Česta pitanja i odgovori

Servis e-Račun za državu centralno je mjesto za zaprimanje svih e-računa koje izdavatelji računa šalju obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi.

Odaberite kategoriju

  1. e-Račun za državu
  2. Proces registracije na servis
  3. Modeli razmjene - općenito
  4. Rad s web aplikacijom
  5. Poteškoće s prijavom i integracijom

 

e-Račun za državu                                        na vrh

Što je elektronički račun?

Elektronički račun je dokument koji je po svom sadržaju istovjetan papirnatom računu, a izdaje se i zaprima u strukturiranom elektroničkom obliku (XML), koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.

Što je servis e-Račun za državu?

Servis e-Račun za državu je internetski servis za razmjenu e-računa između dobavljača/izdavatelja i kupca/naručitelja. U potpunosti je usklađen sa zakonskom regulativom Republike Hrvatske i EU normom. Omogućuje upravljanje poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, prihvaćanja ili odbijanja zaprimljenog e-računa i pratećih isprava te arhiviranje.

Servis e-Račun za državu koriste obveznici javne nabave za razmjenu s drugim obveznicima javne nabave i s poslovnim subjektima te poslovni subjekti isključivo za slanje e-računa prema obveznicima javne nabave.

Je li elektronički račun zakonski priznat kao i račun u papirnatom obliku?

29. srpnja 2011. godine objavljene su izmjene u Pravilniku o PDV-u kojima je elektronički račun u potpunosti izjednačen sa računom na papiru. Tom izmjenom Pravilnika otklonjene su zakonske prepreke za slanje elektroničkih računa.

Proces registracije na servis                         na vrh

Kako mogu postati korisnik servisa e-Račun za državu?

Servis e-Račun za državu namijenjen je obveznicima primjene Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi NN 94/18. Servis e-Račun za državu koriste obveznici javne nabave za razmjenu s drugim obveznicima javne nabave i s poslovnim subjektima te poslovni subjekti isključivo za slanje e-računa prema obveznicima javne nabave.

Obveznici javne nabave servis mogu koristiti na sljedeće načine:

  1. putem Finine web aplikacije e-Račun za državu – naručitelji (više informacija možete pronaći ovdje)
  2. povezivanjem vlastitog poslovnog softvera (ERP sustava) na servis e-Račun za državu (više informacija možete pronaći ovdje)

Poslovni subjekti koji ostvaruju suradnju s obveznicima javne nabave servis mogu koristiti na sljedeće načine:

  1. putem Finine web aplikacije e-Račun za državu – izdavatelji (više informacija možete pronaći ovdje)
  2. povezivanjem vlastitog poslovnog softvera (ERP sustava) na servis e-Račun za državu (više informacija možete pronaći ovdje)

Kako registrirati više organizacijskih jedinica obveznika javne nabave?

Ukoliko ste obveznik javne nabave koji ima više organizacijskih jedinica koje samostalno zaprimaju i obrađuju račune, potrebno je izvršiti registraciju organizacijskih jedinica ispunjavanjem pristupnice koju možete pronaći ovdje.

S obzirom na to da više organizacijskih jedinica unutar jednog OIB-a može imati potrebu primati i slati e-račune, prilikom registracije se na registracijskom listu navodi šifra organizacijske jedinice koja želi koristiti servis.

Kao šifru organizacijske jedinice korisnik može upisati GLN, JUS ili bilo koji internu šifru koju korisnik odabere. Za svaku organizacijsku jedinicu i za svaki certifikat korisnika potrebno je dodijeliti prava predajom Pristupnice za web aplikaciju servisa e-Račun za državu ili Pristupnice za servis e-Račun za državu (povezivanje web servisom sa sustavom e-Račun za državu).

Što mi je sve potrebno za pristup servisu e-Račun za državu?

Preduvjet za pristup servisu e-Račun za državu su ishođeni digitalni certifikati na kripto uređaju namijenjeni za rad putem Finine web aplikacije i/ili aplikacijski certifikat za autentikaciju internog poslovnog sustava (ERP sustava) naručitelja na servis e-Račun za državu i potpisivanje izlaznih računa.

Kako ishoditi digitalne certifikate na kripto uređaju?

Za izdavanje digitalnih poslovnih certifikata potrebno je popuniti sljedeću dokumentaciju i dostaviti u najbližu Fininu poslovnicu:

Za izdavanje digitalnih certifikata za TDU za državne dužnosnike i zaposlenike tijela državne uprave, potrebno je popuniti sljedeću dokumentaciju i dostaviti u najbližu Fininu poslovnicu:

Kako ishoditi aplikacijski certifikat?

Za izdavanje aplikacijskog certifikata potrebno je u poslovnicu Fine dostaviti sljedeće:

Gdje mogu predati Zahtjev za izdavanje certifikata?

Zahtjev za izdavanje certifikata na prezentacijskoj (demo) okolini moguće je predati putem adrese e-pošte info.rdc@fina.hr.

Zahtjev za izdavanje certifikata na produkcijskoj okolini potrebno je dostaviti u Vama najbližu poslovnicu Fine. Uz zahtjev je potrebno priložiti presliku osobne iskaznice skrbnika certifikata te ugovor o certificiranju. Zahtjev možete predati i online, bez potrebe odlaska u poslovnicu, putem Online servisa za predaju dokumentacije. Više informacija o ovom načinu predaje zahtjeva možete pronaći ovdje.

Kako mogu pristupiti sustavu e-Račun za državu?

