za razmjenu računa koju dostavlja Fina.

Fina osigurava besplatnu tehničku podršku za čitavo vrijeme integracije. Više informacija.

Ovisno o tome hoćete li račune razmjenjivati putem portalske aplikacije (pojedinačno slanje ili skupno putem datoteka) ili putem web servisa, da biste pristupili servisu potrebno je:

  • popuniti Pristupnicu za servis e-Račun
  • imati Finine digitalne certifikate na FINA e-kartici ili CoBrended kartici/tokenu banke.* (pojedinačni unos ili razmjena putem datoteke)
  • imati aplikacijski certifikat (web servis)
  • imati poslužiteljski (SSL) certifikat (web servis)

Za izdavanje certifikata potrebno je: 

Za rad na portalskoj aplikaciji

Za povezivanje web servisom

Ako vaša tvrtka prvi put predaje zahtjev za izdavanje certifikata odnosno ako kao poslovni subjekt još uvijek niste registrirani u Fini, potrebno je uz gore navedeno predati: 

  • fotokopiju osobne iskaznice osobe ovlaštene za zastupanje
  • Rješenje o upisu u nadležni registar i
  • Obavijest Državnog zavoda za statistiku o razvrstavanju prema NKD-u i matičnom broju.

Ako želite koristiti servis e-Račun, a već imate FINA e-karticu/USB token, trebate samo ispuniti Pristupnicu za internetski servis e-Račun i predati je u najbližu Fininu poslovnicu. Vašoj ćemo kartici odmah dodijeliti pravo korištenja servisa e-Račun.

Svu gore navedenu dokumentaciju potrebno je osobno ili poštom predati u najbližu Fininu poslovnicu.

Za pristup putem CoBranding kartice/tokena banke potrebno je potražiti sve informacije i registrirati se u nadležnoj banci.


Ispunjavanje dokumentacije

Prava korisnika (portalska aplikacija)

U sustavu e-Račun možete sudjelovati kao pošiljatelj i/ili kao primatelj e-računa. Jedan korisnik/osoba može imati jedno ili više prava.

Prava u svojstvu pošiljatelja računa

Unos -  omogućava pripremu, unos, spremanje te pretraživanje računa koji su uneseni u Servis.
Potpis - omogućava potpisivanje, slanje te pretraživanje računa koji su uneseni u Servis.

Prava u svojstvu primatelja računa

Pregled i prihvat - omogućuje korisniku Servisa da zaprimi e-račun te da ga prihvati ili odbije
Priprema naloga za plaćanje - omogućuje uvid u nalog za plaćanje (e-HUB) izvedenog iz  e-računa.

Ostala prava

Pristup svim poslovnim jedinicama –  odnosi se samo na tvrtke koje su registrirale više poslovnih jedinica. Ovo pravo korisniku automatski omogućuje jedno i/ili više prava (unos, potpis, pregled i prihvat, priprema naloga za plaćanje) za sve registrirane poslovne jedinice.

Pravo u ime drugog poslovnog subjekta – podrazumijeva korištenje servisa e-Račun odnosno gore navedenih prava u ime drugog poslovnog subjekta.

Poslovni subjekti koji će račune razmjenjivati putem web servisa proces likvidacije računa obavljaju kroz svoj ERP na uobičajen način.

Servis e-Račun u ime i za račun drugoga poslovnog subjekta

Omogućeno je korištenje e-Računa u ime i za račun drugog poslovnog subjekta te jedne ili više poslovnih jedinica koje se nalaze u sustavu drugoga poslovnog subjekta.

Ovakvo korištenje servisa moguće je samo temeljem punomoći poslovnog subjekta (jednoga ili više njih) za kojeg se koristi e-Račun. Punomoć mora biti potpisana od strane osobe ovlaštene za zastupanje tog poslovnog subjekta.

Uz punomoć je za opunomoćitelja potrebno priložiti presliku osobne iskaznice osobe ovlaštene za zastupanje opunomoćitelja.

Otkaz korištenja servisa

Ako želite otkazati servis e-Račun, pojedinu pripadajuću poslovnu jedinicu ili nekom od djelatnika potpuno ukinuti prava na Servis trebate podnijeti Zahtjev za otkaz servisa e-Račun.

Popunjen Zahtjev za otkaz servisa e-Račun potpisan od osobe ovlaštene za zastupanje trebate predati u najbližu poslovnicu Fine ili banke.

Ako nekom djelatniku koji već ima određena prava na servis e-Račun želite dodati nova prava ili ukinuti jedno od postojećih, potrebno je predati novu Pristupnicu za internetski servis e-Račun na kojoj je potrebno za tog djelatnika označiti sva prava koja želite da ima bez obzira koja su bila prethodno navedena.

Primjeri registracije na servis e-Račun

Primjer 1. Registracija tvrtke bez poslovnih jedinica 
Primjer 2. Registracija tvrtke s poslovnim jedinicama 
Primjer 3. Punomoć drugom poslovnom subjektu za korištenje e-Računa 
Primjer 4. Registracija tvrtke za pristup web servisom

* Odnosi se na banke sa kojima Fina ima ugovorni odnos za servis e-Račun

Modeli razmjene računa i preduvjeti za njihovo korištenje

Prednost servisa Fina e-Račun očituje se u tome da je servis prilagođen svim kategorijama korisnika što znači da ovisno o svojim potrebama sami možete odlučiti hoćete li račune slati potpuno automatski kroz svoj računovodstveni sustav, skupno putem datoteke ili ćete račune unositi pojedinačno kroz portalsku aplikaciju.