Ukoliko ste obveznik javne nabave i želite koristiti Fininu web aplikaciju za razmjenu e-računa, servisu e-Račun za državu pristupate putem sljedeće poveznice: https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/

Ukoliko ste poslovni subjekt i imate potrebu isključivo izdavanja računa prema obveznicima javne nabave, servisu e-Račun za državu - izdavatelji možete pristupiti putem sljedeće poveznice: https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/registracija

Kako dodijeliti prava certifikatu?

Dodjela prava na certifikate (kripto uređaj/aplikacijski certifikat) vrši se ispunjavanjem odgovarajuće pristupnice za servis e-Račun za državu označavanjem prava korisnika pod točkom 4 (pristup putem web aplikacije), odnosno točkom 5 (povezivanje web servisom).

Pristupnicu za dodjelu prava na servis e-Računu za državu popunjavaju samo obveznici javne nabave.

Obrazac pristupnice za pristup putem Finine web aplikacije možete pronaći ovdje, dok obrazac pristupnice za povezivanje web servisom (direktno iz ERP sustava) možete pronaći ovdje.

Obrazac pristupnice potrebno je dostaviti u Vama najbližu poslovnicu Fine ili putem Online servisa za predaju dokumentacije – OSPD (https://ospd.fina.hr/).

Koja prava da označim na pristupnici?

Za slanje e-računa preporučamo označiti prava Unos i Potpis i slanje, dok za zaprimanje e-računa preporučamo označiti prava Pregled i prihvat te Slanje obavijesti o plaćanju.

Za potrebe likvidature možete ovisno o postojećim ulogama u likvidaturi računa zatražiti sljedeća prava: Prihvat/evidencija, Ovjera računa-paraf, Ovjera računa-potpis, Prihvaćanje računa.

Navedena prava vam omogućuju da likvidaturu elektroničkog računa provedete sukladno propisanoj postojećoj proceduri likvidature ulaznih računa.

Što označuju navedena prava?

Prava u svojstvu pošiljatelja računa:
Unos – omogućuje pripremu, unos, spremanje te pretraživanje računa koji su uneseni u servis.

Potpis – omogućuje potpisivanje, slanje te pretraživanje računa koji su uneseni u servis.

Prava u svojstvu primatelja računa:
Pregled i prihvat – omogućuje zaprimanje i pretraživanje zaprimljenih e-računa te prihvaćanje ili odbijanje računa te slanje računa u likvidaturu.

Slanje obavijesti o plaćanju – omogućuje slanje obavijesti izdavatelju da je račun plaćen.

Ostala prava:
Pristup svim organizacijskim jedinicama – odnosi se samo na obveznike koji su registrirali više organizacijskih jedinica. Ovo pravo korisniku automatski omogućuje jedno i/ili više prava za sve registrirane organizacijske jedinice.

Pravo u ime drugog obveznika javne nabave – podrazumijeva korištenje servisa e-Račun za državu odnosno jednog i/ili više prava u ime drugog obveznika javne nabave temeljem punomoći.

Prava u likvidaturi:
Prihvat/evidencija – pravo koje predstavlja nulti korak u procesu likvidature. Korisnici s ovim pravom zaprimaju ulazne dokumente od role koja ima pravo pregleda i prihvata, odabiru grupu likvidature i sljedećeg korisnika u procesu likvidature. Osim toga imaju mogućnost urudžbiranja pojedinog dokumenta.

Ovjera računa-paraf – pravo koje imaju korisnici koji sudjeluju u procesu likvidature kroz parafiranje ulaznih dokumenata. Oni moraju biti „članovi“ jedne ili više grupa da bi mogli sudjelovati u procesu likvidature. Imaju mogućnost slanja računa sljedećoj osobi u procesu likvidature pri čemu može dodati komentar ili prilog. U slučaju neslaganja sa sadržajem računa, isti može vratiti osobi koja ga je dostavila. Također, ako se ne slaže s računom, osoba s ovim pravom može račun odbiti te unijeti razloge odbijanja.

Ovjera računa-potpis – pravo koje imaju korisnici koji mogu napraviti završnu ovjeru računa i poslati ga u računovodstvo na završnu likvidaturu i prihvaćanje. Ovo pravo najčešće imaju direktori ili voditelji pojedinih sektora, uprava ili sl. Ako se slažu sa sadržajem računa, imaju mogućnost račun poslati na završnu likvidaturu i prihvaćanje, dodati komentar. Mogu račun vratiti osobi koja ga je dostavila ili poslati na prvi korak likvidature kako bi se račun primjerice ponovo poslao na paraf drugoj osobi. Također, ako se ne slaže s računom, osoba s ovim pravom može račun odbiti te unijeti razloge odbijanja.

Prihvaćanje računa – predstavlja zadnju role u procesu likvidature. Korisnici s ovim pravom mogu završiti likvidaturu i prihvatiti račun ili ga odbiti, dodavati komentare i priloge ili pak vratiti dokument nekom od korisnika u procesu likvidature. Nakon što se račun plati, osoba s pravom prihvaćanja može putem web aplikacije poslati izdavatelju obavijest o plaćanju računa.

Kako pristupiti web aplikaciji servisa e-Račun za državu - naručitelji?

Web aplikaciji servisa e-Račun za državu – naručitelji, namijenjenom obveznicima javne nabave, možete pristupiti putem sljedeće poveznice: https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/

Kako pristupiti web aplikaciji servisa e-Račun za državu – izdavatelji?

Samoregistracijskom portalu e-Račun za državu – izdavatelji, namijenjenom poslovnim subjektima koji imaju potrebu slanja malog broja računa prema obveznicima javne nabave, možete pristupiti putem sljedeće poveznice:
https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/registracija

Mogu li opunomoćiti svoj knjigovodstveni servis za rad sa servisom e-Račun za državu i na koji način?

Ukoliko obveznici javne nabave neće sami pristupati servisu e-Račun za državu, već prava žele dodijeliti drugom pravnom subjektu ili obvezniku, uz odgovarajući obrazac pristupnice potrebno je ispuniti i obrazac Punomoći za korištenje servisa e-Račun za državu.

Preduvjet za ovakav način rada je da pravni subjekt koji će umjesto obveznika javne nabave pristupati servisu posjeduje valjane digitalne certifikate na kripto uređaju (za web aplikaciju) i/ili aplikacijski certifikat (za web servis). Pravni subjekt koji će pristupati u ime obveznika javne nabave u Finu predaje Pristupnicu za web aplikaciju servisa e-Račun za državu ili Pristupnicu za servis e-Račun za državu za povezivanje web servisom sa sustavom e-Račun za državu. Na pristupnici je potrebno popuniti podatke i prava za tvrtku koja će svojim certifikatom pristupati servisu u ime i za račun obveznika. Na pristupnici se označuje samo „Prava u ime obveznika javne nabave“ te se prilaže obrazac Punomoć za korištenje servisa e-Račun za državu na kojem se označuju prava koja opunomoćitelj dodjeljuje opunomoćeniku.

Može li više korisnika biti prijavljeno na servis, za jednog obveznika javne nabave?

Na servis može biti prijavljeno više korisnika unutar jednog javnog naručitelja.

Modeli razmjene - općenito                                na vrh

Šaljem nekoliko računa godišnje prema obveznicima javne nabave. Kako im mogu poslati račun?

Za slanje manjeg broja računa prema obveznicima javne nabave postoji mogućnost samoregistracije na portal e-Račun za državu - izdavatelji uz preduvjet da posjedujete digitalni certifikat ili elektroničku osobnu iskaznicu (uz napomenu da ukoliko pristupate putem elektroničke osobne iskaznice račune šaljete kao fizička osoba).

Forma za samoregistraciju je dostupna na: https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/registracija

Nakon uspješne registracije portalu pristupate putem sljedeće poveznice: https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/

Detaljne upute možete pronaći ovdje.

Korisnici koji ne posjeduju poslovne certifikate i nemaju mogućnost samostalno poslati e-račun prema javnom naručitelju, slanje računa u njihovo ime može odraditi Fina, temeljem punomoći.

Više o ovom načinu razmjene e-računa možete pronaći ovdje.

Koji su preduvjeti za razmjenu e-računa direktno iz našeg računovodstvenog programa?

Finin servis e-Račun za državu omogućuje povezivanje računovodstvenog sustava korisnika (ERP) sa servisom e-Račun za državu putem web servisa. Razmjena računa putem web servisa zahtijeva integraciju, odnosno prilagodbu sustava e-Račun za državu s postojećim ERP-om tvrtke.

Da bi račune mogli razmjenjivati na taj način potrebno je osigurati web servis za razmjenu podataka prema standardnoj XML shemi, imati aplikacijski certifikat za potpisivanje, imati poslužiteljski (SSL) certifikat za uspostavu sigurne veze i obaviti razmjenu informacija za mrežna produkcijska podešavane s obje strane (Fina i korisnik).

Tko vrši integraciju našeg računovodstvenog sustava sa sustavom e-Račun za državu?

Integraciju provodi sistem integrator korisnika, odnosno tvrtka koja se bavi izradom i održavanjem vašeg sustava.

Fina će Vama ili tvrtki koja će vršiti sistemsku integraciju Vašeg ERP-a i servisa e-Račun za državu osigurati besplatnu podršku koja podrazumijeva detaljnu tehničku specifikaciju za razmjenu podataka između korisnika i Fine, konzultacije i testiranja.

Je li uz elektronički račun moguće priložiti popratne dokumente?

Uz e-račun je moguće priložiti različite dokumente (nastale elektronički ili skenirane) poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se žele priložiti prilikom slanja računa.

Kako se ulazni e-računi knjiže? Moraju li se za e-računi izlistati za knjiženje?

Nije potrebno izlistavanje da bi se e-računi knjižili što znači da ćete račune knjižiti na uobičajen način. No, e-Račun za državu treba promatrati kao sustav za razmjenu elektroničkih računa, a knjiženje istih kao zasebnu komponentu koja nije dio procesa isporuke i primitka e-računa.

Ako primamo račune u elektroničkom obliku moramo li ih ispisivati i odlagati u papirnatom obliku kao vjerodostojan dokument?

Nema potrebe za ispisivanjem takvih isprava jer se ispisani e-račun ne smatra vjerodostojnim elektroničkim računom ukoliko preslika na papiru nije ovjerena. Zakon o elektroničkoj ispravi NN (150/05), članci 9-11, definiraju elektroničku ispravu i mogućnost uporabe njezina ispisa na papiru.

Poslovni partner je inozemna tvrtka, kako da nam izdaju e-račun?

Sva međunarodna razmjena računa odvija se putem PEPPOL (Pan European Public Procurement OnLine) mreže. Fina je član PEPPOL-a (Pan European Public Procurement OnLine) koji omogućava prekograničnu razmjenu računa i ostalih dokumenata u procesima javne nabave te je uspostavila svoju pristupnu točku za primanje e-računa putem PEPPOL mreže. Svi obveznici javne nabave u Republici Hrvatskoj mogu primati e-račune putem PEPPOL mreže.