Za sustav nije važno koji način razmjene računa ćete odabrati što znači da se vi ne morate prilagođavati poslovnom subjektu s kojim želite razmjenjivati račune već ćete izabrati onaj oblik koji vama najviše odgovara. 

Ovisno o modelu razmjene računa za koji ćete se odlučiti, a da bi mogli račune razmjenjivati elektroničkim putem potrebno je ispuniti određene preduvjete.

POJEDINAČNI UNOS RAČUNA

RAZMJENA RAČUNA PUTEM DATOTEKA

AUTOMATSKA RAZMJENA RAČUNA KROZ RAČUNOVODSTVENI SUSTAV (ERP) - WEB SERVIS

SLANJE RAČUNA NA E-MAIL PRIMATELJA

Ispunjavanje zakonskih preduvjeta i sigurnost

Svaki obveznik koji račune razmjenjuje elektroničkim putem treba dokazati na koji način osigurava sukladnost s pravnom regulativom za razmjenu elektroničkih računa Republike Hrvatske koja je propisana člankom 161. Pravilnika o PDV-u i člankom 80. Zakona o PDV-u.

Osnovi zahtjevi koje je potrebno osigurati su sljedeći:

  • suglasnost primatelja za primanje računa u elektroničkom obliku,
  • vjerodostojnost podrijetla,
  • cjelovitost sadržaja i
  • čitljivost računa.

Pismena suglasnost za zaprimanje računa u elektroničkom obliku se u Fina e-Računu daje putem Pristupnice za registraciju na servis. Dana suglasnost odnosi se na primanje računa od svih registriranih korisnika te korisnika drugih informacijskih posrednika koji su povezani sa servisom Fina e-Račun. Na ovaj način korisnik, koji ispostavlja račun u elektroničkom obliku ne mora tražiti suglasnost od svakog pojedinog korisnika primatelja računa.

Suglasnost od neregistriranih primatelja računa kojima se računi šalju na adresu e-pošte korisnik pribavlja sam.

Vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja osigurava se upotrebom digitalnih certifikata od strane pošiljatelja računa.

Čitljivost računa je osigurana prezentacijom računa u PDF formatu na kojem se nalazi potpis pošiljatelja te potpis sustava u koji je ugrađen napredan vremenski žig. Isto je zagarantirano za cijelo vrijeme pohrane računa.

Ako se e-poslovanje provodi kontrolirano i ako se vodi računa o sigurnosti, takvo je poslovanje znatno sigurnije od klasičnog.

Uporaba digitalnih certifikata

Digitalnim certifikatom, putem kojeg se prijavljujete u sustav, postiže se najveći stupanj pouzdanja u autentičnost samog korisnika odnosno onoga koji zaista šalje i prima račun što znači da se nije moguće lažno predstaviti i pod lažnim imenom korisnika ili tvrtke poslati račun.

Svaki e-račun je elektronički potpisan od strane pošiljatelja računa, čime se nedvojbeno zaštitio integritet podataka u računu što znači da ako se sadržaj računa nakon potpisivanja promijeni (ako netko mijenja podatke) potpis se narušava i takav račun neće biti zaprimljen u sustav.

Vrlo bitna komponenta sigurnog sustava Fina e-Račun je napredan vremenski žig.

Kada se e-račun pošalje u sustav, sustav provjerava sljedeće:

  • odgovara li struktura e-računa zadanoj formi (ne ulazi u sam sadržaj računa),
  • ima li osoba/certifikat kojim je račun potpisan na to prava,
  • je li digitalni certifikat važeći i
  • je li elektronički potpis ispravan i nenarušen.

Ako je sve u redu, svaki se račun prije isporuke primatelju ovjerava potpisom servisa e-Račun u koji je ugrađen napredan vremenski žig. Vremenski žig garantira točno vrijeme ulaska nekog računa u sustav i garantira da je prilikom ovjere račun prošao sve navedene kontrole.

Ulaz u aplikaciju e-Račun

Ulaz u Registar korisnika e-Računa

Registar korisnika e-Računa je registar poslovnih subjekata i pripadajućih poslovnih jedinica koje samostalno mogu primati i slati račune, a koji su registrirani na Finin servis e-Račun. 

U Registru korisnika se također nalaze i obveznici javne nabave registrirani kao korisnici servisa e-Račun za državu te korisnici drugih informacijskih posrednika povezanih s Fininim servisom e-Račun.

Uvidom u Registar korisnika e-Računa možete provjeriti kome možete poslati e-račun odnosno može li poslovni subjekt ili obveznik javne nabave kojem želite poslati e-račun takav račun i primiti.

 

Prikaz rada aplikacije e-Račun:

Za pregled demo prikaz je potrebno lokalno spremiti na računalo te imati Flash player:

Pojedinačno slanje i primanje računa

Slanje e-računa
Prihvat e-računa

Rad s datotekama

Preuzimanje aplikacije za potpisivanje računa 
Kreiranje datoteka ulaznih računa
Potpisivanje datoteke
Slanje datoteke izlaznih računa