Ukoliko je Vaš poslovni partner inozemna tvrtka, isti može zatražiti PEPPOL pružatelja usluge u matičnoj zemlji, koji će mu omogućiti slanje e-računa prema obveznicima javne nabave u RH.
Više detalja o zaprimanju e-računa putem PEPPOL mreže možete pronaći ovdje ili putem upita na adresu e-pošte peppol@fina.hr

Rad s web aplikacijom                                         na vrh

Kome mogu slati račune putem servisa e-Račun za državu?

Ukoliko ste obveznik javne nabave, e-račune možete razmjenjivati s drugim obveznicima javne nabave i poslovnim subjektima koji su spremni za razmjenu e-računa u skladu s EU normom - EN 16931.

Ukoliko ste poslovni subjekt ili fizička osoba, e-račune možete isključivo slati prema obveznicima javne nabave putem samoregistracijskog portala Fine ili direktno iz Vašeg ERP sustava (web servis).

Gdje mogu vidjeti popis registriranih korisnika servisa e-Račun za državu?

Na poveznici https://eposlovanje.fina.hr/e-racun-javna-trazilica/ dostupan je registar korisnika e-Računa.

Registar korisnika e-Računa je registar poslovnih subjekata i pripadajućih poslovnih jedinica koje samostalno mogu primati i slati račune, a koji su registrirani na Finin servis e-Račun.

U registru korisnika se također nalaze i obveznici javne nabave registrirani kao korisnici servisa e-Račun za državu te korisnici drugih informacijskih posrednika povezanih s Fininim servisom e-Račun.

Uvidom u registar korisnika e-Računa možete provjeriti kome možete poslati e-račun odnosno može li poslovni subjekt ili obveznik javne nabave kojem želite poslati e-račun takav račun i primiti.

Trebam izdati e-račun, ali ne mogu pronaći primatelja u tražilici registriranih korisnika?

Ukoliko Vašeg poslovnog partnera kojem trebate izdati e-račun ne pronalazite u tražilici, postoji mogućnost da isti nije registriran za zaprimanje e-računa. Za provjeru je li Vaš primatelj registriran za zaprimanje e-računa možete koristiti javnu tražilicu korisnika e-Računa na sljedećoj poveznici: https://eposlovanje.fina.hr/e-racun-javna-trazilica/

Kako mogu kreirati ili unositi račune u web aplikaciji e-Račun za državu - naručitelji?

Računi u Fininoj web aplikaciji e-Račun za državu kreiraju se na isti način kao i do sada, odnosno sve popunjavate kao i na papirnatom računu.

Kreiranje dokumenta vrši se odabirom opcije Kreiranje dokumenta - Unos, u izborniku aplikacije.

Nakon toga na zaslonu se pojavljuje popis poslovnih procesa, od kojih odabirete jedan koji Vam odgovara. Kada odaberete "Detalji" vidjet ćete detaljan opis svakog poslovnog procesa i čemu on služi. Temeljem toga, morate odabrati na koji način fakturirate određenu vrstu računa.

Nakon odabira poslovnog procesa, otvara se kartica Podaci o dokumentu i počinjete s unosom e-računa. U kartici sudionici, pod rubrikom „Kupac“ unosite naziv primatelja računa.

U izborniku unutar aplikacije pod opcijom Dokumenti dostupna je korisnička uputa koja Vam može poslužiti prilikom kreiranja računa.

Što portalska aplikacija omogućuje i kako funkcionira?

Web aplikacija e-Račun za državu omogućuje unos, potpis, slanje, ovjeru e-računa vremenskim žigom, primanje potvrde o zaprimljenom računu, promjenu statusa računa (ovisno o likvidaciji), primitak, čuvanje i pretraživanje računa.

Rad sa portalskom aplikacijom ima sljedeći koncept:

  • dobavljač popunjava račun, potpisuje ga elektroničkim potpisom te šalje kupcu kroz sustav,
  • sustav zaprima račun, provjerava potpis te prosljeđuje kupcu,
  • kupac zaprima račun, prihvaća ga i plaća ili odbija,
  • dobavljač zaprima potvrdu o isporuci te statusu računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen),
  • račun se automatski arhivira (poslani/ zaprimljeni).

Koristi za pošiljatelja e-računa:

  • sniženje troškova kod izdavanja računa,
  • ušteda kod tiskanja računa, poštarine i troška materijala,
  • poboljšanje odnosa između klijenata,
  • programsko dobivanje obavijesti o primitku,
  • brza isporuka omogućuje ranije plaćanje računa,
  • sigurna arhiva računa,
  • mogućnost brzog pretraživanja poslanih računa.

Koristi za primatelja e-računa:

  • sniženje troškova u obradi računa,
  • ušteda vremena i materijala,
  • olakšanje pristupa podacima za plaćanje,
  • olakšan pristup i korištenje računa,
  • sigurna arhiva računa,
  • mogućnost brzog pretraživanja primljenih računa.

Može li moj račun vidjeti netko tko na to ne bi trebao imati pravo?

Razmjena računa kroz servis e-Račun za državu je potpuno siguran način razmjene. Račun može poslati i zaprimiti isključivo osoba koja ima to pravo.

Za što služi potpis na računu?

Elektronički potpis na računu služi za zaštitu integriteta sadržaja e-računa, njegove cjelovitosti te za nedvojbenu autentifikaciju potpisnika odnosno pošiljatelja računa. Elektronički potpis se postiže primjenom digitalnog certifikata koji predstavlja svojevrsni digitalni identitet potpisnika i taj način nedvojbeno predstavlja osobu odnosno tvrtku/javnog naručitelja koja račun potpisuje.

Kako znati koji proces trebam odabrati?

Odabirom gumba „Detalji“ (u gornjem desnom kutu) u samoj aplikaciji otvara se prozor koji bi Vam trebao pomoći pri odabiru.

Koja je razlika između ID-a i broja računa?

"ID" računa koji Vam je vidljiv u sustavu e-Račun za državu je automatski generiran dok je „Broj dokumenta“ proizvoljan unos dobavljača.

Što je potrebno unijeti u polje "Obračunski period"?

Polje "Obračunski period" upotrebljava se za označavanje početka i kraja perioda na koji se račun odnosi, odnosno datume od i do u kojima je izvršena isporuka dobara ili usluga.

Kako mogu znati je li uneseni IBAN ispravan?

Aplikacija provjerava ispravnost formata IBAN-a, no nažalost ne postoji mogućnost provjere je li uneseni IBAN važeći.

Je li uz elektronički račun moguće priložiti popratne dokumente?

Uz e-račun je moguće priložiti različite dokumente (nastale elektronički ili skenirane) poput popratnih dopisa, priloga, obrazaca, ugovora i ostalih dokumenata koji se žele priložiti prilikom slanja računa.

Koja je maksimalna veličina privitka koja se može priložiti u web aplikaciji e-Račun za državu?

Maksimalna veličina privitka koju podržava web aplikacija je 5 MB. Ukoliko imate potrebu za prilaganjem većeg privitka, predviđeno je korištenje poveznice na neku vanjsku memoriju (npr. Google docs, DropBox, itd.) kroz rubriku "Reference" i polje "Lokacija vanjskog dokumenta".

Prilikom spremanja računa javlja se greška "Iznos koji dospijeva na plaćanje nije naveden. Potrebno je unijeti bar jednu stavku dokumenta.".

Prilikom kreiranja računa u kartici "Specifikacija - stavke" nakon popunjavanja svih potrebnih polja potrebno je odabrati "Dodaj stavku". Na jednom računu možete navesti više stavki, tako da je nakon unosa podataka o svakoj stavci potrebno odabrati "Dodaj stavku".

Kako mogu znati da sam ispravno popunio/la račun?

Prilikom prvog spremanja računa uneseni sadržaj se kontrolira. Ukoliko su određena polja pogrešno popunjena ili nisu uopće popunjena, a obavezna su, dobivate ispis grešaka. Ako su polja ispravno popunjena račun će biti spremljen i dobit će automatski ID dokumenta.

Kako mogu potpisati i poslati dokument?

Prije prvog rada u web aplikaciji i kreiranja i potpisivanja prvog dokumenta potrebno je preuzeti potpisni modul koji se nalazi na vrhu izbornika pod rubrikom "Potpisno rješenje". Klikom na opciju "Potpisno rješenje" započeti će preuzimanje potpisnog modula na Vaše računalo. Modul je potrebno jednokratno pokrenuti (instalirati) na Vašem računalu. Nakon toga se vraćate u web aplikaciju e-Račun za državu, izrađujete račun i uspješno ga potpisujete.

Nakon kreiranja i spremanja dokumenta, kroz rubriku "Kreiranje dokumenta" -> "Unos" potrebno je na dnu izbornika kliknuti na opciju "Pripremi dokument za potpis i isporuku". Odabirom navedene opcije, kreira se vizualizacija računa u PDF-u na kraju koje je opcija "Potpiši i pošalji".

Mora li ista osoba unositi i potpisati račun?

Ne. Osoba koja unosi e-račun ne mora nužno biti i potpisnik. Jedna osoba može dobiti pravo pripreme e-računa, dok druga osoba može dobiti pravo potpisa i slanja prethodno pripremljenih e-računa.

Kako ću za nekoliko godina dokazati da je potpis na računu bio važeći kada je račun izdan?

Uz e-račune se u elektroničku arhivu se pohranjuju i elektronički potpis i vremenski žig. Time su autentičnost i integritet e-računa zajamčeni za cijelo vrijeme pohrane računa.

Kako znam da je moj račun zaprimljen u sustav?

Sustav automatski šalje potvrdu koja jamči da je račun uspješno zaprimljen u sustav.

Kako znam je li primatelj prihvatio račun?

Po zaprimanju računa primatelj ima mogućnost prihvatiti, odbiti ili vratiti račun zbog pogrešne poslovne/organizacijske jedinice. Ukoliko ga prihvati, Vama odmah dolazi obavijest da je račun prihvaćen.

Mogu li kroz servis čuvati račun?

Da. Fina osigurava pohranu svih e-računa koji su razmijenjeni kroz servis i čuva ih u izvornom strukturiranom elektroničkom obliku na način i u roku utvrđenima u propisima iz područja računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje. Fina svojim korisnicima putem servisa e-Račun za državu osigurava uvid u kratkoročnu tekuću arhivu razmijenjenih e-računa do 30.04. tekuće godine za prethodnu godinu.

Gdje pronaći dugoročnu arhivu e-računa?

Korisnik, ukoliko želi, može zatražiti uslugu dugoročne pohrane e-računa. Fina e-Arhiv je izdvojeni servis Fine. Svi računi razmijenjeni putem servisa e-Račun za državu automatski se pohranjuju u Finin izdvojeni servis e-Arhiv. Korisnik može, ukoliko to želi, ugovoriti s Finom servis e-Arhiv. Servis e-Arhiv omogućuje pohranu elektroničkih računa i pripadajućih priloga razmijenjenih kroz sustav e-Račun za državu i čuva ih u izvornom elektroničkom obliku prema važećim zakonskim propisima, za vrijeme trajanja definirano propisima. Korisniku koji je temeljem ugovora posao arhiviranja dugoročne arhive prenio na Finu, Fina osigurava uvid u arhivu računa na način i pod uvjetima definiranim ugovorom. Na taj način su računi dostupni korisniku za cijelo vrijeme pohrane računa.

Što ukoliko nemam ugovorenu uslugu e-Arhiv, a imam potrebu za računima iz dugotrajne arhive?

S obzirom da se svi e-računi automatski pohranjuju u servisu e-Arhiv, korisnik može, ukoliko se za to ukaže potreba, predajom zahtjeva od Fine dobiti razmijenjene e-račune iz dugotrajne arhive. Više informacija o ovoj usluzi možete zatražiti putem adrese e-pošte e-racun@fina.hr.

Ako primamo račune u elektroničkom obliku moramo li ih ispisivati i odlagati u papirnatom obliku kao vjerodostojan dokument?

Nema potrebe za ispisivanjem takvih isprava jer se ispisani e-račun ne smatra vjerodostojnim elektroničkim računom ukoliko preslika na papiru nije ovjerena. Zakon o elektroničkoj ispravi NN (150/05), članci 9-11, definiraju elektroničku ispravu i mogućnost uporabe njezina ispisa na papiru.

Koliko se naplaćuje primanje i slanje računa?

Za primanje računa ne naplaćuje se naknada. Slanje računa se naplaćuje prema redovnom cjeniku Fine i Pravilniku o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi (NN 32/2019).

Koliko se naplaćuje čuvanje e-računa?

Putem servisa e-Račun za državu osiguran je besplatan uvid u kratkoročnu tekuću arhivu razmijenjenih e-računa do 30.04. tekuće godine za prethodnu godinu. Usluga arhiviranja e-računa kroz duži vremenski period ponuđena je i iskazana zasebnim cjenikom vezanim uz Finin servis e-Arhiv. Ponudu za servis e-Arhiv možete zatražiti putem e-mail adrese e-racun@fina.hr.

Mogu li putem e-maila dobiti obavijest o pristiglom računu?

Putem e-maila je moguće primiti obavijest o pristiglom računu. Dovoljno je u "Postavkama djelatnika" unijeti adresu e-pošte na koji želite primiti obavijest. Postavkama pristupate klikom na ime korisnika u gornjem desnom uglu aplikacije.

Kako mogu uključiti ili isključiti zaprimanje obavijesti putem e-maila?

Ukoliko koristite web aplikaciju Fine za razmjenu elektroničkih računa, potrebno je ažurirati "Postavke djelatnika". Unesite ispravnu e-mail adresu te odaberite opciju "Želim zaprimati obavijesti o promjeni statusa primljenih i poslanih dokumenata na e-mail."

"Postavke djelatnika" nalaze se u izborniku koji se otvara klikom na ime i prezime prijavljenog korisnika, u gornjem desnom kutu.

Ukoliko za razmjenu e-računa koristite Vaš ERP sustav, za ažuriranje ili uklanjanje e-mail adrese za zaprimanje obavijesti o novopristiglom računu u Vašem pretincu, potrebno je kontaktirati Fininu tehničku podršku putem e-mail adrese: eracun.itpodrska@fina.hr.

Putem e-maila sam zaprimio/la obavijest o zaprimanju dokumenta. Gdje ga mogu pregledati i preuzeti?

Obavijest koju ste zaprimili je informativnog karaktera i upućuje da ste putem servisa e-Račun za državu zaprimili novi račun. Kako biste preuzeli isti, potrebno je pristupiti servisu e-Račun za državu. Servisu (web aplikaciji) možete pristupiti preko sljedeće poveznice: https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/

Nakon prijave, račun će Vam biti dostupan u izborniku "Ulazni dokumenti", odabirom "Pregled i dohvat". Tamo su ujedno svi novozaprimljeni računi koji su stigli u Vaš pretinac.

Gdje mogu pronaći zaprimljene račune?

Svi računi koji su dostavljeni u Vaš pretinac dostupni su unutar web aplikacije u izborniku pod "Ulazni dokumenti" --> "Pregled i dohvat". U gornjem dijelu ekrana za pregled i dohvat moguće je filtrirati račune prema statusima, tipu i/ili vrsti dokumenta.

Račun mi je stigao, ali ga ne pronalazim na sučelju "Ulazni računi".

Predlažemo da pokušate pretražiti ulazne račune prema ponuđenim filtrima. Ukoliko je dospjeli račun negativnog iznosa, možete ga pronaći kao "Tip dokumenta" --> "Odobrenje".

Kako preuzeti PDF vizualizaciju računa?

Prelaskom pokazivačem po prozoru u kojem je prikazana vizualizacija računa nudi Vam se mogućnost da preuzmete PDF računa ili ispod navedenog prozora klikom na poveznicu koja je označena s "Vizualizacija".

Račun mi je stigao, ali ima oznaku "XML račun nije elektronički potpisan".

E-račun se u sustav e-Račun za državu može dostaviti putem 3 metode koje su regulirane zakonom. Samo PKI metoda dostave očekuje primjenu elektroničkog potpisa što je na vizualizaciji e-računa vidljivo kao oznaka da je e-račun digitalno potpisan uz prikaz informacija iz certifikata. U slučaju primjene EDI metode ili metode poslovnih kontrola (OTH) takav e-račun na sebi ne mora nužno imati ugrađen elektronički potpis. Određeni posrednici i izdavatelji koji su povezani na centralnu platformu nužno ne primjenjuju elektronički potpis i svoje e-račune dostavljaju putem metode procesnih kontrola stoga će e-računi poslani od tih posrednika imati upravo oznaku "XML račun nije elektronički potpisan".

Navedeno ne znači da je takav račun neispravan već samo to da se na njega primjenjuju druga pravila za dokazivanje vjerodostojnost podrijetla i cjelovitost sadržaja.

Računi koji su elektronički potpisani će na vizualizaciji e-računa imati oznaku da je takav strukturirani e-račun elektronički potpisan, a sami e-račun će sadržavati elektronički potpis.

Kako mogu upisati razlog odbijanja računa?

Ukoliko koristite web (portalsku) aplikaciju e-Račun za državu, odabirom opcije "Odbij dokument" otvara se polje "Dodaj komentar" u koje možete napisati napomenu.

S druge strane, ukoliko tu radnju vršite putem Vašeg ERP sustava, ljubazno Vas molimo da kontaktirate proizvođača softverskog rješenja.

Što označava status računa "Zaprimljen"?

Elektronički račun koji je u statusu "Zaprimljen" je uspješno zaprimljen na centralnu platformu te je nad istim provedena validacija ispravnosti, odnosno usklađenosti s EU normom EN:16931 od strane validatora na centralnoj platformi.

Što označava status računa "Potvrđeno Zaprimanje"?

Elektronički račun koji je u statusu "Potvrđeno zaprimanje" je uspješno zaprimljen na centralnu platformu te je proslijeđen u ulazni pretinac primatelja koji je dokument pregledao i time potvrdio zaprimanje.

Što označava status računa "Prihvaćen"?

Elektronički račun koji je u statusu "Prihvaćen" je uspješno zaprimljen na centralnu platformu, proslijeđen u ulazni pretinac primatelja koji je dokument prihvatio.

Što označava status računa "Odbijen"?

Elektronički račun koji je u statusu "Odbijen" je uspješno zaprimljen na centralnu platformu, proslijeđen u ulazni pretinac primatelja koji je dokument odbio te uz njega naveo razlog odbijanja.

Što označava status računa "Pogrešna poslovna/organizacijska jedinica"?

Postavljanjem računa u status "Pogrešna poslovna/organizacijska jedinica" primatelj obavještava pošiljatelja da je račun ispostavljen na pogrešnu poslovnu/organizacijsku jedinicu te da pošiljatelj treba poslati novi račun na ispravnu organizacijsku jedinicu. Ovaj status se može koristiti u slučajevima kada primatelj ima registriranih više organizacijskih jedinica za zaprimanje e-računa te je račun ispostavljen na pogrešnu poslovnu/organizacijsku jedinicu.

Postavljanjem računa u status "Pogrešna poslovna/organizacijska jedinica", pošiljatelju je omogućeno ponovno slanje računa s istim brojem dokumenta unutar jedne kalendarske godine.

Kako prihvatiti račun koji je greškom odbijen?

Ukoliko je račun greškom odbijen, moguće je izmijeniti njegov status u "Prihvaćen" i obrnuto na sljedeći način:

Potrebno je pronaći račun kroz rubriku "Ulazni dokumenti" -> "Pregled i dohvat". Na ekranu će se prikazati prozor s vizualizacijom dokumenta ispod koje se nalazi opcija "Akcija odbijenog dokumenta". U padajućem izborniku je potrebno odabrati "Prihvati dokument" te zatim na dnu ekrana kliknuti na "Pošalji".

Također moguće je dodati komentar prilikom izmjene statusa dokumenta kroz opciju "Dodaj komentar".

Gdje mogu vidjeti poslane račune?

Sve izlazne račune možete pregledati odabirom opcije "Izlazni dokumenti" – "Pretraga". U gornjem dijelu ekrana moguće je filtrirati račune prema statusima, tipu i/ili vrsti dokumenta, datumu slanja i/ili izdavanja, iznosu i slično.

Račun je uspješno poslan, no pod "Izlazni računi" pojavi se tek nakon nekog vremena.

Zbog obrade računa, može se dogoditi mali vremenski razmak između slanja i "vidljivosti" na ekranu izlaznih računa. Navedeno može trajati maksimalno nekoliko minuta.

Kako mogu znati da je primatelj zaprimio račun?

Račun dobiva status "Potvrđeno zaprimanje" u trenutku kad naručitelj prvi put otvori zaprimljeni račun. Ukoliko je račun uspješno poslan, a nije pregledan od strane primatelja, evidentiran je sa statusom "Zaprimljen".

Na aplikaciji pojedini dokumenti su označeni "lokotom", piše da je dokument rezerviran od strane neke osobe. Kako mogu otključati dokument?

Nakon što korisnik otvori odabrani dokument, on ga automatski rezervira/zaključa samo za sebe. Prijeđe li korisnik mišem preko rezerviranog dokumenta, dobiva poruku upozorenja "Dokument je rezerviran od ...". Uz zaključan dokument koji se nalazi u popisu s ostalim dokumentima u odgovarajućoj rubrici, nalazi se ikona lokota, koja znači da dokument ne može otvoriti niti jedan drugi korisnik. Dokument otključava korisnik koji ga je zaključao odabirom gumba "Odustani", prilikom izlaska iz pregleda dokumenta.

Primatelj mi je odbio račun, kako ga ispraviti?

Nije moguć ispravak već izdanog računa budući da je prilikom izdavanja i slanja računa u isti ugrađen kvalificirani potpis i vremenski žig. Promjena u računu utjecala bi na integritet potpisa koji bi s u tom slučaju narušio, a sam bi račun bio nevažeći.

U slučaju potrebe za storniranjem računa, odnosno otkazivanjem ili ispravkom računa, potrebno je izraditi odobrenje ili korektivni račun kao novi dokument (s novim brojem dokumenta) odabirom procesa P9 ili P10. Odobrenje Vam omogućuje "storniranje" stavaka na način da ga kreirate kao i račun, upisujući sve podatke kao i na osporenom računu, a u kartici Reference morate se referirati na osporeni račun.

Račun je poslan kroz web aplikaciju i ima status "Zaprimljen", a primatelj tvrdi da ga nije zaprimio?

Ukoliko je status računa "Zaprimljen" to znači da je uspješno zaprimljen na centralnu platformu. Ukoliko primatelj koristi nekog drugog informacijskog posrednika, a ne Finu, možete nas kontaktirati putem mail adrese e-racun@fina.hr s podacima o računu (Broj dokumenta, ID, Datum slanja računa) te podacima o primatelju nakon čega će Fina izvršiti detaljnije provjere razmjene računa.

Prilikom potpisivanja dokumenta javlja mi se greška "Isteklo vrijeme za validaciju statusa"?

Navedena greška se javlja u slučaju da nije preuzet potpisni modul koji se nalazi na samom vrhu izbornika u web aplikaciji pod rubrikom "Potpisno rješenje". Klikom na opciju "Potpisno rješenje" započeti će preuzimanje potpisnog modula na Vaše računalo. Modul je potrebno jednokratno pokrenuti (instalirati) na Vašem računalu. Nakon toga se vraćate u web aplikaciju e-Račun za državu, izrađujete račun i uspješno ga potpisujete.

Poteškoće s prijavom i integracijom                    na vrh

Mogu li aplikaciju koristiti na više računala?

Web aplikaciju Fine e-Račun za državu je moguće koristiti od strane više korisnika na više računala istovremeno. Preduvjet je uspješno instalirana programska podrška za digitalne certifikate na svakom od računala.

Je li moguće korištenje servisa e-Račun za državu na računalima s MAC OS?

Servis Fine e-Račun za državu moguće je koristiti isključivo na Microsoft Windows 7 ili novijem operacijskom sustavu kao što je navedeno u Općim uvjetima korištenja servisa koji su dostupni na mrežnim stranicama Fine.

Nakon unosa PIN-a zatvori se preglednik.

Isključite pop-up blocker u postavkama preglednika.

Prilikom pokušaja pristupa javlja mi se greška 403?

Ukoliko se javlja greška 403 ili greška za nemogućnost prijave, potrebno je provjeriti i slijediti korake:

  1. obavljena je registracija na sustav (trebali ste zaprimiti mail o obavljenoj registraciji)
  2. link preko kojeg pristupate je sljedeći: https://eposlovanje.fina.hr/e-racunB2G/

Ako se greška i dalje javlja:
Javlja li se prilikom pokušaja prijave odabir certifikata i upis PIN-a?

  1. Ako ne, onda je najvjerojatnije greška u pogrešno instaliranoj programskoj podršci za kriptouređaj (token/kartica) na kojem se nalaze certifikati. Postoji mogućnost da uopće nije instalirana ili da je instalirana pogrešno. Instalacijski paket kao i upute za preuzimanje certifikata možete pronaći na našim stranicama, link: https://www.fina.hr/programska-podrska-i-preuzimanje-certifikata.
    Ovisno o uređaju kojeg koristite možete preuzeti odgovarajuću instalaciju (piše na samom uređaju). Ako ne možete sami, pomoć oko instalacije kriptouređaja pruža naš Call Centar pa ih možete nazvati na 0800 0080 da s Vama prođu postupak.
  2. Ako upisujete odgovarajući PIN te Vam se tada javlja greška 403, molimo Vas da nam javite što je moguće približno točno vrijeme kada ste se pokušali spojiti te nam pošaljite sliku Vašeg ekrana sa greškom na adresu: e-racun@fina.hr.

Zaključao sam uređaj, što je potrebno napraviti?

Ako posjedujete QSCD uređaj otključavanje je potrebno provesti pomoću aplikacije DeviceClient (minimalno verzija 1.3.3) koja se preuzela na početku korištenja uređaja. Za otključavanje uređaja potreban Vam je Unlock code koji je bio prikazan na kraju procesa aktivacije uređaja. Upute za otključavanje QSCD uređaja dostupne su na sljedećoj poveznici: http://rdc.fina.hr/upute/Aktivacija_i_otkljucavanje_QSCD_uredjaja.pdf

U slučaju da ne znate Unlock code bit će potrebno zamijeniti uređaj. Za otključavanje uređaja koji nije QSCD potrebno se javiti u najbliži registracijski ured Fine. Popis registracijskih ureda nalazi se na poveznici: https://www.fina.hr/finini-registracijski-uredi

Zaboravio sam lozinku, kako kreirati novu?

Ukoliko ste lozinku zaboravili i ako je od izdavanja certifikata prošlo manje od godine dana te ako nije nastupio period u kojem je moguća obnova certifikata (45 dana prije isteka) moguće je zatražiti oporavak certifikata na temelju Zahtjeva za opoziv, suspenziju, reaktivaciju ili oporavak certifikata. Obrazac zahtjeva možete pronaći na sljedećoj poveznici: https://rdc.fina.hr/obrasci/ZahtjevOpozivSuspenzijaReaktivacijaOporavakeIDAS.pdf